职业病档案借阅制度

PAGE职业病档案借阅制度一、总则1.目的为加强公司职业病档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，保障员工合法权益，依据《中华人民共和国职业病防治法》及相关法律法规、行业标准，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及职业病防治工作的部门、员工以及因工作需要借阅职业病档案的外部单位或个人。3.定义职业病档案是指公司在职业病防治工作中形成的，记录员工职业健康状况、职业病危害因素检测与评价、职业病诊断与治疗等相关信息的文件材料。二、档案管理职责1.职业病防治管理部门职责负责制定和完善职业病档案管理制度，并组织实施。负责收集、整理、归档职业病防治工作中的各类文件资料，建立健全职业病档案。负责对职业病档案的借阅进行审核、登记和跟踪管理，确保档案的安全与完整。定期对职业病档案进行清查、核对，发现问题及时处理。2.档案管理人员职责负责职业病档案的日常保管工作，确保档案存放安全、有序。按照规定的程序办理档案借阅手续，对借阅情况进行详细记录。协助职业病防治管理部门做好档案的整理、归档和清查工作。严格遵守档案管理的各项规定，不得擅自泄露档案内容。三、档案借阅范围1.公司内部人员借阅范围职业病防治管理部门工作人员因工作需要查阅本部门负责的职业病档案。人力资源部门工作人员查阅员工职业健康档案，用于员工入职、离职、岗位调动等人事管理工作。员工本人查阅本人的职业健康档案，了解自身职业健康状况。公司内部其他部门因工作需要，经职业病防治管理部门负责人批准后，可查阅相关职业病档案。2.外部单位或个人借阅范围具有职业病诊断资质的医疗卫生机构因职业病诊断需要，可查阅员工的职业健康监护档案、职业病危害因素检测与评价报告等相关资料，但必须提供有效的介绍信和工作证件，并经公司职业病防治管理部门负责人批准。安全生产监督管理部门、劳动保障行政部门等政府监管部门依法履行职责时，可查阅公司的职业病档案，但必须出具相关执法文书，并经公司负责人批准。其他因工作需要必须查阅公司职业病档案的外部单位或个人，需提供充分的理由和相关证明材料，经公司职业病防治管理部门负责人审核，报公司负责人批准后，方可查阅。四、档案借阅程序1.内部人员借阅程序借阅人填写《职业病档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、借阅期限等信息。将申请表提交所在部门负责人签字同意。申请表交至职业病防治管理部门，由档案管理人员对借阅申请进行审核。审核内容包括借阅人身份、借阅用途、借阅期限等是否符合规定。经审核通过后，档案管理人员在申请表上签字，并为借阅人办理档案借阅登记手续。登记内容包括借阅日期、借阅人姓名、部门、档案名称、借阅期限等。档案管理人员按照借阅申请表上的内容，将所需档案提供给借阅人，并在档案借阅登记簿上记录档案交付时间。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，归还时档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后在档案借阅登记簿上记录档案归还时间，并办理注销借阅手续。2.外部单位或个人借阅程序外部单位或个人填写《职业病档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的目的、范围、使用方式等内容，并提供有效的介绍信、工作证件等相关证明材料。将申请表及证明材料提交至公司职业病防治管理部门。职业病防治管理部门负责人对借阅申请进行审核，审核通过后报公司负责人批准。经公司负责人批准后，档案管理人员按照内部人员借阅程序为借阅人办理档案借阅登记手续，并提供档案。借阅人在借阅期限届满前，应提前与档案管理人员联系归还档案事宜。归还时，档案管理人员应严格按照规定进行核对，确保档案完整无损。借阅人归还档案后，档案管理人员办理注销借阅手续，并将相关证明材料退还借阅人。五、档案借阅期限1.内部人员借阅职业病档案，一般借阅期限不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前向职业病防治管理部门提出申请，经批准后方可延长，但延长后的借阅期限最长不得超过[X]个工作日。2.外部单位或个人借阅职业病档案，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，必须重新办理申请审批手续，经公司负责人批准后方可延长，但延长后的借阅期限最长不得超过[X]个工作日。六、档案借阅要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换、标注、撕毁或转借他人。2.借阅人只能在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得将档案带出公司或转借他人使用。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理复印手续。复印的档案资料应妥善保管，不得用于与借阅目的无关的其他用途。3.档案管理人员应对借阅人进行必要的档案保密教育，借阅人应严格遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。如因借阅人原因导致档案信息泄露，借阅人应承担相应的法律责任。4.借阅人在借阅期限届满后，应及时归还档案。如逾期未还，档案管理人员应及时催还，并记录在案。对于逾期不还的借阅人，公司将视情节轻重给予相应的处理。七、档案归还与验收1.借阅人应在规定的借阅期限届满前，将所借阅的档案完整无损地归还至档案管理人员处。归还时，档案管理人员应认真核对档案的数量、内容和完整性，确保档案与借阅登记记录一致。2.如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，借阅人应及时向档案管理人员说明原因，并承担相应的赔偿责任。档案管理人员应及时报告职业病防治管理部门，采取必要的措施进行处理。3.档案管理人员在验收档案归还情况后，应在档案借阅登记簿上注明归还日期，并办理注销借阅手续。八、档案保密与安全1.公司职业病档案涉及员工个人隐私和公司商业秘密，档案管理人员和所有借阅人必须严格遵守档案保密制度，不得向无关人员泄露档案内容。2.档案管理人员应采取必要的安全措施，确保档案存放环境安全可靠，防止档案被盗、丢失、损坏或泄密等情况发生。3.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。如遇自然灾害、突发事件等紧急情况，应按照应急预案采取相应的措施，保护档案安全。九、监督与考核1.公司职业病防治管理部门负责对档案借阅制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对档案借阅登记记录、档案归还情况等进行抽查。2.对于违反档案借阅制度的行为，如擅自延长借阅期限、泄露档案内容、损坏或丢失档案等，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理措施。对于造成严重后果的，将依法追究相关人员的法律责任。3.将档案借阅制度的执行