局档案安全管理制度

PAGE局档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强本局档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效保护和利用档案资源，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门及全体工作人员在档案形成、整理、保管、利用等过程中的档案安全管理活动。（三）基本原则1.安全第一原则始终将档案安全置于首位，采取有效措施防范各类安全风险，确保档案实体和信息的安全。2.预防为主原则强化档案安全意识，建立健全预防机制，提前发现和消除安全隐患，防止安全事故的发生。3.制度保障原则通过完善的制度体系，规范档案安全管理行为，明确各部门和人员的职责，确保档案安全管理工作有章可循。4.科学管理原则运用先进的技术手段和科学的管理方法，提高档案安全管理的效率和水平。二、档案管理部门及人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善本局档案安全管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案安全管理工作，定期开展检查和评估。3.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等工作，确保档案质量和安全。4.组织开展档案安全宣传教育和培训活动，提高全体工作人员的档案安全意识。5.负责档案库房、设施设备的建设、维护和管理，保障档案保管环境安全。6.制定档案安全应急预案，组织开展应急演练，提高应对突发事件的能力。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案安全管理制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、上架、借阅登记等，确保档案管理工作规范有序。3.定期对档案进行清查核对，及时发现和处理档案损坏、丢失等问题，并做好记录。4.负责档案库房及设施设备的日常巡查，确保库房环境安全和设施设备正常运行。5.协助开展档案安全宣传教育和培训活动，提高自身及其他工作人员的档案安全意识。6.积极参与档案安全应急预案的制定和演练，熟悉应急处置流程，在突发事件发生时能够迅速响应。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照规定的时间和要求，将本部门的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门开展档案安全管理工作，接受档案管理部门的指导和监督。4.教育本部门工作人员遵守档案安全管理制度，保护好本部门的档案资料。三、档案收集与整理安全（一）收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等材料，确保档案收集的完整性。2.收集的档案应真实、准确、完整，严禁伪造、篡改档案内容。3.对于重要档案和涉及敏感信息的档案，应采取特殊的收集措施，确保档案安全。（二）整理要求1.档案管理部门应按照档案整理的相关标准和规范，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案整理的规范性。2.在整理过程中，应认真核对档案内容，发现问题及时与相关部门沟通解决。3.整理后的档案应装订整齐、编目清晰，便于保管和利用。四、档案保管安全（一）库房建设与管理1.档案库房应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点建设，确保库房环境符合档案保管要求。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等，确保档案保管设施设备齐全有效。3.库房应设置专门的档案架（柜），按照档案类别和编号顺序存放档案，便于查找和管理。4.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）档案存储方式1.档案应采用纸质、电子等多种存储方式，确保档案信息的备份和安全。2.纸质档案应分类存放于档案架（柜）中，避免挤压、折叠和磨损。3.电子档案应存储于专用的存储设备中，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。4.对于重要的电子档案，应采用加密存储等技术手段，确保档案信息的安全。（三）温湿度控制1.库房应安装温湿度监测设备，实时监测库房内的温湿度变化情况。2.根据档案保管要求，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.当库房温湿度超出规定范围时，应及时采取相应的调节措施，如通风、除湿、加湿等，确保档案保管环境稳定。（四）防火防盗防虫防鼠1.库房应配备符合国家标准的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。2.库房应安装防火门、防盗门窗、监控设备等，加强安全防范措施，防止火灾、盗窃等事故的发生。3.定期对库房进行防虫防鼠检查，采取投放防虫药品、设置防鼠设施等措施，防止档案被虫蛀、鼠咬。五、档案利用安全（一）借阅规定1.本局工作人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行审核，对于涉及重要机密或敏感信息的档案，应严格控制借阅范围，并报经局领导批准。3.借阅档案时，借阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅，不得擅自将档案带出指定地点。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等，确保档案的完整和安全。5.借阅人员应按时归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。（二）查阅利用登记1.档案管理部门应建立档案查阅利用登记制度，对每一次档案查阅利用情况进行详细记录，包括查阅利用时间、人员、档案名称、数量、用途等信息。2.查阅利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。3.定期对档案查阅利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。（三）利用过程监督1.档案管理部门应加强对档案利用过程的监督，定期检查借阅人员的档案查阅利用情况，确保档案利用符合规定要求。2.在档案利用过程中，如发现借阅人员有违反档案安全管理制度的行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予相应的处理。六、档案数字化安全（一）数字化流程规范1.档案数字化工作应按照国家相关标准和规范进行，确保数字化档案的质量和安全。2.数字化前应对档案进行整理和去污处理，确保档案原件的质量。3.数字化过程中应采用安全可靠的数字化设备和软件，确保数字化数据的准确性和完整性。4.数字化后应对数字化数据进行备份和存储，备份存储设备应异地存放，防止数据丢失。（二）数据安全保护1.在档案数字化过程中，应建立严格的数据安全保护制度，对数字化数据进行加密处理，防止数据泄露。2.加强对数字化设备和存储介质的管理，定期进行检查和维护，确保设备和介质的安全。3.对参与档案数字化工作的人员进行安全培训，提高其数据安全意识，防止因人员操作失误导致数据安全事故。（三）存储与访问控制1.数字化档案应存储于专用的存储设备中，并按照规定进行分类存储。2.建立数字化档案访问控制机制，设置不同的用户权限，严格限制对数字化档案的访问范围。3.对数字化档案的访问进行记录，以便及时发现和处理异常访问行为。七、档案传输安全（一）传输方式选择1.在档案传输过程中，应根据档案的重要性和敏感性，选择安全可靠的传输方式，如加密网络传输、专人递送等。2.对于涉及重要机密或敏感信息的档案，严禁通过公共网络进行传输。（二）传输安全措施1.采用加密网络传输档案时，应使用符合国家安全标准的加密技术，对传输数据进行加密处理，确保传输过程中数据的安全。2.专人递送档案时，应选择可靠的递送人员，并对递送过程进行全程跟踪，确保档案安全送达目的地。3.在档案传输前，应对传输设备和存储介质进行检查和消毒，防止病毒等恶意软件感染档案数据。八、档案安全检查与评估（一）定期检查1.档案管理部门应定期对档案安全管理工作进行检查，检查内容包括档案库房环境、设施设备运行情况、档案整理保管情况、档案利用情况等。2.定期检查应制定详细的检查计划，明确检查人员、检查时间、检查内容和检查标准等。3.检查人员应认真填写检查记录，对发现的问题及时进行整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）专项检查1.根据档案安全管理工作的需要，适时开展专项检查，如档案数字化安全专项检查、档案传输安全专项检查等。2.专项检查应针对特定的安全问题或风险点，制定专项检查方案，并组织专业人员进行检查。3.专项检查结束后，应形成专项检查报告，提出整改建议和措施，督促相关部门进行整改。（三）安全评估1.定期对档案安全管理工作进行全面评估，评估内容包括档案安全管理制度的执行情况、档案安全管理措施的有效性、档案安全管理工作的成效等。2.安全评估应邀请专业机构或专家进行，确保评估结果的科学性和客观性。3.根据安全评估结果，总结经验教训，及时调整和完善档案安全管理制度和措施，不断提高档案安全管理水平。九、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置流程、应急资源保障等内容。2.应急预案应根据档案安全管理工作的实际情况和可能发生的突发事件类型，进行科学合理的制定，并定期进行修订和完善。（二）应急演练1.定期组织开展档案安全应急演练，演练内容包括火灾、水灾、盗窃、数据丢失等突发事件的应急处置。2.应急演练应制定详细的演练方案，明确演练目的、演练内容、演练步骤、演练人员等信息。3.通过应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高全体工作人员的应急处置能力和协同配合能力。