档案学8大模块管理制度

PAGE档案学8大模块管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理公司各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，公司规章制度，行政公文等。2.人事档案：员工入职、离职、调动、晋升、培训、考核等相关资料，劳动合同，薪酬福利记录等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表，财务审计报告，税务资料等。4.业务档案：市场营销、销售、采购、生产、研发等业务活动中形成的合同、订单、报告、方案等。5.项目档案：公司各类项目从立项到结束全过程中形成的文件、资料、图纸等。6.技术档案：产品设计图纸、工艺文件、技术标准、专利资料等。7.设备档案：设备采购合同、安装调试记录、运行维护手册、报废处置文件等。8.声像档案：公司重要活动照片、视频、录音等。（二）编号规则1.采用层级编码方式，每一级编码之间用“”隔开。2.一级编码代表档案类别，如“A”代表行政档案，“B”代表人事档案等。3.二级编码代表该类别下的具体细分，如“A1”代表公司设立文件，“A2”代表股东会会议记录等。4.三级编码及以后根据实际情况依次细化，确保编号的唯一性和系统性。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.档案形成部门或个人应在工作结束后[X]个工作日内将相关档案移交至档案管理部门。3.对于重要档案，应同时提交电子文档和纸质文档。（二）整理规范1.档案管理部门按照档案分类标准对收集的档案进行分类整理。2.每份档案应进行编号、编目，编制目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的可读性。4.电子档案应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的服务器或存储设备上。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，定期进行检查和更新。3.声像档案应按照载体类型分别存放，并做好标识。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括公司章程、股东会决议、董事会决议等重要文件。3.长期保管的档案期限为[X]年，包括一般的业务合同、项目文件等。4.短期保管的档案期限为[X]年，如一般性的行政文件、临时报告等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案数量、保管状况、完整性等，发现问题及时处理并记录。3.清查结果应形成报告，上报公司领导。五、档案利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要可查阅、借阅档案。2.外部单位因法定事由需要查阅公司档案的，须经公司领导批准，并办理相关手续。（二）利用流程1.内部查阅：员工填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.内部借阅：员工填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.外部查阅：外部单位来人查阅档案，应提前提交查阅申请函，注明查阅内容、目的等，经公司领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好记录。4.档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门，归还时档案管理人员应进行核对，确保档案完整无损。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经授权不得查阅、借阅和复制。2.档案利用过程中，不得擅自涂改、抽取、撤换档案内容。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及专业人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限和重要性，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核通过后，可予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、日期等信息。2.《档案销毁清单》经公司领导批准后，由档案管理部门会同相关部门共同实施销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，参与销毁人员应签字确认。4.销毁后的《档案销毁清单》应长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案信息管理系统，实现档案的电子化管理、在线查阅、借阅审批等功能，提高档案管理效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理部门负责将纸质档案和电子档案的数据录入档案信息管理系统。2.定期对档案信息进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。（三）系统安全管理1.建立档案信息管理系统安全管理制度，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.加强对系统的安全监测和维护，