规范档案资料管理制度

PAGE规范档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性、安全性和可利用性，提高公司/组织的管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在档案资料形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则档案资料应如实反映公司/组织各项活动的实际情况，保证内容真实、数据准确、手续完备。3.安全保密原则加强档案资料的安全防护措施，确保档案资料不被泄露、篡改、丢失，严格遵守保密规定，防止档案资料失密、泄密事件发生。4.方便利用原则优化档案资料管理流程，提高档案资料的检索效率，为公司/组织各项工作提供便捷的档案信息服务。二、档案资料管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案资料管理制度，并组织实施。2.负责公司/组织各类档案资料的集中统一管理，包括档案资料的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案资料管理信息系统，实现档案资料的信息化管理，提高档案资料的管理效率和利用水平。4.指导、监督和检查各部门档案资料管理工作，定期对各部门档案资料管理情况进行考核评价。5.组织开展档案资料编研工作，开发档案信息资源，为公司/组织决策提供参考依据。6.负责档案管理设施设备的配备、维护和更新，确保档案资料的安全保管。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的及时、完整和准确。2.按照公司/组织档案资料管理制度的要求，定期向档案管理部门移交应归档的档案资料。3.严格遵守档案资料管理规定，妥善保管本部门暂存的档案资料，不得擅自销毁、涂改、丢失档案资料。4.积极配合档案管理部门开展档案资料的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和专业素养。2.负责档案资料的日常管理工作，包括档案资料的收集、整理、分类、编目、上架、保管等。3.严格执行档案资料管理制度，确保档案资料的安全和保密，对违反规定的行为及时制止并报告。4.熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，负责档案资料的信息化录入、检索、统计等工作。5.积极为公司/组织各部门提供档案资料利用服务，按照规定办理档案资料的查阅、借阅、复印等手续。6.定期对档案资料进行清查盘点，及时发现和处理档案资料管理中存在的问题，并做好记录。三、档案资料的分类与编号（一）档案资料分类1.行政档案类包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，行政公文、函件，人事档案、劳动合同，印章管理文件等。2.财务档案类涵盖会计凭证、账簿、报表，财务预算、决算资料，审计报告、验资报告，税务申报资料，资金管理文件等。3.业务档案类根据公司/组织业务范围不同进行分类，如销售业务档案包括销售合同、订单、客户资料、市场调研报告等；采购业务档案包括采购合同、供应商资料、采购订单等；生产业务档案包括生产计划、工艺流程、产品质量检验报告等。4.技术档案类包含产品研发资料、技术方案、设计图纸、技术标准、专利证书、技术改造文件等。5.基建档案类涉及公司/组织基本建设项目的立项、规划、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件资料，如项目可行性研究报告、设计图纸、施工记录、工程决算等。6.设备档案类包括设备购置合同、设备清单、设备说明书、设备安装调试记录、设备维修保养记录、设备报废文件等。（二）档案资料编号1.档案资料编号采用“分类号+年度号+流水号”的结构。2.分类号按照上述档案资料分类类别进行编制，用大写字母表示，如“A”代表行政档案类，“B”代表财务档案类等。3.年度号采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”代表2023年度。4.流水号按照档案资料形成的先后顺序依次编号，用阿拉伯数字表示，如“001”“002”等。5.例如，一份2023年度行政档案类的第5份文件，其编号为“A2023005”。四、档案资料的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案资料管理制度的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等材料。具体收集范围包括但不限于：1.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。2.本公司/组织制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.对外签订的合同、协议、意向书、委托书等。4.会议记录、纪要、决议、提案等。5.人事任免、调动、奖惩等文件。6.财务报表、凭证、账簿、审计报告等。7.产品研发、生产、销售等业务活动中形成的文件资料。8.基本建设项目、设备购置等过程中产生的文件资料。9.各类声像资料，如照片、录音、录像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保收集工作的及时、准确。2.收集的档案资料应齐全完整，内容真实，字迹清晰，格式规范。3.对收集到的档案资料应进行初步整理，剔除重复、无用的材料，确保档案资料的质量。（三）整理方法1.分类按照档案资料的分类标准，对收集到的档案资料进行分类，同类档案资料集中在一起。2.编号对分类后的档案资料进行编号，编号应准确、规范，便于查找和管理。3.编目编制档案资料目录，目录应包括档案资料的编号、名称、日期、来源等信息，以便快速检索。4.装订对纸张较多、需要长期保存的档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅。五、档案资料的归档与保管（一）归档期限1.各部门应在档案资料形成后的[X]个工作日内，将整理好的档案资料移交档案管理部门归档。2.对于一些重要的、时效性较强的档案资料应及时归档，确保档案资料的完整性和准确性。（二）归档程序1.各部门档案资料管理人员填写《档案资料移交清单》，详细列出移交档案资料的编号、名称、日期、数量等信息。2.档案管理部门对移交的档案资料进行核对、验收，确认无误后在《档案资料移交清单》上签字盖章。3.档案管理部门按照档案资料的分类和编号顺序，将归档的档案资料上架存放，并更新档案管理信息系统。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案资料应进行科学分类存放，不同类别的档案资料应分开存放，并设置明显的标识。4.定期对档案资料进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案资料的账实相符。5.对破损、褪色、变质的档案资料应及时进行修复或复制，确保档案资料的完整性。六、档案资料的利用与借阅（一）利用范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅档案资料。档案资料的利用范围包括但不限于：1.为公司/组织决策提供参考依据。2.解决工作中的实际问题。3.开展业务培训、学习交流等活动。4.进行项目申报、资质认证等工作。（二）利用程序1.查阅、借阅档案资料的部门或个人应填写《档案资料查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅的档案资料名称、编号、用途、查阅/借阅期限等信息。2.《档案资料查阅/借阅申请表》经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批情况，为查阅、借阅人员提供相应的档案资料，并办理查阅、借阅登记手续。4.查阅、借阅人员应在规定的期限内归还档案资料，如需延期，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换、标注、污损档案资料。2.查阅、借阅档案资料应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案资料带出档案库房。3.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。复印的档案资料应与原件内容一致，复印件应加盖档案管理部门印章。4.查阅、借阅人员对查阅、借阅的档案资料负有保密责任，不得泄露档案资料的内容。七、档案资料的数据化管理（一）数据化管理目标建立完善的档案资料数据化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、统计和分析，提高档案资料的管理效率和利用价值。（二）数据化管理流程1.数据录入档案管理人员按照档案资料的分类和编号顺序，将档案资料的目录信息和全文内容录入档案管理信息系统。录入的数据应准确、完整，确保与纸质档案资料一致。2.数据审核对录入的数据进行审核，确保数据的准确性和规范性。审核内容包括档案资料的编号、名称、日期、来源、内容等信息。3.数据存储将审核通过的数据存储到档案管理信息系统的数据库中，存储方式应安全可靠，便于数据的查询和调用。4.数据检索利用档案管理信息系统的检索功能，根据关键词、分类号、日期等条件快速检索所需的档案资料。检索结果应准确、全面，能够满足用户的需求。5.数据统计与分析通过档案管理信息系统对档案资料的数据进行统计和分析，如档案资料的数量、类别、年度分布等情况，为公司/组织的决策提供数据支持。（三）数据安全管理1.建立健全档案资料数据安全管理制度，加强对档案管理信息系统的安全防护，防止数据泄露、篡改、丢失等安全事故发生。2.定期对档案管理信息系统进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.设置不同的用户权限，对档案资料数据的访问进行严格控制，只有经过授权的人员才能访问相应的档案资料数据。4.加强对档案管理人员的数据安全培训，提高其安全意识和操作技能，确保数据安全管理工作的有效开展。八、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案资料的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案资料鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案资料进行定期鉴定，确定档案资料的存毁价值。（三）鉴定内容1.档案资料的内容是否反映公司/组织的主要职能活动，是否具有历史查考价值。2.档案资料的保存期限是否已满，是否已失去保存价值。3.档案资料的完整性和准确性，是否存在重复、无效等情况。（四）销毁程序1.鉴定小组对档案资料进行鉴定后，提出销毁意见，填写《档案资料销毁申请表》，注明销毁档案资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案资料销毁申请表》经公司