银行会计档案移交制度

PAGE银行会计档案移交制度一、总则（一）目的为了加强银行会计档案管理，规范会计档案移交行为，确保会计档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及银行业相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行各营业机构、管理部门及附属机构在会计核算过程中形成的各类会计档案的移交管理。（三）基本原则1.依法合规原则：会计档案移交工作必须严格遵守国家法律法规和银行业监管要求，确保移交过程合法合规。2.安全完整原则：在移交过程中，要保证会计档案的安全，防止档案损坏、丢失，同时确保档案内容的完整无缺。3.及时准确原则：会计档案应按照规定的时间和要求及时移交，移交信息要准确无误，便于后续的查阅、使用和管理。4.责任明确原则：明确各部门和人员在会计档案移交过程中的职责，做到责任到人，避免出现推诿扯皮现象。二、会计档案的范围及分类（一）会计档案的范围1.会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。2.会计账簿，如总账、明细账、日记账、固定资产卡片等。3.财务会计报告，包括月度、季度、年度财务报告及相关附表等。4.其他会计资料，如银行对账单、余额调节表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。（二）会计档案的分类1.按形成时间分类：可分为年度会计档案、季度会计档案和月度会计档案。2.按业务类型分类：如对公业务会计档案、个人业务会计档案、资金清算业务会计档案等。3.按保管期限分类：分为永久保管和定期保管两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。三、会计档案移交的流程（一）移交准备1.整理归档：各营业机构及相关部门在会计年度终了后，应及时对本部门形成的会计档案进行整理。按照分类标准，将会计凭证、账簿、报表等资料进行分类装订、编号，编制会计档案保管清册，详细记录档案的名称、卷号、册数、起止日期、保管期限等信息。2.检查核对：对整理好的会计档案进行全面检查核对，确保档案内容完整、准确，凭证与附件相符，账簿记录与凭证一致，报表数据准确无误。同时，检查档案的装订是否牢固，封面、封底是否齐全，编号是否连续等。3.编制移交清单：根据会计档案保管清册，编制会计档案移交清单。移交清单应一式三份，分别由移交部门、接收部门和监交部门留存。清单内容包括档案名称、卷号、册数、移交日期、移交部门、接收部门等信息，并由双方经办人员签字确认。（二）移交时间1.当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本机构财务会计部门保管一年，期满之后，应当由财务会计部门编造清册，移交本行档案管理部门统一保管。2.因工作需要确需提前移交的，应经本行主管领导批准，并办理相关手续。（三）移交手续1.现场移交：移交部门和接收部门应在规定的时间内，共同办理会计档案的移交手续。移交时，双方应在现场对会计档案的数量、内容、完整性等进行核对，确保移交档案与移交清单一致。2.签字确认：移交双方经办人员在移交清单上签字确认，并加盖部门公章。监交人员对移交过程进行监督，在移交清单上签字。移交清单经三方签字后生效，作为会计档案移交的依据。3.电子档案移交：对于电子会计档案，移交部门应确保电子档案的格式合规、数据完整，并按照规定的存储介质和存储方式进行移交。移交时，应同时提供电子档案的元数据信息，包括文件格式、版本、大小、创建时间、修改时间等，以便接收部门进行管理和利用。接收部门应对电子档案进行检测和验收，确保其能够正常读取和使用。（四）特殊情况处理1.档案缺失或损坏：在移交过程中，如发现会计档案有缺失或损坏情况，移交部门应及时查明原因，并采取相应的补救措施。对于能够补充或修复的档案，应在规定时间内完成补充或修复工作后再进行移交；对于无法补充或修复的档案，应在移交清单中注明情况，并由移交部门和相关责任人出具书面说明。2.交接中断：如因特殊原因导致会计档案移交工作中断，移交部门应妥善保管已整理好的会计档案，并及时与接收部门沟通协调，确定后续移交时间和方式。在中断期间，要确保会计档案的安全，防止出现丢失、损坏等情况。四、会计档案移交后的管理（一）保管要求1.档案管理部门职责：本行档案管理部门负责对接收的会计档案进行妥善保管。应设置专门的档案库房，并配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保会计档案的安全。2.存放方式：会计档案应按照保管期限、类别等进行分类存放，并建立相应的索引目录以便查找。对于纸质档案，应存放在专用的档案柜中，按照顺序排列；对于电子档案，应存储在符合安全要求的存储介质上，并进行备份，同时建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、存储和检索。3.环境要求：档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在规定的范围内。定期对档案库房进行检查和维护，确保保管环境符合要求。（二）查阅利用1.查阅权限：本行内部人员因工作需要查阅会计档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅申请表应注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。外部单位或个人因司法、审计等工作需要查阅会计档案的，应持有相关部门出具的正式介绍信，并经本行主管领导批准后，方可查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。2.查阅登记：档案管理部门应对查阅会计档案的情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的、归还日期等信息。查阅人员不得在会计档案上涂改、标记、拆封或抽换，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理部门同意，并进行登记。3.归还要求：查阅人员查阅完毕后，应及时将会计档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损、资料齐全。（三）保管期限届满处理1.鉴定销毁：会计档案保管期限届满后，档案管理部门应会同财务会计部门等相关部门对档案进行鉴定。鉴定工作应组成鉴定小组，根据国家法律法规和本行规定，对保管期限届满的档案是否仍需继续保存进行评估。对于确无保存价值的档案，应编制会计档案销毁清册。2.销毁程序：会计档案销毁清册应经本行主管领导批准后，由档案管理部门会同财务会计部门等相关部门共同进行销毁。销毁时应指定专人负责监销，确保销毁过程合规、彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认，并注明销毁日期。3.特殊档案处理：对于涉及未结清债权债务关系的原始凭证以及其他未了事项的会计凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。五、监督与检查（一）监督机制1.内部监督：本行内部审计部门应定期对会计档案移交制度的执行情况进行审计监督，检查会计档案的整理、移交、保管、查阅利用等环节是否符合规定要求，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督：接受银行业监管部门、审计机关等外部机构的监督检查，积极配合其对本行会计档案管理工作的检查，如实提供相关资料和信息，对提出的问题及时进行整改。（二）检查内容1.制度执行情况：检查各部门是否按照本制度规定的流程和要求进行会计档案的移交、保管和查阅利用等工作，是否存在违反制度规定的行为。2.档案质量：检查会计档案的整理质量，包括档案的分类、编号、装订、内容完整性等方面是否符合要求；检查档案保管环境是否安全，是否存在档案损坏、丢失等情况。3.人员职责履行：检查各部门及相关人员在会计档案管理工作中的职责履行情况，是否存在责任不清、推诿扯皮等现象。（三）问题处理1.整改要求：对于监督检查中发现的问题，应下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。被检查部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，认真进行整改，并在规定期限内将整改情况书面报告本行。2.责任追究：对于违反会计档案移交制度，导致会计档案管理出现重大问题的部门和个人，本行将依法依规追究其责任。责任追究方式包括批评教育、警告、罚款、纪律处分等，情节严重的，