信贷档案交接与移交制度

PAGE信贷档案交接与移交制度一、总则（一）目的为规范信贷档案的交接与移交工作，确保信贷档案资料的完整性、准确性和安全性，有效防范信贷风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及信贷业务档案的交接与移交工作，包括但不限于各类贷款、保函、信用证等业务档案。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵循国家法律法规、金融监管要求以及公司内部规章制度，确保档案交接与移交工作合法合规。2.完整性原则：交接与移交的信贷档案应涵盖业务全流程相关资料，保证档案资料完整无缺。3.准确性原则：档案内容必须真实、准确反映信贷业务实际情况，避免虚假或错误信息。4.及时性原则：在规定的时间节点内完成档案交接与移交工作，不得拖延，确保工作效率。5.保密性原则：对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的信贷档案，严格保密，防止信息泄露。二、信贷档案的定义与分类（一）定义信贷档案是指公司在办理信贷业务过程中形成的，记录和反映信贷业务全过程的各类文件、资料、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）分类1.客户基本资料类：包括借款人及保证人的营业执照、公司章程、法定代表人身份证明、财务报表、征信报告等。2.信贷业务审批类：如贷款申请书、调查报告、审批意见、合同文本等。3.担保资料类：抵押物的产权证书、评估报告、质押物清单及相关证明文件等。4.贷后管理类：包括贷后检查报告、还款记录、逾期催收记录等。5.其他相关资料类：如与信贷业务有关的会议纪要、往来函件、法律文书等。三、交接与移交职责分工（一）移交方职责1.负责整理、核对本部门保管的信贷档案，确保档案资料齐全、完整、准确。2.按照规定的格式和内容填写档案交接清单，详细记录档案的名称、数量、存放位置等信息。3.向接收方介绍档案的形成背景、主要内容和相关注意事项。4.在规定时间内完成档案的实物交接工作，并协助接收方进行档案核对。（二）接收方职责1.对移交的信贷档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.及时接收移交的档案，并妥善保管，确保档案安全。3.在档案交接过程中发现问题，及时与移交方沟通协调，要求其限期整改。4.将档案交接情况及时反馈给相关部门和领导。（三）监督方职责1.负责监督档案交接与移交工作的全过程，确保交接与移交工作符合规定程序和要求。2.对交接与移交过程中出现的争议和问题进行协调处理，保障工作顺利进行。3.定期对档案交接与移交工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。四、交接与移交流程（一）交接准备1.移交方根据业务发展和管理需要，确定拟交接的信贷档案范围，并进行初步整理。2.编制档案交接清单，清单应包括档案编号、名称、日期、页数、存放位置等详细信息。3.提前通知接收方交接时间、地点及相关要求，以便接收方做好接收准备。（二）现场交接1.移交方与接收方在约定时间和地点进行现场交接。2.移交方按照档案交接清单逐一核对档案实物，向接收方介绍档案的基本情况。3.接收方对档案进行认真检查，核对档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时记录并与移交方协商解决。4.双方在档案交接清单上签字确认，一式两份，各自留存一份。（三）电子档案交接1.对于电子档案，移交方应确保电子档案的格式正确、内容完整，并按照规定的存储方式和路径进行整理。2.通过专用存储设备或网络传输等方式，将电子档案移交给接收方，并提供电子档案清单。3.接收方对电子档案进行接收和验证，确保电子档案能够正常读取和使用。（四）特殊情况处理1.如遇档案缺失、损坏等情况，移交方应及时查找原因，并采取补救措施。对于无法补齐的档案，应在交接清单中注明原因，并经双方签字确认。2.若因业务调整、机构变动等原因导致档案交接与移交工作无法按原计划进行，应及时调整交接方案，并报相关领导批准。五、档案移交（一）移交条件1.信贷业务已结清，相关风险已全部化解。2.档案资料已按照要求整理完毕，符合交接与移交标准。3.已完成内部审计和检查，无重大问题遗留。（二）移交程序1.由业务部门提出档案移交申请，填写档案移交申请表，详细说明移交档案的名称、数量、业务情况等。申请部门：[部门名称]申请日期：[具体日期]|档案名称|数量|业务情况简述||||||[贷款合同档案1]|[X]份|涉及[借款人名称]的[贷款金额]贷款，已于[还款日期]全部结清||[抵押物评估报告档案2]|[X]份|为上述贷款提供抵押物评估的相关报告|2.风险管理部门对申请进行审核，重点审查业务风险状况、档案资料完整性等。审核通过后，签署意见。风险管理部门意见：经审核，该业务风险已全部化解，档案资料完整，同意移交。审核人：[审核人姓名]审核日期：[审核日期]3.档案管理部门根据审核意见，组织档案移交工作。移交方与接收方按照档案交接流程进行现场交接，并办理相关手续。4.档案管理部门将档案移交情况记录在档案管理台账中，详细记录移交档案的名称、数量、移交时间、移交双方等信息。（三）长期档案管理1.对于移交后的长期信贷档案，档案管理部门应按照国家有关档案管理规定和公司内部要求，进行妥善保管。2.定期对长期档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施。3.严格控制长期档案的查阅和使用权限，按照规定的审批程序办理查阅手续，防止档案丢失或泄露。六、档案保管与保密（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.对信贷档案进行分类存放，建立清晰的档案索引和目录，便于查找和管理。3.定期对档案进行盘点和清查，核对档案数量、完整性等情况，发现问题及时处理。（二）保密措施1.参与信贷档案交接与移交工作的人员，应严格遵守保密制度，不得泄露档案中的任何信息。2.对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保信息安全。3.在档案查阅、使用过程中，严格履行审批手续，查阅人员不得擅自复制、摘抄档案内容。4.如因工作需要对外提供档案信息，必须经过公司授权，并按照规定的程序和要求进行操作，防止信息泄露。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对信贷档案交接与移交工作进行审计检查，重点审查交接程序是否合规、档案资料是否完整准确、保密措施是否到位等。2.风险管理部门对信贷档案的管理情况进行日常监督，发现问题及时督促整改。（二）外部检查应对1.积极配合金融监管部门、审计机构等外部单位对信贷档案的检查工作。2.对于外部检查提出的问题和要求，及时组织整改落实，并将整改情况报告公司领导和相关部门。（三）违规处理1.对于在信贷档案交接与移交工作中违反本制度规定的单位和个人，视情节轻重给予相应的纪律处分。2.因违规行为导致档案资料缺失、损坏、信息泄露等后果