扫黑专案组查档案制度

PAGE扫黑专案组查档案制度一、总则（一）目的为规范扫黑专案组查档案工作，确保档案信息的安全、准确、完整，保障扫黑除恶专项斗争的顺利进行，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于扫黑专案组在办理涉黑涉恶案件过程中，对各类档案资料的查阅、调取、使用等活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和档案管理相关规定，确保查档案工作合法合规。2.安全保密原则保护档案信息的安全，防止档案资料泄露、篡改和丢失，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案严格保密。3.高效准确原则以提高扫黑除恶工作效率为目标，准确提供所需档案信息，为案件办理提供有力支持。二、档案管理职责（一）专案组档案管理部门职责1.负责建立健全扫黑专案组档案管理制度，制定档案管理流程和规范。2.集中统一管理扫黑专案组在办案过程中形成的各类档案资料，包括案件线索材料、调查取证材料、会议记录、文书档案等。3.对档案资料进行分类、整理、编目、装订，确保档案的完整性和系统性。4.负责档案的存储、保管，配备必要的档案保管设施，保障档案安全。5.按照规定的程序和要求，为专案组各成员及相关部门提供档案查阅服务。6.定期对档案管理工作进行检查、总结，不断完善档案管理工作。（二）专案组成员职责1.严格遵守档案管理制度，在工作中形成的各类文件材料应及时整理、归档，确保档案资料的真实、完整。2.根据工作需要，按照规定程序申请查阅、调取档案资料，并在使用后及时归还。3.妥善保管所查阅、调取的档案资料，不得擅自复制、涂改、转借、销毁档案。4.对在档案查阅过程中知悉的国家机密、商业秘密和个人隐私予以保密。三、档案查阅流程（一）查阅申请1.专案组成员因工作需要查阅档案资料的，应填写《扫黑专案组档案查阅申请表》，详细注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交至专案组档案管理部门。（二）审批1.档案管理部门收到查阅申请表后，对申请内容进行审核。2.对于涉及案件核心机密、重要证据等敏感档案的查阅申请，需经专案组组长审批；对于一般性档案查阅申请，由档案管理部门负责人审批。（三）查阅登记1.经审批同意后，档案管理部门对查阅申请人进行登记，记录查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称、查阅时间、归还时间等信息。2.查阅人需在《档案查阅登记表》上签字确认。（四）档案提供1.档案管理人员根据查阅申请表和审批意见，按照规定程序为查阅人提供档案资料。2.提供档案时，应与查阅人当面核对档案数量、完整性等情况，并在档案交接清单上双方签字确认。（五）查阅使用1.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出规定场所。2.查阅过程中，如需对档案进行摘录、复制，应事先向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行。摘录、复制的档案资料应注明出处，并与原件核对无误后加盖档案管理部门印章。3.查阅人应严格遵守档案查阅纪律，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。（六）归还档案1.查阅工作结束后，查阅人应及时将档案资料归还档案管理部门。2.档案管理人员对归还的档案进行检查，确认档案资料完整、无损坏、无遗失后，在《档案查阅登记表》上注明归还时间，并由查阅人签字确认。四、档案调取流程（一）调取申请1.专案组因办理案件需要调取其他单位或部门档案资料的，由专案组负责人填写《扫黑专案组档案调取申请表》，详细说明调取档案的名称、内容、用途、调取时间等信息。2.申请表经专案组组长审核签字后，提交至相关单位或部门。（二）协调沟通1.专案组与档案持有单位或部门进行沟通协调，说明调取档案的目的、用途及相关要求。2.档案持有单位或部门对调取申请进行审核，如同意调取，应明确告知专案组调取档案的方式、时间等安排。（三）调取实施1.专案组按照档案持有单位或部门的要求，派人前往指定地点调取档案。2.调取档案时，应出具单位介绍信或工作证件，与档案持有单位或部门办理档案交接手续，填写《档案调取交接清单》，双方签字确认。（四）档案使用与归还1.调取的档案资料按照本制度中档案查阅流程的相关规定进行使用。2.使用完毕后，专案组应及时将档案归还档案持有单位或部门，并办理归还手续。五、档案安全与保密（一）安全防护1.档案管理部门应配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存储环境安全。2.定期对档案保管设施进行检查、维护，确保设施正常运行。（二）保密措施1.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，采取加密存储、专人保管等措施。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅、调取过程中，严格限制知悉范围，对接触敏感档案的人员进行登记备案。4.禁止在非保密场所谈论、传播档案内容，禁止通过非保密渠道传输档案信息。（三）安全检查与应急处置1.定期对档案安全情况进行检查，发现问题及时整改。2.制定档案安全应急预案，针对火灾、水灾、盗窃等突发事件，明确应急处置流程和责任分工，确保在紧急情况下能够迅速采取措施，保护档案安全。六、档案整理与归档（一）整理要求1.档案管理人员应按照档案形成的时间顺序、类别、来源等进行分类整理，确保档案条理清晰，便于查找和利用。2.对每份档案资料进行编号、编目，编制档案目录索引，注明档案名称、日期、保管期限等信息。3.对破损、褪色的档案资料进行修复、复制，确保档案的完整性和可读性。（二）归档流程1.专案组各成员在案件办理过程中形成的文件材料，应在规定时间内整理好后移交档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的档案资料后，按照整理要求进行进一步整理、核对，确保档案质量。3.将整理好的档案资料装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案名称、类别、年度等信息。4.将装订好的档案按照档案库房的存放规则进行上架存放，并更新档案目录索引。七、档案保管期限（一）保管期限划分1.长期保管档案对于涉及重大涉黑涉恶案件、具有重要历史价值和证据意义的档案，保管期限为[X]年。2.短期保管档案一般性案件档案、在一定期限内具有参考价值的档案，保管期限为[X]年。（二）期限调整1.根据案件后续发展情况、法律法规变化等因素，对档案保管期限进行适时调整。2.如需延长或缩短档案保管期限，由专案组档案管理部门提出申请，经专案组组长审核，报上级主管部门批准后执行。（三）期满处置1.档案保管期限届满后，由专案组档案管理部门会同相关部门对档案进行鉴定。2.经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁；仍有保存价值的档案，继续予以保管。八、档案销毁监督与考核（一）内部监督1.专案组设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查，重点检查档案查阅、调取、整理、归档、保管等环节的执行情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门和人员进行整改。（二）外部监督1.主动接受上级主管部门、纪检监察部门等的监督检查，及时汇报档案管理工作情况。2.对监督检查中提出的问题，认真落实整改措施，不断完善档案管理制度。（三）考核机制1.将档案管理工作纳入专案组成员绩效考核体系