土地承包档案管理制度

PAGE土地承包档案管理制度一、总则（一）目的为加强土地承包档案管理，规范土地承包档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，维护土地承包关系的稳定，保障农民的合法权益，依据《中华人民共和国农村土地承包法》、《中华人民共和国档案法》以及相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的土地承包相关档案管理工作，包括农村土地承包经营权的设立、变更、转让、注销等各个环节形成的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则土地承包档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映土地承包经营活动的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.分类科学原则按照土地承包档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格遵守国家有关保密规定。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定和完善土地承包档案管理的具体办法和操作规程。2.负责土地承包档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，建立健全档案管理台账。3.对土地承包档案进行分类、编目、数字化处理等，提高档案管理的信息化水平，方便档案的查询和利用。4.定期对土地承包档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。（二）业务部门职责1.负责本部门在土地承包经营活动中形成的文件材料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好土地承包档案的整理、归档、保管和利用等工作，提供必要的业务支持和信息资料。3.对已归档的土地承包档案进行查阅和利用时，应按照规定办理相关手续，并及时归还档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作的规范有序。2.负责土地承包档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、装订、上架、保管等，保证档案的整洁、完整和安全。3.按照档案管理的要求，对档案进行分类、编号、编目等，建立档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.做好档案的借阅、查阅登记工作，对借阅和查阅档案的人员进行监督，确保档案的安全和保密。5.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并采取措施加以解决。三、档案收集与整理（一）收集范围1.土地承包合同及相关附件，包括土地承包方案、承包方基本情况、承包土地的位置、面积、用途、承包期限、承包价格等。2.土地承包经营权证书及补发、换发、变更等相关材料。3.土地承包经营权流转合同、流转备案表、流转交易鉴证书等。4.土地承包纠纷调解仲裁文书、判决书、裁定书等。5.土地承包经营活动中形成的其他具有保存价值的文件材料，如会议记录、统计报表、工作计划、工作总结等。（二）收集要求1.各业务部门应在土地承包经营活动结束后及时将相关文件材料收集齐全，整理规范，并移交档案管理部门。2.收集的文件材料应真实、完整、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集的电子文件材料，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类按照土地承包档案的内容和性质，分为综合管理类、合同类、权证类、流转类、纠纷处理类等类别。2.编号对每一类档案按照一定的顺序进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，目录应打印或装订成册。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的土地承包档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核合格的档案按照分类编号顺序进行排列，装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）上注明档案编号、题名、日期等信息。3.将档案盒（袋）放入档案柜或档案架中，并建立档案存放位置索引，便于快速查找。（二）保管期限根据土地承包档案的重要程度和保存价值，确定保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案土地承包合同、土地承包经营权证书、涉及土地承包重大决策的文件材料等，应永久保存。2.长期保管的档案土地承包经营权流转合同、流转备案表、流转交易鉴证书等，保管期限为30年。3.短期保管的档案土地承包经营活动中形成的一般性文件材料，保管期限为10年。（三）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案利用与借阅（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅土地承包档案。2.上级主管部门、政府有关部门因工作检查、调研等需要查阅土地承包档案。3.司法机关、仲裁机构因办理案件需要查阅土地承包档案。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.上级主管部门、政府有关部门查阅档案，需出具单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人签字同意后查阅。3.司法机关、仲裁机构查阅档案，需出具相关法律文书，并填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人审核后查阅。（三）借阅手续1.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后办理借阅手续。2.借阅档案应严格遵守借阅期限，到期及时归还。如需延期借阅，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如有违反，应承担相应的法律责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的土地承包档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和现实利用情况，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》。（二）销毁程序1.《档案销毁申请表》经公司/组织领导审批后，由档案管理部门负责组织销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告档案管理部门负责人。4.《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立土地承包档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行扫描，形成电子图像，确保图像清晰、完整。2.对扫描后的电子图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。3.将处理后的电子图像按照档案编号和分类进行存储，建立电子档案数据库。（三）信息系统功能1.档案录入功能能够录入土地承包档案的基本信息，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快速查找档案。3.借阅管理功能记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现对档案借阅的全程管理。4.统计分析功能对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能设置用户权限，确保档案信息的安全，防止未经授权的访问和修改。（四）数据备份与维护1.定期对电子档案数据进行备份，备份