小单位档案室管理制度

PAGE小单位档案室管理制度一、总则（一）目的为加强本单位档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高工作效率，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位档案室的档案管理工作，包括各类文件、资料、记录等的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本单位档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.依法管理原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作。3.方便利用原则：在确保档案安全的前提下，充分考虑档案利用的便利性，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位各类档案，确保档案的完整、准确和安全。3.开展档案信息化建设，推进档案管理现代化，提高档案管理效率和服务水平。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁。5.积极提供档案利用服务，为单位各项工作提供支持和保障。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高单位全体人员的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交档案室。2.协助档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关意见和建议。3.按照规定程序查阅、借阅档案，确保档案的安全和完整。4.加强对本部门人员的档案宣传教育，提高档案意识。三、档案收集与整理（一）收集范围1.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等，包括但不限于以下几类：上级文件、指示、通知等；本单位制定的规章制度、工作计划、总结、报告等；会议文件、记录、纪要等；业务工作文件、合同、协议、报表等；人事档案、财务档案、设备档案等专门档案；其他具有保存价值的文件材料。2.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。（二）收集要求1.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签署齐全。2.对电子文件应同时收集其对应的纸质文件或进行有效的电子存储，确保电子文件的可读性和可利用性。3.对于外来文件，应及时登记并妥善保管，确保其完整性和可追溯性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类、设备管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案室应设置专门的档案库房，库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管要求1.对不同保管期限的档案应分别存放，便于管理和查阅。2.档案应排列有序，编号清晰，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和维护，确保电子档案的安全性和可恢复性。（三）档案保护1.采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。2.对纸质档案应定期进行消毒处理，防止霉变和虫害。3.对电子档案应加强安全防护，设置访问权限，防止数据泄露和丢失。五、档案利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和本单位档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.在确保档案安全的前提下，充分满足单位各项工作对档案利用的需求，提高档案利用效率。3.对档案利用情况进行登记和统计，及时掌握档案利用动态。（二）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案，应按照规定程序办理相关手续。（三）利用手续1.查阅手续：本单位人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和时间等信息，经本单位分管领导签字同意后，到档案室查阅。2.借阅手续：本单位人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容和时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。外单位人员借阅档案原则上不予办理，如因特殊情况确需借阅，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容和时间等信息，经本单位主要领导签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）利用要求1.查阅、借阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅、借阅档案时应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。3.如需复印档案，应经档案室同意，并按照规定程序办理相关手续。复印的档案应与原件核对无误，并加盖档案室印章。4.查阅、借阅档案完毕后，应及时归还档案室，并办理归还手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和本单位档案管理制度，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门负责人及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确已失去保存价值的数据，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经单位分管领导审核签字后，报单位主要领导批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。监销人员应认真负责，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁完毕后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁日期，并由档案管理人员和监销人员签字确认。同时，应将档案销毁情况进行登记，永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为单位各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化管理要求1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等硬件设施，确保档案信息化管理系统的正常运行。2.建立档案数据库，对档案进行数字化录入，确保档案数据的准确、完整和安全。3.加强档案信息化安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和丢失。定期对档案数据进行备份，备份存储介质应妥善保管。4.利用档案信息化管理系统，实现档案的快速检索和利用，提高档案利用效率。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步收集、整理和归档，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.电子档案应按照国家有关标准和规范进行格式转换和存储，确保电子档案的可读性和可利用性。3