镇养老保险档案管理制度

PAGE镇养老保险档案管理制度一、总则（一）目的为加强我镇养老保险档案管理，确保养老保险业务的规范化、科学化运作，维护参保人员合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我镇养老保险业务经办过程中形成的各类档案资料管理，包括参保登记、缴费申报、待遇核定、基金管理等环节产生的文件、表格、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映养老保险业务实际办理情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集、整理养老保险业务各环节资料，确保档案资料完整无缺。3.保密性原则：严格保护参保人员个人信息及档案资料安全，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案质量。（四）管理职责1.镇养老保险经办机构负责制定档案管理制度并组织实施。配备专职档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅等工作。对档案管理工作进行监督、检查和指导。2.相关业务部门负责本部门业务档案资料的收集、整理，并定期移交至档案管理部门。配合档案管理部门做好档案管理相关工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.参保人员登记资料，包括身份证、户口本、就业证明等复印件及相关登记表。2.缴费申报资料，如工资报表、缴费基数核定表、缴费凭证等。3.待遇核定资料，包含退休审批表、养老金计算表、待遇调整记录等。4.基金管理资料，如财务报表、基金收支凭证、账户信息等。5.业务办理过程中形成的各类文件、通知、会议记录等。6.与养老保险业务相关的其他资料。（二）收集要求1.各业务部门应在业务办结后及时将档案资料收集齐全，确保资料完整、准确。2.收集的资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对电子文档应进行备份，并确保其可读性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照养老保险业务流程，将档案分为参保登记类、缴费申报类、待遇核定类、基金管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：将每份档案资料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索。三、档案的归档与保管（一）归档流程1.移交：各业务部门整理好的档案资料应定期移交至档案管理部门，办理交接手续。2.审核：档案管理部门对移交的档案进行审核，检查资料是否齐全、整理是否规范，对不符合要求的档案退回原部门补充完善。3.上架：审核通过的档案按照编号顺序上架存放，建立档案存放索引。（二）保管期限1.永久保管：涉及参保人员基本信息、养老金待遇核定等重要文件资料，如参保登记表、退休审批表等。2.定期保管：其他一般性业务档案资料，保管期限为[X]年，期满后经鉴定可进行销毁。（三）保管要求1.档案库房：应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.温湿度控制：库房温度保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%。3.设备维护：定期对档案保管设备进行检查和维护，确保正常运行。4.档案整理：定期对档案进行整理，检查档案的完整性和准确性，对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。四、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：镇养老保险经办机构工作人员因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，在档案管理人员陪同下查阅。2.外部查阅：公安、司法等部门因工作需要查阅档案的，应出具正式查阅函，经镇养老保险经办机构负责人批准后，由档案管理人员提供查阅服务。查阅过程应进行登记，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）查阅程序1.申请：查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息。2.审批：申请表经相关负责人审批同意。3.查阅：档案管理人员根据审批意见提供档案，并进行现场监督。4.登记：对查阅情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、保密的原则，不得损害参保人员利益。2.如需对档案进行复制，应经档案管理部门负责人批准，并注明用途。3.利用档案过程中形成的记录、文件等应与原档案一并归档保存。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由镇养老保险经办机构负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限和重要程度，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后可予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册：档案管理部门对拟销毁档案进行清点、登记，编制销毁清册，注明档案名称、编号、日期、数量等信息。2.审批：销毁清册经镇养老保险经办机构负责人批准。3.销毁：在指定地点，由专人负责监督销毁档案，并在销毁清册上签字确认。4.备案：销毁情况应进行备案，保存相关记录。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立镇养老保险档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案资料录入信息化管理系统，确保数据准确无误。2.定期对系统数据进行维护，更新档案信息，保证数据的时效性。（三）系统安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，确保数据安全。3.对系统操作人员进行培训，提高其安全意识和操作技能。七、监督与考核（一）监督检查1.镇养老保险经办机构定期对档案管理工作进行监督检查，重点检查档案收集、整理、归档、保管、查阅等环节是否符合规定。2.对发现的问题及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。（二）考核机制建立档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入镇养老保险经办机构工作人