中学档案馆管理制度

PAGE中学档案馆管理制度一、总则（一）目的中学档案馆管理制度旨在规范学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管、利用和开发，为学校的教学、科研、管理等各项工作提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于中学档案馆及全体教职员工在档案管理工作中的行为。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案由档案馆集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理学校在各项活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.服务性原则：以服务学校各项工作为宗旨，积极提供档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案馆1.负责制定和完善学校档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理学校各类档案，包括文书档案、教学档案、科研档案、学生档案、人事档案、财务档案、基建档案等。3.对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.指导各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育活动。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（二）档案管理人员1.热爱档案工作，具备档案管理专业知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、借阅登记等。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。4.积极提供档案利用服务，为学校各项工作提供档案信息支持。5.协助档案馆做好档案信息化建设工作，录入和更新档案信息。（三）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作。2.按照学校档案管理制度的要求，定期向档案馆移交档案。3.协助档案馆做好档案的查询和利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学校在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料。2.上级主管部门下发的与学校有关的文件材料。3.学校与外单位签订的合同、协议等文件材料。4.学校教职工和学生的各类档案材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料进行收集整理，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、纸张优良，禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和保存，确保其可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.教学档案：按照教学管理、教学研究、教学实践等类别进行分类整理，建立教学档案数据库。3.科研档案：按照科研项目、科研成果等类别进行分类整理，建立科研档案数据库。4.学生档案：按照学生类别、年级等进行分类整理，建立学生档案数据库。5.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立人事档案数据库。6.财务档案：按照会计档案管理办法进行整理，建立财务档案数据库。7.基建档案：按照工程项目进行分类整理，建立基建档案数据库。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合学校实际情况进行鉴定。2.全面分析档案的内容、来源、时间、形式及相互关系，准确判定档案的价值。3.坚持历史唯物主义观点，从维护学校历史真实面貌出发，确定档案的保管期限。（二）保管期限划分1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年和10年两种。凡是在相当长时期内学校需要查考利用的档案，列为30年保管；凡是在较短时期内学校需要查考利用的档案，列为10年保管。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案编制销毁清册，经学校领导审批后进行销毁。五、档案的保管（一）保管条件1.档案馆应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等要求。2.配备必要的档案保管设备，如档案密集架（柜）、温湿度计、空调、除湿机、灭火器等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。2.上架的档案应排列整齐，标识清晰，不得随意堆放。（三）档案保管期限变更1.档案保管期限需要变更的，由档案馆提出申请，经档案鉴定小组审核，报学校领导批准后进行调整。2.档案保管期限变更后，应及时对档案的编号、目录等进行相应调整。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备、人员等的安全管理。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止安全事故的发生。六、档案的统计与编研（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和学校领导报送。3.对档案统计数据进行分析研究，为档案管理决策提供依据。（二）编研工作1.结合学校工作实际，开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等。2.利用档案信息资源，开发具有学校特色的档案文化产品，如校史展览、档案画册等。3.加强与其他学校和单位的档案交流与合作，共同开展档案编研工作。七、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门因教学、科研、管理等工作需要查阅档案。2.学校教职工因个人工作、学习等需要查阅本人档案。3.外单位因工作需要查阅学校档案，须经学校领导批准。（二）利用方式1.查阅：利用者可直接到档案馆查阅档案原件。2.借阅：因工作需要确需借出档案的，须办理借阅手续，限期归还。3.复制：利用者可根据需要复制档案，但须经档案馆同意，并注明复制日期和出处。（三）利用手续1.利用者需填写档案利用登记表，注明利用目的、档案名称、查阅时间等。2.查阅本人档案的，需出示有效身份证件。3.外单位查阅档案的，需出具单位介绍信，并经学校领导批准。4.借阅档案的，需签订借阅协议，明确借阅期限、归还时间、保管责任等。（四）利用监督1.档案馆工作人员应监督利用者的查阅、借阅行为，确保档案的安全和完整。2