中学档案管理制度上海

PAGE中学档案管理制度上海上海市中学档案管理制度总则目的本档案管理制度旨在规范上海市中学档案管理工作，确保学校档案的完整、准确、系统和安全，为学校各项工作提供有效支持和服务，促进学校教育教学、管理决策等工作的科学化、规范化、制度化。适用范围本制度适用于上海市行政区域内的所有中学，包括公立中学、私立中学等各级各类中学。基本原则1.集中统一管理原则：学校档案实行集中统一管理，由学校综合档案室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的一致性和规范性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁虚假和不实信息进入档案。3.完整性原则：全面收集学校在教育教学、行政管理、师资队伍建设、学生管理等各方面形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及学校机密、师生隐私等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各部门和师生提供便捷、高效的档案利用服务。档案管理机构及职责综合档案室1.负责制定和完善学校档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理学校各类档案，包括文书档案、教学档案、学生档案、教师业务档案、财务档案、基建档案、设备档案等。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，编制各类档案目录、索引等检索工具，方便档案查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和质量。7.积极开展档案利用工作，为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务，根据需要编制档案参考资料。8.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作，确保本部门形成的文件材料齐全、完整、准确。2.按照学校档案管理制度的要求，定期将本部门整理好的文件材料移交至综合档案室，并办理交接手续。3.积极配合综合档案室开展档案管理工作，提供必要的协助和支持，如档案信息查询、利用等。4.负责对本部门保管的档案进行定期自查，发现问题及时整改，并向综合档案室报告。档案的收集与整理收集范围1.文书档案：学校党、政、工、团等组织形成的各类文件、通知、报告、会议记录、工作计划与总结等。2.教学档案：教学计划、教学大纲、教案、教学课件、学生成绩册、教学质量分析报告、教学研究成果等。3.学生档案：学生入学登记表、学籍卡片、成绩单、奖惩记录、体检表、毕业生登记表等。4.教师业务档案：教师个人基本情况、学历学位证书、教师资格证书、职称评审材料、教学工作量统计、教学成果、科研成果、培训记录等。5.财务档案：会计凭证、会计账簿、财务报表、预决算报告、审计报告等。6.基建档案：学校基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。7.设备档案：学校购置的各类教学设备、办公设备、实验设备等的购置合同、使用说明书、维修记录等。8.其他档案：学校举办的重大活动、对外交流、校友工作等方面形成的具有保存价值的文件材料。收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，如文书档案可分为党群工作类、行政管理类、教学工作类、学生工作类等；教学档案可分为课程建设类、教学实践类、教学研究类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等信息，目录应清晰、准确、规范。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，避免损坏文件。档案的保管库房建设与管理1.学校应设立专门用于档案保管的库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防盗、防火、防光等条件。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和保管期限进行合理排列。3.库房应设置温湿度监测设备，定期对库房的温湿度进行监测和记录，确保温湿度符合档案保管要求。一般温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。4.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。档案装具与标识1.档案装具应符合档案保管要求，具有足够的强度和稳定性，能够有效保护档案。2.档案柜、档案架等应进行编号和标识，标明档案类别、保管期限等信息，便于档案的查找和管理。3.对于特殊载体档案，如光盘、磁带等，应采用专门的装具进行保管，并做好标识和防护措施。档案保管期限1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。如学校的历史沿革、重要会议记录、重大决策文件、学校荣誉证书等。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应根据其重要程度和实际需要确定保管期限。如学校的一般性文件、教学档案、学生档案等。档案的清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案的数量与账目相符。清点工作每年至少进行一次。2.对档案的保管状况进行检查，重点检查档案的完整性、安全性、字迹清晰度等。检查工作每季度至少进行一次。3.对于检查中发现的问题，应及时采取措施进行整改，如修复损坏的档案、调整保管环境等，并做好记录。档案的利用利用范围1.学校内部各部门因教学、科研、管理等工作需要，可查阅利用相关档案。2.学校师生因个人学习、研究等需要，可按照规定查阅利用本人的档案。3.外单位因工作需要查阅学校档案的，应按照相关规定办理查阅手续。查询利用程序1.校内查询：校内各部门查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅手续。学校师生查阅本人档案，应持有效身份证件到综合档案室填写《档案查阅申请表》，经综合档案室负责人审核同意后，方可查阅。2.校外查询：外单位查阅学校档案，应提前向学校综合档案室提交查阅申请函，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并加盖单位公章。综合档案室对查阅申请进行审核，报学校分管领导批准后，通知查阅单位办理查阅手续。查阅单位应派专人到综合档案室查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。档案的借阅与归还1.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应提前办理续借手续。2.归还：借阅人应按时归还档案，归还时应确保档案的完整性和整洁性，不得在档案上涂改、圈划、污损等。综合档案室对归还档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人沟通解决。档案的复制与摘录1.复制：因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容、复制份数等信息，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理复制手续。综合档案室对复制申请进行审核，报学校分管领导批准后，按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖“复制件”印章，并注明出处。2.摘录：因工作需要摘录档案内容的，应填写《档案摘录申请表》，注明摘录目的、摘录内容、摘录时间等信息，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理摘录手续。摘录人应在综合档案室工作人员的监督下进行摘录，摘录内容应准确无误，并注明出处。档案的鉴定与销毁鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导担任组长，综合档案室负责人、各部门负责人等为成员。鉴定工作小组负责对学校档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。鉴定标准1.依据国家有关档案鉴定的规定和学校档案管理制度，结合学校实际情况，制定档案鉴定标准。2.鉴定档案时，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断档案的价值和保管期限。销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，编制《档案销毁清册》，注明档案的档号、题名、年度、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经学校分管领导批准后，由综合档案室组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。档案信息化管理信息化建设目标1.建立学校档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作的效率和水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为学校教学、科研、管理等工作提供更加便捷、高效的信息服务。数字化档案管理1.对学校各类档案进行数字化扫描，确保数字化档案与纸质档案内容一致。扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于300dpi。2.对数字化档案进行整理、分类、编目等工作，建立数字化档案数据库，实现档案信息的集中存储和管理。3.加强数字化档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止数字化档案信息泄露和丢失。档案信息化系统应用1.推广使用档案信息化管理系统，学校各部门应通过系统进行档案的收集、整理、移交、查询、利用等工作，提高档案管理工作的规范化和信息化程度。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性，满足学校档案管理工作的不断发展需要。监督与考核监督机制1.学校建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时督促整改。2.综合档案室应定期向学校领导汇报档案管理工作情况，接受学校领导的监督和指导。考核办