低保电子档案管理制度

PAGE低保电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强和规范低保电子档案管理，确保低保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地区各级民政部门及相关工作人员在低保工作中形成的电子档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：低保电子档案应真实反映低保对象的实际情况和低保工作的全过程。2.完整性原则：确保低保电子档案内容齐全，涵盖从申请、审核、审批到动态管理等各个环节的相关资料。3.保密性原则：严格保护低保对象的个人隐私和信息安全，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行电子档案的收集、整理、存储、利用等操作。5.便利性原则：便于档案的查询、调阅和管理，提高工作效率和服务质量。二、档案管理职责（一）民政部门职责1.负责制定本地区低保电子档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督下级民政部门的低保电子档案管理工作。3.负责本级低保电子档案的收集、整理、存储、保管和利用等工作。（二）工作人员职责1.负责低保申请材料的电子化录入，确保信息准确无误。2.按照档案管理要求，及时整理、归档相关电子文件。3.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案信息。4.协助做好档案的查询、调阅等服务工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.低保对象的申请材料，包括申请书、家庭收入证明、财产状况声明等。2.审核审批过程中形成的各类表格、调查记录、公示材料等。3.低保对象动态管理资料，如定期核查报告、变更信息等。4.其他与低保工作相关的重要文件和资料。（二）收集要求1.工作人员应及时收集在低保工作中产生的各类纸质文件，并在规定时间内完成电子化录入。2.确保收集的电子文件格式规范、清晰可读，内容完整准确。3.对于多页的电子文件，应进行分页处理，并标注页码。（三）整理原则1.按照低保对象的类别、年度等进行分类整理。2.每份档案应建立独立的文件夹，文件夹命名应规范，包含低保对象姓名、档案类别等关键信息。3.电子文件应按照一定的逻辑顺序排列，如申请材料在前，审核审批材料在后，动态管理材料依次排列。（四）整理方法1.对电子文件进行命名，命名规则为：低保对象姓名+档案类别+日期，如“张三低保申请材料20230101”。2.建立电子档案索引目录，详细记录每份档案的文件名、存储位置、内容摘要等信息，便于查询。3.对电子文件中的图片、扫描件等进行清晰化处理，确保图像质量。四、档案存储与保管（一）存储方式1.采用安全可靠的电子存储设备，如服务器、磁盘阵列等，进行集中存储。2.定期对存储设备进行备份，备份方式可采用磁带备份、异地存储等，确保档案数据的安全性。（二）存储环境1.存储设备应放置在安全、干燥、通风的环境中，避免受到物理损坏和自然灾害的影响。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保存储环境符合要求。（三）保管期限1.低保电子档案的保管期限为长期，自档案形成之日起不少于[X]年。2.保管期限届满后，按照国家相关规定进行鉴定和销毁。（四）档案安全管理1.建立严格的档案访问权限制度，只有经过授权的人员才能访问和操作低保电子档案。2.设置不同级别的用户权限，如查询、修改、删除等，确保档案信息的安全性。3.定期对档案存储设备进行检查和维护，及时发现和处理设备故障和安全隐患。4.加强对工作人员的安全保密教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案信息泄露。五、档案利用与服务（一）利用范围1.民政部门内部工作人员为开展低保审核审批、动态管理等工作需要查阅档案。2.相关部门因工作需要，按照规定程序查阅低保电子档案。3.司法机关依法查询低保档案用于案件办理。（二）利用流程1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案信息，并做好查阅记录。4.查阅人员应在规定的场所查阅档案，不得擅自复制、传播档案内容。（三）服务方式1.建立低保电子档案查询系统，方便工作人员和相关部门在线查询档案信息。2.对于需要提供纸质档案的情况，应按照规定程序进行打印和盖章，并做好登记。3.为社会公众提供咨询服务，解答关于低保电子档案的相关问题。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期限届满的低保电子档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和价值性。2.鉴定工作应遵循国家有关法律法规和档案管理规定，由民政部门组织相关人员进行。（二）鉴定方法1.对档案内容进行审查，判断其是否仍具有保存价值。2.参考档案的利用情况、社会需求等因素，综合评估档案的价值。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清册，注明档案名称、数量、存储位置等信息。2.销毁清册经民政部门负责人审核批准后，按照规定的方式进行销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并存档备查。七、监督与检查（一）监督机制1.建立健全低保电子档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.民政部门内部设立监督岗位，负责对档案管理工作进行日常监督。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、存储、利用等环节是否符合规定。2.档案信息安全情况检查，如访问权限设置、备份情况等。3.档案整理质量检查，包括文件命名、索引目录建立等是否规范。（三）问题处理1.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责