机关工作档案管理制度

PAGE机关工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强机关工作档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为机关各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实性原则。档案应如实反映机关工作活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则。确保档案内容的全面、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及机密、秘密的档案进行妥善保管，防止失密、泄密。5.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案查阅效率，方便机关工作人员和其他相关人员利用档案。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善机关档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理机关各类档案，进行档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全与完整。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。2.配合综合档案室开展档案管理相关工作，如档案的清查、统计等。3.及时将本部门工作中形成的重要文件、资料等交综合档案室归档。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本机关工作相关的文件、指示、通知等。2.本机关形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本机关召开的各种会议的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本机关在业务工作中形成的各类业务档案，如项目文件、合同协议、业务报表、技术资料等。5.本机关干部职工的个人档案材料，如任免文件、考核材料、奖惩材料等。6.本机关的声像档案，如照片、录音、录像等。7.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门工作中形成的档案材料，确保档案的齐全、完整。2.对收集到的档案材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的材料，保持材料的真实性和准确性。3.收集的档案材料应字迹清晰、签署完备，载体应符合档案保管要求。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份档案材料进行编号、编目，编制目录清单，便于查找和管理。3.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行整理。电子档案应按照相关标准进行分类、命名和存储，确保与纸质档案内容一致。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具及排列1.采用符合标准的档案柜、档案盒等装具存放档案。2.档案柜应按照类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。3.档案盒应按照档案类别、保管期限等进行编号，并在盒脊上标注档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.确定档案保管期限应根据国家有关规定和档案的重要程度、利用价值等因素综合考虑。3.对保管期限已满的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。3.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经许可不得进入库房。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案库房设施设备进行维护和检查。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行鉴定。2.对保管期限已满且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对涉及机密、秘密的档案，应按照保密规定进行处理，不得擅自销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，逐卷审查档案内容，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，应编制销毁清单，经机关负责人批准后进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。（四）销毁记录对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁原因等，记录应长期保存。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时，数据应真实可靠，统计结果应定期向上级主管部门和机关领导报告。（二）移交工作1.机关撤销、合并时，应按照国家有关规定，将档案移交给有关部门或档案馆。2.档案移交时，应编制档案移交清单，双方签字确认，确保档案移交的完整、准确。七、档案的利用（一）利用范围1.机关工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本机关档案，应按照规定办理相关手续。3.涉及档案利用的其他情况。（二）利用手续1.机关工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅本机关档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经机关负责人批准后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用登记1.对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人姓名