街道物业档案管理制度

PAGE街道物业档案管理制度一、总则（一）目的为加强街道物业档案管理，确保物业档案的完整、准确、系统和安全，提高物业管理服务水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本街道实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道辖区内所有物业管理区域的档案管理工作，包括但不限于物业服务合同、业主档案、物业设施设备档案、维修养护档案、环境卫生档案、安全管理档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：物业档案由街道指定的部门或专人负责集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映物业管理活动的实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：按照档案的性质、内容和形成规律进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案泄露、损毁和丢失，对涉及业主隐私等敏感信息严格保密。二、档案管理职责（一）街道物业管理部门职责1.负责制定和完善街道物业档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督辖区内物业服务企业的档案管理工作。3.收集、整理、保管街道物业项目的重要档案资料，如物业服务合同、招投标文件等。4.定期对物业档案管理工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。（二）物业服务企业职责1.建立健全本企业的物业档案管理制度，明确档案管理岗位和人员职责。2.负责收集、整理、归档本物业管理区域内的各类档案资料，并确保档案的完整、准确和及时。3.按照街道物业管理部门的要求，定期向街道报送物业档案资料。4.妥善保管物业档案，提供档案查阅、借阅等服务，确保档案的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和记录工作，确保档案的合理使用和归还。5.积极参与档案信息的开发利用工作，为物业管理决策提供参考依据。三、档案的分类与编号（一）分类方法1.物业服务合同类：包括物业服务合同、补充协议、招投标文件等。2.业主档案类：包括业主基本信息、房屋产权信息、业主缴费记录、投诉处理记录等。3.物业设施设备档案类：包括房屋建筑档案、共用设施设备档案（如电梯、消防设备、给排水系统等）。4.维修养护档案类：包括维修计划、维修记录、养护记录、工程验收报告等。5.环境卫生档案类：包括环境卫生检查记录、垃圾清运记录、绿化养护记录等。6.安全管理档案类：包括安全管理制度、安全检查记录、应急预案、事故处理记录等。7.其他档案类：如社区文化活动档案、物业服务质量考核档案等。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的编号方式，便于分类识别和查询。2.编号结构为：大类代码+中类代码+小类代码+顺序号。3.大类代码用大写字母表示，如“W”表示物业服务合同类，“Y”表示业主档案类等。4.中类代码和小类代码用两位数字表示，根据分类层级依次排列。5.顺序号用四位数字表示，按照档案形成的先后顺序依次编号。例如：物业服务合同类中编号为W01010001，表示该类档案中的第一份物业服务合同。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.明确档案收集的责任部门和人员，确保档案收集工作的及时、准确。2.各部门和岗位在工作过程中形成的各类文件、资料、记录等，应按照档案管理要求及时移交档案管理人员。3.对于外来文件、信函、通知等，由接收部门或人员及时登记，并移交档案管理人员归档。4.档案管理人员应定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的落实。（二）整理要求1.档案管理人员对收集到的档案资料进行分类整理，确保同一类档案资料集中存放。2.对每份档案资料进行核对，检查其完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案资料及时进行补充、修正或完善。3.按照档案编号规则对档案资料进行编号，并编制档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.对档案资料进行装订或装盒，确保档案的整齐、美观和牢固。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案库房的安全和适宜的保管环境。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管期限1.根据档案的性质和重要程度，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括物业服务合同、涉及重大决策和权益的文件等。3.长期保管的档案期限一般为1050年，如物业设施设备的重要维修记录、业主大会会议记录等。4.短期保管的档案期限一般为110年，如一般性的维修记录、环境卫生检查记录等。（三）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、借阅、归还等情况，做到账物相符。2.对档案进行定期盘点，每年至少一次，检查档案的数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房时应做好登记和记录。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案资料的安全和完整。3.查阅人员不得在档案资料上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并做好登记。（二）借阅规定1.外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经街道物业管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、转让他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及业主隐私、商业秘密等敏感信息的档案，严格限制查阅和使用范围，未经授权不得泄露。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得向无关人员透露档案内容。3.在档案整理、保管、查阅、借阅等过程中，采取必要的保密措施，如对档案进行加密存储、限制访问权限等。（二）安全防范1.加强档案库房的安全管理，安装防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保档案库房的安全。2.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。3.对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期满的档案进行鉴定，确保档案的保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由街道物业管理部门负责人、档案管理人员及相关专业人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定程序1.档案管理人员对保管期满的档案进行初步清理，提出拟销毁档案的清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据档案的保存价值和历史意义，确定是否需要销毁。3.对确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，经街道物业管理部门负责人审核批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.档案销毁应采用安全、环保