同文件档案管理制度

PAGE同文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司同文件档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护公司历史真实面貌，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在工作中形成的同文件档案的管理。（三）定义1.同文件档案：指公司在经营管理、业务活动等过程中形成的，与特定业务或项目相关的各类文件、资料、记录等。2.档案管理：包括档案的收集、整理、分类、编号、存储、检索、利用、鉴定、销毁等一系列工作。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案管理部门对同文件档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司业务活动的实际情况，不得篡改或伪造。3.完整性原则：全面收集与同文件相关的各类文件资料，保证档案的齐全。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司内部人员查阅利用。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司同文件档案的全面管理工作。（二）主要职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订同文件档案管理制度，确保制度的科学性和有效性。2.档案收集与整理：负责组织各部门收集、整理同文件档案，指导各部门正确分类、编号和装订档案。3.档案存储与保管：建立档案存储设施，妥善保管档案，确保档案的安全和完整，定期对档案进行检查和维护。4.档案检索与利用：建立档案检索系统，为公司内部人员提供档案查阅服务，根据规定办理档案借阅手续，跟踪档案利用情况。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，提出档案销毁意见，按照规定程序组织档案销毁工作。6.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为公司决策提供参考依据。7.培训与指导：对公司员工进行档案管理知识培训，指导各部门做好档案管理工作。三、档案收集（一）收集范围1.业务合同类：包括与客户签订的各类业务合同、协议、订单等。2.项目文档类：项目立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目总结等。3.技术文件类：技术方案、技术图纸、技术标准、技术规范、测试报告等。4.会议文件类：会议通知、会议议程、会议纪要、会议决议等。5.往来信函类：与客户、合作伙伴、供应商等的往来信件、传真、电子邮件等。6.财务文件类：财务报表、审计报告（涉及同项目的部分）、预算文件、费用报销凭证等。7.其他相关文件：根据业务需要确定的其他与同文件相关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责同文件档案的收集工作，确保文件资料及时、完整地收集。2.收集的文件资料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保其可读性和可追溯性。（三）收集时间1.业务合同签订后[X]个工作日内，承办部门应将合同原件及相关附件提交至档案管理部门。2.项目结束后[X]个工作日内，项目负责人应将项目文档整理齐全后移交档案管理部门。3.其他文件资料形成后，承办部门应在[X]个工作日内进行初步整理，并提交至档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.按业务类型分类：如销售业务档案、采购业务档案、研发项目档案等。2.按时间顺序分类：按照文件形成的时间先后顺序进行排列。3.按重要程度分类：将重要文件和一般性文件分别整理。（二）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.编号格式为：业务类型代码年份流水号。例如：销售业务档案编号为“XS2023001”，其中“XS”为销售业务类型代码，“2023”为年份，“001”为流水号。（三）装订要求1.纸质文件应采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或粘贴，使其符合A4规格。3.电子文件应按照一定的逻辑结构进行整理，建立相应的文件夹和文件名体系，确保文件的有序存储。五、档案存储（一）存储方式1.纸质档案：采用档案柜存储，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，建立电子档案库，进行分类存储。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（二）存储环境1.档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。（三）存储期限1.一般业务档案的存储期限为[X]年，重要业务档案和涉及公司核心机密的档案存储期限为[X]年。2.法律法规或行业标准有明确规定存储期限的，按照规定执行。六、档案检索（一）检索工具1.建立纸质档案目录和电子档案索引，目录和索引应包含档案编号、名称、日期、保管期限等关键信息。2.利用档案管理软件，实现电子档案的快速检索和查询。（二）检索方法1.按照档案编号、名称、关键词等进行检索，提高检索效率。2.对于模糊检索，应提供相应的提示和帮助，以便用户准确查找所需档案。七、档案利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅同文件档案。2.外部单位因法律法规要求或业务合作需要查阅公司档案，但需经过公司批准。（二）利用流程1.内部查阅：员工填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应在申请表上记录查阅时间、查阅人员等信息。2.外部查阅：外部单位提出查阅申请，经公司相关部门审核、公司领导批准后，档案管理部门按照规定办理查阅手续。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案的安全和保密。（三）利用要求1.查阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、抽取、污损、转借档案。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应检查档案是否完整、有无损坏等情况。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的存储期限、重要性、利用价值等因素进行鉴定。2.对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见；对于仍有保存价值的档案，应延长其保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组出具档案鉴定报告，经公司领导批准后，确定销毁档案清单。2.档案管理部门按照销毁清单对档案进行清点、登记，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并指定专人监销。3.销毁完成后，监销人员应在销毁清单上签字确认，档案管理部门应将销毁情况记录存档。九、档案统计与分析（一）统计内容1.档案收进、移出情况，包括档案数量、类别、来源等。2.档案查阅利用情况，如查阅人次、查阅档案名称、利用目的等。3.档案存储情况，如存储位置、存储期限等。（二）统计方法1.档案管理人员定期对档案管理系统中的数据进行统计，生成各类统计报表。2.对统计数据进行分