科技档案保管工作制度

PAGE科技档案保管工作制度一、总则（一）目的为加强公司科技档案的保管工作，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内各类科技档案的保管工作，包括但不限于科研项目档案、产品研发档案、技术合同档案、设备仪器档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司科技档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则科技档案应如实反映公司科研、生产、技术等活动的真实情况，不得擅自篡改、伪造。3.完整性原则保证科技档案的内容完整，涵盖项目从立项到结束的全过程资料，包括文件、数据、图表、声像等各类载体。4.安全性原则采取有效措施确保科技档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。二、科技档案的归档（一）归档范围1.科研项目档案包括项目立项申请书、可行性研究报告、研究计划、实验记录、测试报告、技术总结、成果鉴定材料、专利申请文件等。2.产品研发档案涵盖产品设计图纸、技术文件、工艺规程、质量检验报告、用户反馈等。3.技术合同档案合同文本、技术协议、合同履行过程中的相关文件等。4.设备仪器档案设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维修记录、验收报告等。5.其他科技档案与公司科技活动相关的会议纪要、技术交流材料、调研报告等。（二）归档要求1.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.按照档案形成的规律和特点，进行系统整理，分类编号。3.归档时间应及时，一般在项目结束或任务完成后的[X]个工作日内完成归档。（三）归档流程1.项目负责人或相关部门在项目结束后，对项目资料进行收集、整理，填写《科技档案归档清单》。2.将整理好的档案提交至公司档案管理部门，档案管理人员进行审核。3.审核通过后，档案管理人员对档案进行分类、编号、装订，并录入档案管理系统。三、科技档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案装具应标明档案类别、编号、年度等信息，便于查找和管理。（三）保管方式1.按照档案的类别、年度、项目等进行分类存放，便于检索和利用。2.对重要的科技档案应进行备份，备份方式可采用纸质备份、电子备份等多种形式，备份存储在不同的介质和地点。3.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、状态良好。（四）安全管理1.档案库房应安装门禁系统，严格限制无关人员进入。2.加强档案库房的日常巡查，发现问题及时处理，并做好记录。3.制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。四、科技档案的借阅（一）借阅范围因工作需要，公司内部人员可借阅科技档案。涉及公司机密的档案，需经公司保密委员会批准。（二）借阅手续1.借阅人填写《科技档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至公司档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，批准后发放档案，并做好借阅登记。（三）借阅期限一般档案借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案。2.借阅人如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.借阅结束后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。五、科技档案的利用（一）利用方式除借阅外，科技档案还可通过查阅、复制、咨询等方式为公司各项工作提供服务。（二）利用流程1.利用部门或人员填写《科技档案利用申请表》，说明利用目的、利用档案的名称和内容等。2.申请表经部门负责人签字后，提交至公司档案管理部门。3.档案管理部门根据利用需求，提供相应的档案资料，并做好利用记录。（三）统计分析定期对科技档案的利用情况进行统计分析，了解档案的利用频率、利用方向等，为档案管理工作的优化提供依据。六、科技档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据科技档案的保存价值和现实利用情况，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立科技档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门、技术专家等人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的完整性、准确性、系统性。2.档案的保存价值，包括对公司科研、生产、技术等工作的参考作用，以及是否涉及公司机密等。3.档案的现实利用情况，是否还有利用需求。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期清理档案，列出需鉴定的档案清单。2.鉴定小组对清单中的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对确定销毁的档案，填写《科技档案销毁申请表》，经公司主管领导批准后进行销毁。（五）销毁方式对批准销毁的档案，应采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称和数量等。七、科技档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责公司科技档案保管工作制度的贯彻执行，制定档案管理工作计划和目标。2.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。3.协调解决档案管理工作中的重大问题，监督检查档案管理工作的开展情况。（二）档案管理人员职责1.负责科技档案的收集、整理、归档、保管、借阅、利用等日常管理工作。2.维护档案管理系统，确保档案信息的准确录入和安全存储。3.定期对档案进