档案室管理制度资料

PAGE档案室管理制度资料一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息的泄露。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑档案利用的便利性，提高档案的使用效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本公司/组织的档案管理制度。2.负责集中统一管理公司/组织各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索、利用等工作进行具体组织和实施。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。6.组织档案业务培训，提高公司/组织员工的档案意识和业务能力。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案室做好档案的收集、整理、移交等工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，遵守档案工作纪律和职业道德。2.认真学习和掌握档案管理的专业知识和技能，不断提高业务水平。3.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索、利用等。4.对档案的真实性、完整性和准确性负责，发现问题及时报告并采取措施解决。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关颁发的与本公司/组织有关的文件、指示、规定等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、纪要等文件。4.本公司/组织的工作计划、总结、报告、统计报表等。5.本公司/组织的科研成果、技术资料、产品样本等。6.本公司/组织的人事档案、财务档案、业务档案等。7.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全、完整，并进行初步整理。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的书写工具。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份和存储。（三）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类整理，建立项目档案卷册。3.人事档案：按照干部档案管理的有关规定进行整理，建立个人档案卷宗。4.财务档案：按照会计档案管理的有关规定进行整理，分类存放。5.业务档案：根据业务特点和管理要求，制定相应的分类标准进行整理。（四）整理流程1.分类：按照档案的类别和特点进行分类。2.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的编号。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。4.装订：将整理好的档案材料进行装订，确保整齐、牢固。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在盒面上标明档案编号、名称、保管期限等信息。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合公司/组织的实际情况进行鉴定。2.从公司/组织的历史发展、工作需要和档案的现实利用价值等方面综合考虑。3.确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案室人员、相关部门负责人和业务骨干组成。2.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、形成时间、保管价值等因素。3.根据鉴定原则，确定档案的保管期限。（三）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的数据，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的数据，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有参考价值的数据，列为短期保管，保管期限为5年以下。五、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备专门的档案库房，库房应坚固、安全，具有防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房内应设置足够的档案架、柜，用于存放档案。3.档案室应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、装订机等，以便开展档案管理工作。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.同一类别的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。3.档案架、柜应标明档案类别、编号、名称等信息。（三）库房管理1.保持库房内清洁卫生，定期进行清扫和消毒。2.控制库房内的温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。3.定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。4.严禁在库房内吸烟、使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。5.非档案管理人员未经许可不得进入库房。（四）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.对电子档案的存储环境进行监控，确保数据的安全。4.严格控制电子档案的访问权限，防止数据泄露。六、档案的统计与编目（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收进、移出、整理、鉴定、销毁等情况。3.档案的利用情况，包括利用人次、利用卷次等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的各项数据进行记录和统计。2.采用计算机软件进行统计分析，提高统计工作的效率和准确性。（三）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.档案目录应准确反映档案的内容和存放位置，便于查找和利用。3.定期对档案目录进行更新和维护。七、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司/组织员工因个人需要查阅与其相关的档案。3.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案，须经公司/组织领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案室查阅档案原件或复印件。2.借阅：档案利用者如需借阅档案，须填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，须办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，须填写复制申请表，经批准后由档案室工作人员进行复制。复制件应加盖档案室印章。（三）利用手续1.查阅档案时，利用者应出示有效证件，并在查阅登记本上填写查阅日期、档案名称、查阅人等信息。2.借阅档案时，利用者应提交借阅申请表，经部门负责人或分管领导批准后，到档案室办理借阅手续。借阅人应在借阅登记本上签字，并注明借阅期限。3.复制档案时，利用者应提交复制申请表，经部门负责人或分管领导批准后，到档案室办理复制手续。复制申请表应注明复制内容、用途等信息。（四）利用监督1.档案室工作人员应监督档案利用者的查阅、借阅和复制行为，确保档案的安全和完整。2.档案利用者应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。3.档案利用完毕后，利用者应及时归还档案，档案室工作人员应认真检查档案的归还情况。八、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.因保管不善等原因造成损坏、变质且无法修复的档案。3.经鉴定小组鉴定确认需要销毁的档案。（二）销毁程序1.由档案室提出档案销毁清单，报公司/组织领导审批。