在建项目档案管理制度

PAGE在建项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司在建项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有在建项目的档案管理工作，包括项目前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等各类与项目建设相关的资料。（三）基本原则1.真实性原则：项目档案应真实反映项目建设全过程的实际情况。2.完整性原则：全面收集项目建设各阶段形成的各类文件资料，确保档案的完整性。3.系统性原则：对项目档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性。4.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。5.及时性原则：及时收集、整理和归档项目文件资料，确保档案的时效性。（四）管理职责1.公司档案管理部门负责制定和完善在建项目档案管理制度，并监督执行。指导、协调各项目部门的档案管理工作。集中统一管理公司在建项目的档案，提供档案查阅、借阅等服务。对项目档案管理工作进行检查、考核和评价。2.项目部门负责本项目档案的收集、整理、归档和保管工作。明确项目档案管理责任人，确保档案管理工作落实到人。配合公司档案管理部门做好项目档案的验收、移交等工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。项目规划设计文件，包括选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。项目招投标文件，如招标文件、投标文件、中标通知书等。2.施工过程文件施工图纸会审记录、设计变更通知、技术交底记录等。施工组织设计、施工方案、施工日志等。工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。材料设备的质量证明文件、试验检测报告等。工程进度报表、工程联系单、工作指令等。3.竣工验收文件工程竣工验收报告、竣工决算报告等。工程竣工图，包括建筑、结构、电气、给排水等专业竣工图。工程质量保修书及相关资料。（二）收集要求1.项目部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集各类文件资料。2.对收集到的文件资料应进行认真核对，确保其真实性、完整性和准确性。3.对于外来文件，如上级部门的批复、设计单位的图纸等，应及时签收、登记，并妥善保管。（三）整理方法1.分类按照项目前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等类别进行一级分类。在一级分类基础上，根据文件的性质、内容等进行二级分类，如施工过程文件可分为工程技术文件、工程质量文件、工程进度文件等。2.编号为便于档案管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应具有唯一性，可采用项目名称+分类代码+流水号的方式进行编制。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者等内容。对档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于查阅和保管。三、档案的归档与保管（一）归档流程1.项目部门在档案整理完成后，应及时向公司档案管理部门提交档案归档申请。2.公司档案管理部门对归档申请进行审核，审核通过后，办理档案接收手续。3.档案管理部门按照档案分类要求，将档案归入相应的档案柜或存储设备中，并更新档案目录。（二）保管期限1.项目前期文件、竣工验收文件等重要档案应长期保管。2.施工过程中的一般性文件可根据实际情况确定保管期限，一般不少于项目竣工后[X]年。（三）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全。2.对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，定期进行检查和维护。3.建立档案借阅登记制度，对档案的借阅情况进行详细记录，并及时催还。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致。四、档案的利用与借阅（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅项目档案。2.项目相关单位因业务往来需要查阅项目档案。3.法律法规规定的其他查阅情况。（二）借阅流程1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的等内容。2.所在部门负责人签字同意后，提交公司档案管理部门审批。3.档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后，办理档案借阅手续。4.借阅人按照规定的时间和地点归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现问题及时处理。（三）利用要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、转借档案。2.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并在规定的范围内使用。3.档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门，不得长期占用。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的价值和实际利用情况，确定档案的存毁。1.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限。2.对确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门、项目部门及相关专业人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案销毁清册。2.档案销毁清册经公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应在档案目录中注明，并永久保存销毁记录。六、档案管理信息化建设（一）建设目标利用现代信息技术，建立公司在建项目档案管理信息系统，实现档案的数字化管理、在线查阅、借阅审批等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）系统功能1.档案录入与管理：实现档案的电子化录入、分类、编号、编目等功能。2.档案查询与借阅：提供在线查询档案功能，支持借阅申请、审批、跟踪等操作。3.统计分析：对档案的数量、类型、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。4.安全管理：设置用户权限，确保档案信息的安全。（三）数据维护1.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。2.及时更新档案信息，确保系统数据的准确性和时效性。3.加强对系统的维护管理，保障系统的正常运行。七、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门定期对各项目部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管情况及档案管理制度执行情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求项目部门限期整改。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对各项目部门的档案管理工作进行年度考核评价。2.考核评价内容包括档案管理工作目