奖励扶助档案管理制度

PAGE奖励扶助档案管理制度一、总则（一）目的为加强奖励扶助档案管理，确保奖励扶助工作档案资料的完整、准确、系统和安全，提高奖励扶助工作的规范化、科学化水平，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的奖励扶助工作所形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映奖励扶助工作的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理奖励扶助工作过程中产生的各类文件、记录、报表等资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号、装订等工作，确保档案管理的规范性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及个人隐私和敏感信息的档案资料予以保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善奖励扶助档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好奖励扶助档案的收集、整理、归档等工作。3.集中统一管理奖励扶助档案，建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理。4.定期对档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，按照规定提供档案信息。（二）业务部门职责1.负责本部门奖励扶助工作档案资料的收集、整理和初步审核，确保资料的真实、准确、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案资料移交档案管理部门归档。3.在开展奖励扶助工作过程中，严格执行档案管理制度，妥善保管各类档案资料，防止丢失、损坏或泄密。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和信息。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，熟练运用档案管理软件，做好档案管理工作。2.负责档案的日常收集、整理上架、编目、检索、统计等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密，维护档案安全。4.积极为档案利用者提供优质、高效的服务，及时准确地查找和提供所需档案资料。5.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并采取措施加以解决。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.奖励扶助对象的申报材料，包括个人申请表、相关证明材料、审核审批表等。2.奖励扶助资金的发放记录，如发放凭证、银行对账单、发放台账等。3.奖励扶助工作的文件、通知、会议记录、工作总结、统计报表等。4.与奖励扶助对象有关的调查核实材料、走访记录、公示材料等。5.其他与奖励扶助工作相关的档案资料。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应确保其真实性、完整性和可读性，并按照规定进行存储和备份。（三）整理方法1.分类：按照奖励扶助工作的业务流程和档案内容，将档案分为申报类、审批类、发放类、管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索和查阅档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各业务部门应在规定的时间内，将整理好的档案资料移交档案管理部门归档。2.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，确保档案的质量符合要求。3.归档的档案应按照分类编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。（二）保管期限1.奖励扶助档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括奖励扶助对象的基本信息档案、重要文件、会议记录、统计报表等。3.长期保管的档案期限为[X]年，主要包括奖励扶助资金的发放记录、调查核实材料等。4.短期保管的档案期限为[X]年以内，主要包括一般性的文件、通知、公示材料等。（三）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时采取措施加以解决，确保档案的质量不受影响。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅奖励扶助档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据审批情况，确定查阅范围和查阅方式，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记簿上登记，不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在登记簿上注明归还时间。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅奖励扶助档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门应根据借阅申请，对借阅档案进行严格审查，确保借阅档案的安全性和完整性。3.借阅档案时，借阅人员应出具本人有效身份证件，并在档案借阅登记簿上登记。档案管理部门应向借阅人员提供档案复印件或电子副本，并注明“仅供查阅，不得外传”等字样。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。5.借阅人员应在规定期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。六、档案的统计与鉴定（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计报表应真实、准确、完整，数据应与档案实际情况相符。统计结果应及时上报公司/组织领导，并为决策提供参考依据。（二）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。3.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报公司/组织领导批准后，予以销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和安全性。销毁后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立奖励扶助档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、查询、统计和分析，为奖励扶助工作提供有力的信息支持。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息录入与维护1.将纸质档案资料进行数字化扫描录入，建立电子档案数据库。录入的电子档案应与纸质档案内容一致，确保信息的准确性和完整性。2.定期对电子档案进行维护和更新，及时录入新产生的档案信息，删除已过期或不再使用的档案信息。3.建立档案信息备份制度，定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放。（三）信息安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，严格控制用户对档案信息的访问权限。2.采取数据加密、防火墙、入侵检测等技术手段，