教体局档案制度汇编

PAGE教体局档案制度汇编一、总则（一）目的为加强教体局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教育体育事业发展中的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于教体局机关各科室、直属事业单位以及下属各级各类学校。（三）档案定义本制度所称档案，是指教体局在履行职能活动中直接形成的、对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）基本原则1.集中统一管理原则：教体局档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映教体局各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理教体局在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为工作提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立教体局档案管理领导小组，由局长担任组长，分管副局长担任副组长，各科室负责人为成员。领导小组职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。2.审定档案工作计划和规章制度。3.协调解决档案工作中的重大问题。4.监督检查档案工作的开展情况。（二）档案管理部门教体局设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员。档案管理部门职责如下：1.负责制定和完善档案管理制度。2.组织开展档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.对下属单位的档案工作进行指导、监督和检查。4.开展档案信息化建设，提高档案管理水平。5.负责档案的鉴定、销毁等工作。（三）各科室及下属单位职责1.各科室负责本科室文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.下属各级各类学校应明确档案管理机构或专人，负责本校档案的管理工作，并接受教体局档案管理部门的业务指导。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与教体局工作相关的文件、指示、通知等。2.教体局形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.下属单位上报的各类文件、材料、报表等。4.教体局组织的各类活动形成的文件、照片音像等资料。5.教体局与其他单位签订的合同、协议等文件。6.反映教体局历史沿革、重大事件等方面的资料。（二）收集要求1.各科室和下属单位应及时收集本部门工作中形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的材料。3.收集的文件材料应保持其原始状态，不得随意涂改、损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照教体局的职能和档案的内容，将档案分为党群工作类、行政工作类、教育业务类、体育业务类等类别。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各科室应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档，移交档案管理部门。2.下属单位应在每年[具体时间]前将本年度形成的档案整理归档，并报送教体局档案管理部门。（二）归档程序1.各科室和下属单位将整理好的档案移交档案管理部门时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，对不符合要求的档案，退回原部门重新整理。3.审核合格的档案，按照分类、编号等要求进行上架保管。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映教体局主要职能活动和基本历史面貌的，对教体局工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：凡是反映教体局一般工作活动，在较长时间内对教体局工作有查考利用价值的档案，保管期限为[具体年限]年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对教体局工作有查考利用价值的档案，保管期限为[具体年限]年。（四）保管要求1.档案管理部门应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。五、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立教体局档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的题名、编号、日期、保管期限等信息录入档案管理信息系统。4.挂接存储：将处理后的图像数据与录入的信息进行挂接，存储到档案管理信息系统中。（三）信息系统管理1.档案管理信息系统应具备档案录入、检索、借阅、统计等功能。2.严格设置用户权限，确保档案信息的安全。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。（四）数据备份1.建立档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份。2.备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和本制度的规定。2.服务大局原则：档案利用应围绕教体局中心工作，为教育体育事业发展服务。3.方便快捷原则：简化档案利用手续，提高利用效率，为利用者提供便捷服务。（二）利用范围1.教体局机关工作人员因工作需要查阅档案。2.下属单位工作人员因工作需要查阅档案。3.其他单位或个人因工作需要查阅档案，并经教体局批准。（三）利用手续1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容等。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，批准后提供查阅服务。3.在档案查阅室查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案，应经档案管理部门同意。（四）借阅管理1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，并经所在科室负责人或单位领导签字同意。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后办理借阅手续。3.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行鉴定。对失去保存价值的档案，予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见。2.编制档案销毁清册，注明档案的题名、编号、日期、保管期限