协会但档案管理制度

PAGE协会但档案管理制度[协会名称]档案管理制度一、总则（一）目的为加强本协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在协会各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本协会各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：协会档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映协会工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理协会工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅和利用效率，满足协会工作需要。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门协会设立综合管理部作为档案管理部门，负责协会档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理工作流程，对档案管理工作进行监督和指导。3.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，采取有效措施确保档案的安全与完整。4.按照规定的查阅范围，为利用者提供档案查阅服务，做好查阅登记工作。5.负责档案信息化建设，将档案信息录入档案管理系统，实现档案信息的数字化管理和共享。6.定期对档案进行统计分析，为协会决策提供数据支持。7.参与档案鉴定、销毁等工作，确保档案管理工作的科学性和合理性。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括协会章程、理事会会议纪要、会员代表大会文件、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务活动类：包括协会开展的各类活动方案、活动记录、活动成果、项目申报与实施材料等。3.会员管理类：包括会员入会申请表、会员信息变更表、会员会费缴纳记录、会员表彰与奖励材料等。4.对外联络类：包括与政府部门、其他社会组织、企业等的往来文件、合作协议、交流活动材料等。5.其他类：包括协会获得的荣誉证书、资质证明、审计报告、评估报告等其他不属于上述类别的档案。（二）档案编号1.采用年度流水号的方式对档案进行编号。每年年初从0001号开始依次编号。2.编号格式为：年份+类别代码+流水号。例如：2023XM0001，表示2023年业务活动类的第1份档案。3.类别代码按照以下规定设置：行政管理类：XZ业务活动类：XM会员管理类：HY对外联络类：WL其他类：QT四、档案的收集与整理（一）收集范围1.协会各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、照片、音像等材料。2.协会工作人员在履行职责过程中产生的个人工作记录、报告、总结等材料。3.协会组织开展的各类活动中形成的活动策划方案、活动通知、活动照片、活动视频、活动总结等材料。4.协会获得的各类荣誉证书、资质证明、奖励文件等材料。5.协会与外部单位签订的合作协议、合同、往来信函等材料。6.其他与协会工作相关的具有保存价值的材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料及时、完整地收集上来。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类整理。2.每份档案材料应单独装订，并在首页附上档案目录，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.对于同一事由的档案材料，应按照时间顺序排列，保持档案材料之间的有机联系。4.对破损、褪色的档案材料应进行修复或复制，确保档案的可读性。五、档案的保管（一）保管期限1.协会档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映协会主要职能活动和历史面貌的，对协会工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。长期保管的档案：在较长时间内对协会工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。短期保管的档案：在较短时间内对协会工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.具体档案的保管期限按照国家有关规定和协会实际情况确定。（二）保管条件1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案库房的安全与整洁。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.定期对档案库房进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。（三）档案的存放1.按照档案类别和编号顺序，将档案存放在档案柜中，并在档案柜上标明档案类别和编号范围。2.对于电子档案，应存储在专用的存储设备中，并进行备份存储，确保电子档案的安全与完整。同时，建立电子档案目录，便于查找和利用。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.协会内部工作人员因工作需要查阅档案的，可查阅与本人工作相关的档案材料。2.外部单位因工作需要查阅协会档案的，应按照规定办理查阅手续，并经协会相关领导批准。查阅范围仅限于与该单位业务相关的档案材料。（二）查阅手续1.协会内部工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，应提前向协会提交《档案查阅申请函》，注明查阅单位名称、查阅目的、查阅档案的类别和范围等信息，并加盖单位公章。经协会相关领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。（三）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案原件或复印件。对于重要档案或不宜提供原件的档案，应提供复印件，并加盖档案管理部门印章。2.查阅人员如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。摘录、复制的档案材料应与原件内容一致，不得断章取义。3.档案管理部门应建立档案查阅登记制度，详细记录查阅时间、查阅人员姓名、查阅档案类别和编号、查阅目的、查阅内容等信息。查阅登记记录应妥善保存，以备查考。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.鉴定工作应根据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合协会工作实际情况，对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，确定档案的价值和保管期限。（二）销毁程序1.对经过鉴定确定已无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的类别、编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核签字后，报协会相关领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。监销人员应认真核对销毁档案的内容与《档案销毁清册》一致，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅利用情况等。统计报表应准确、及时、完整，上报协会相关领导和上级主管部门。（二）移交工作1.协会因机构变动、撤销、合并等原因，需要对档案进行移交的，应按照国家有关规定办理档案移交手续。2.档案移交应编制《档案移交清册》，详细列出移交