数字化档案工作制度

PAGE数字化档案工作制度一、总则（一）目的为加强公司数字化档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在档案形成、收集、整理、存储、利用、销毁等数字化档案管理工作全过程。（三）基本原则1.真实性原则：确保数字化档案内容与原始档案一致，真实反映公司各项业务活动。2.完整性原则：涵盖公司各类档案，保证档案信息的全面性和系统性。3.安全性原则：采取有效措施保障数字化档案数据的安全，防止数据丢失、泄露和篡改。4.便利性原则：便于档案的查询、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司数字化档案工作制度、流程和标准。2.统筹规划公司数字化档案管理系统建设，负责系统的选型、实施和维护。3.组织开展公司档案的数字化工作，包括档案的扫描、图像处理、数据挂接等。4.对各部门档案数字化工作进行指导、监督和检查。5.负责数字化档案的存储、保管和安全管理。6.提供数字化档案的查询、借阅等利用服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.按照公司档案管理部门要求，配合做好本部门档案的数字化工作。3.严格遵守公司数字化档案管理制度，正确使用和维护数字化档案信息。（三）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、整理、上架等。2.熟练掌握数字化档案管理系统的操作，进行档案信息的录入、审核和维护。3.负责档案的安全保管，定期检查档案存储设备，确保档案数据安全。4.为档案利用者提供查询、借阅等服务，做好利用登记和跟踪。5.协助开展档案的数字化工作，对扫描图像等进行质量检查。三、档案数字化工作流程（一）档案收集与整理1.各部门按照档案管理要求，定期收集本部门形成的各类档案，进行初步整理，确保档案分类准确、编号清晰、目录完整。2.档案管理人员对收集的档案进行核对，检查档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案退回部门补充完善。（二）档案数字化前处理1.对需要数字化的档案进行去污、修复等处理，确保档案页面清晰、整洁。2.拆除档案上的金属装订物，采用适宜的装订方式重新装订，以保证扫描时的平整度。（三）档案扫描1.根据档案的性质、纸张状况等选择合适的扫描设备和扫描分辨率。2.对档案进行逐页扫描，确保扫描图像清晰、完整，不失真。3.扫描过程中要注意保护档案原件，避免损坏。（四）图像处理1.对扫描图像进行纠偏、去污、裁剪等处理，提高图像质量。2.对图像进行格式转换，统一存储格式，一般采用常见的图像格式如JPEG等。3.对图像进行命名，命名规则应保证唯一性和可识别性，便于后续管理和查询。（五）数据挂接1.将处理好的图像数据与对应的档案目录信息进行挂接，建立索引关系。2.确保数据挂接准确无误，能够通过目录信息快速定位到相应的图像数据。（六）数据审核1.对数字化后的档案数据进行审核，检查图像质量、数据挂接等是否符合要求。2.审核人员应认真细致，发现问题及时反馈并要求整改。（七）数据存储1.将审核通过的数字化档案数据存储到公司指定的存储设备上，存储设备应具备冗余备份功能，确保数据安全。2.按照一定的存储策略对数据进行分类存储，便于管理和检索。四、数字化档案存储与安全管理（一）存储设备管理1.定期对存储数字化档案的服务器、磁盘阵列、磁带库等存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行。2.建立存储设备的使用记录和维护日志，记录设备的运行状态、维护时间等信息。3.对存储设备进行定期备份，备份数据应存储于不同的物理位置，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。（二）数据安全防护1.建立数字化档案数据安全防护体系，采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，防止外部非法访问和数据泄露。2.对数字化档案管理系统设置不同的用户权限，严格控制用户对档案数据的访问范围。3.定期对数字化档案数据进行病毒查杀和安全漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。（三）数据备份与恢复1.制定数据备份策略，确定备份周期、备份方式和备份存储位置。2.定期进行数据全量备份和增量备份，确保数据的完整性。3.建立数据恢复演练机制，定期进行数据恢复测试，确保在数据出现问题时能够快速恢复。（四）档案存储环境管理1.保持档案存储场所的清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.配备必要的消防、防盗、防虫、防霉等设施设备，确保档案存储环境安全。五、数字化档案利用与服务（一）查询服务1.建立数字化档案查询系统，提供便捷的查询界面和多种查询方式，如按档案编号、题名、日期等进行查询。2.用户可通过公司内部网络或指定的终端设备进行档案查询，档案管理人员应及时响应查询请求。3.对于涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行查询权限控制，确保档案信息安全。（二）借阅服务1.确需借阅数字化档案的，借阅人应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.经档案管理部门负责人审批同意后，档案管理人员为借阅人提供档案借阅服务。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅过程中，借阅人应妥善保管档案，不得擅自复制、转借、涂改或损坏档案。（三）档案统计与分析1.档案管理部门定期对数字化档案的利用情况进行统计，包括查询次数、借阅数量、利用效果等。2.通过对档案利用数据的分析，了解公司业务对档案的需求情况，为档案管理工作的优化提供依据。六、档案数字化质量控制（一）质量标准1.扫描分辨率应符合档案保存和利用要求，一般不低于[具体分辨率数值]dpi。2.图像应清晰、完整，无黑边、白边、模糊、失真等现象。3.数据挂接应准确无误，索引信息与图像数据对应关系清晰。（二）质量检查1.档案管理部门定期对数字化档案工作进行质量检查，采用抽检和全检相结合的方式。2.质量检查内容包括扫描图像质量、数据挂接准确性、存储数据完整性等。3.对检查中发现的问题及时记录，并反馈给相关责任人进行整改。（三）质量考核1.将数字化档案质量纳入部门和个人绩效考核指标体系。2.对在数字化档案工作中质量控制表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励，对质量不达标的进行相应处罚。七、档案数字化工作的监督与检查（一）监督检查机制1.公司建立数字化档案工作监督检查机制，定期对各部门档案数字化工作进行监督检查。2.监督检查内容包括档案收集整理情况、数字化工作流程执行情况、档案存储与安全管理情况、档案利用服务情况等。（二）检查方式1.采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行监督检查。2.定期检查按照年度或季度进行，不定期抽查根据工作需要随时开展。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.责任部门应按照整改通知书要求及