农村基层档案管理制度

PAGE农村基层档案管理制度一、总则（一）目的为加强农村基层档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在农村经济社会发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合农村实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于农村基层组织，包括村民委员会、村党支部、农村集体经济组织以及其他村级机构在各项工作中形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：农村基层档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映农村基层工作的实际情况，保证档案信息的准确性。3.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和服务农村各项工作。二、档案管理机构与人员（一）管理机构各村应设立档案管理室，作为集中保管档案的专门场所。档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件。（二）管理人员职责1.档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。指导村级各部门做好文件材料的收集和整理工作。负责档案信息的统计和上报工作。2.村级各部门负责人负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作，确保文件材料的齐全、完整。协助档案管理员做好档案的整理、归档和利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括村党组织建设、党员管理、群团工作等方面形成的文件材料。2.村务管理类：村民委员会组织建设、村民自治、村务公开、民主管理等方面的文件材料。3.经济发展类：农村经济规划、产业发展、财务管理、土地承包、农村经营管理等方面的文件材料。4.社会事务类：民政、教育、卫生、文化、计划生育、社会保障等方面的文件材料。5.农业农村工作类：农业生产、农村基础设施建设、生态环境保护、乡村振兴等方面的文件材料。6.其他类：上级党委、政府及有关部门下发的涉及本村工作的文件材料，以及本村在工作中形成的其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确、完整地收集齐全。2.对上级下发的文件，应及时登记、签收，并按照要求进行传阅和办理。办理完毕后，应及时将文件材料移交档案管理员归档。3.本村在工作中形成的文件材料，承办部门应在工作结束后及时整理，向档案管理员移交。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容，将档案分为党群工作、村务管理、经济发展、社会事务、农业农村工作等类别。每个类别下再根据具体内容进行二级分类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号方法可采用年度+类别+流水号的形式。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.当年形成的文件材料，应在次年上半年归档完毕。2.重大活动、重要项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映农村基层组织主要职能活动和历史面貌的，对农村经济社会发展有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对农村工作有查考利用价值的档案，可列为定期保管。（三）保管要求1.档案管理员应将归档后的档案及时放入档案柜中，并按照类别和保管期限进行排列存放。2.定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和内容准确无误。3.加强档案的安全保护，采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。五、档案的利用与保密（一）利用制度1.建立档案查阅登记制度，凡查阅档案的人员，应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.查阅档案应在档案管理室内进行，如需借出档案，须经档案管理负责人批准，并办理借阅手续，限期归还。3.档案管理人员应积极主动地为查阅档案的人员提供服务，协助查阅人员查找所需档案信息。（二）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施，确保档案信息安全。3.未经批准，任何人不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理负责人组织，档案管理员和相关部门人员参加。2.鉴定档案应根据档案的保管期限、现实利用价值和历史查考价值等因素，综合考虑档案的存毁。（二）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.销毁清册经档案管理负责人审核签字后，报上级主管部门批准。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告档案管理负责人。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现农村基层档案的数字化管理，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的查阅和利用。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化档案与档案目录数据库进行挂接，实现档案信息的快速检索。4.存储管理：将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并建立备份机制，确保数据安全。（三）系统建设建立农村基层档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。系统应具备档案录入、查询、统计、报表生成等功能，方便档案管理人员操作和使用。八、监督与考核（一）监督检查上级主管部门应定期对农村基层档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集整理质量、档案的保管利用情况等。对发现的问题，应及时提出整改意见，督促整改落实。（二）考核评价建立农村基层档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入村级工作考核内容。考核评价应根据档案管理工作的目标任务和质量要求，制定科学合理的考核指标体系，对档案管理工作