档案管理制度颁布通知

PAGE档案管理制度颁布通知一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等所有涉及公司运营和管理的单位及人员。（三）定义1.档案：指公司在各项业务活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、信函、图纸、照片、音像资料等。2.档案管理：是指对档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全过程进行科学管理的活动。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责统筹协调和指导各部门的档案管理工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集公司在各个业务环节中形成的各类档案，保证档案的完整性，不得遗漏重要文件和资料。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密和敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的检索效率和利用价值，方便公司内部各部门及人员查询和使用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立公司档案管理领导小组，由公司总经理担任组长，各副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责审议公司档案管理工作的重大事项，制定档案管理工作的方针政策和发展规划，协调解决档案管理工作中出现的问题。（二）综合管理部门综合管理部门作为公司档案管理的归口部门，具体负责档案管理工作的组织实施和日常管理，其主要职责如下：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定档案管理工作的具体实施细则和操作流程。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、利用等日常管理工作，确保档案的安全和完整。3.建立和完善公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理工作的效率和水平。4.组织开展档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。5.定期对公司档案管理工作进行检查和评估，总结经验教训，及时发现和解决存在的问题，不断改进档案管理工作。6.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的沟通协调，办理档案管理工作中的有关事宜。（三）各部门各部门负责本部门业务范围内档案的收集、整理、初步审核和移交工作，并指定专人负责档案管理工作，其主要职责如下：1.按照公司档案管理制度的要求，负责收集、整理本部门在业务活动中形成的各类档案资料，确保档案的齐全、完整。2.对收集到的档案资料进行初步审核，剔除不符合归档要求的文件和资料，对符合要求的档案进行分类、编号和编目。3.在规定的时间内，将整理好的档案资料移交至公司综合管理部门统一保管，并办理交接手续。4.按照公司档案利用的规定，为本部门及其他部门提供档案查阅、借阅等服务，协助综合管理部门做好档案利用工作。5.负责本部门档案管理工作的日常监督和检查，发现问题及时整改，确保档案管理工作规范有序。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如公司章程、营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议、纪要及相关文件。3.公司各项业务活动中签订的合同、协议、意向书等法律文件。4.公司财务报表、审计报告、税务申报资料及其他财务文件。5.公司人力资源管理文件,包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等方面的资料。6.公司市场营销、客户关系管理文件，如市场调研报告、销售合同、客户档案等。7.公司技术研发、生产管理文件，如研发项目计划、技术方案、生产工艺文件、质量检验报告等。8.公司行政管理文件，如办公文件、会议通知、工作计划、工作总结等。9.公司对外宣传、公关活动文件，如宣传资料、新闻稿件、活动策划方案等。10.公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等相关文件。11.其他具有保存价值的文件、资料、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责及时收集本部门业务活动中产生的各类档案资料，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集责任人应按照档案形成的时间顺序和类别，对收集到的档案资料进行初步整理，确保档案资料的齐全、完整，无缺页、破损等情况。3.对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有法律效力的复印件，并注明原件存放处。4.各部门应定期将收集到的档案资料移交至公司综合管理部门，移交时间不得超过业务活动结束后的[X]个工作日。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、合理、清晰。3.对档案进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查找和利用。（四）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、财务管理类、人力资源管理类、市场营销类、企业文化类等若干类别。每个类别下再根据具体情况进行细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度+类别代码+流水号”的方式，例如：2023XM001，表示2023年度行政管理类第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等内容。同时，为便于电子检索，还应建立电子目录数据库。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，不得使用金属钉装订。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在档案整理完毕后，按照规定的时间和要求及时将档案移交至公司综合管理部门进行归档。2.归档的档案应符合整理要求，档案目录应与档案内容一致，档案编号应准确无误。3.综合管理部门在接收档案时，应对档案的完整性、准确性进行认真核对，对不符合要求的档案应退回原部门重新整理。（二）归档流程1.各部门档案管理人员填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、编号、日期等信息，并签字确认。2.将整理好的档案及《档案移交清单》一并移交至公司综合管理部门档案管理人员。3.综合管理部门档案管理人员对移交的档案进行核对验收，无误后在《档案移交清单》上签字确认，并将档案入库保管。（三）保管期限根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值，确定档案的保管期限，分为永久、定期[X]年、定期[X]年等。具体保管期限划分如下：1.永久保管：公司设立、变更、注销等过程中形成的重要文件，如公司章程、营业执照、税务登记证等。公司股东会、董事会、监事会等会议形成的决议、纪要等重要文件。公司签订的重大合同、协议等法律文件。公司财务决算报告、审计报告等重要财务文件。公司获得的具有重大历史意义和社会价值的荣誉证书、资质证书、专利证书等文件资料。其他需要永久保存的档案。2.定期保管：定期[X]年保管：公司一般性业务活动中形成的文件、资料，如年度工作计划、工作总结、一般性合同协议等。定期[X]年保管：公司日常行政管理文件、短期业务往来文件等，如办公文件、会议通知、短期合同等。（四）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.电子档案保管：建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性和完整性。同时，定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（五）档案保管人员职责1.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、有序，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。2.按照档案保管期限和分类要求，对档案进行科学存放，便于查找和利用。3.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、内容完整。4.对档案的借阅、归还等情况进行详细登记，做好档案利用记录。5.协助档案利用部门做好档案查阅、借阅等服务工作，提供必要的档案信息和帮助。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定，确保档案利用工作合法合规。2.服务公司原则：档案利用工作应围绕公司业务发展和管理需求，为公司各项工作提供有力支持和服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露给公司造成损失。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案，用于业务开展、决策参考、项目论证等。2.公司员工因个人权益维护、工作交接等需要查阅、借阅与其本人相关的档案。3.外部单位因工作需要，经公司批准后查阅、借阅公司相关档案，但必须严格遵守保密规定。（三）利用流程1.内部查阅：公司内部各部门人员如需查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。将《档案查阅申请表》提交至公司综合管理部门档案管理人员，档案管理人员根据申请表内容，在档案管理系统中查询档案信息，并确定档案存放位置。查阅人员在档案管理人员的陪同下，到档案库房查阅档案。查阅档案时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损，如需复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复制手续。查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，档案管理人员对档案进行检查，确认无误后，在《档案查阅申请表》上签字确认，并将申请表存档。2.内部借阅：公司内部各部门人员如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经部门负责人签字批准。将《档案借阅申请表》提交至公司综合管理部门档案管理人员，档案管理人员对申请表进行审核，审核通过后，办理档案借阅手续。借阅人员应在借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。档案管理人员将档案交借阅人员，并在《档案借阅登记簿》上登记借阅档案的名称、编号、借阅时间、借阅期限、归还时间等信息，由借阅人员签字确认。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应的赔偿责任。借阅人员归还档案时，档案管理人员应对档案进行检查，确认档案完好无损后，在《档案借阅登记簿》上注明归还时间，并将档案入库保管。3.外部查阅、借阅：外部单位因工作需要查阅、借阅公司档案，应提前向公司提交《档案查阅、借阅申请表》，注明查阅、借阅档案的名称、编号、查阅、借阅目的、查阅、借阅时间等信息，并加盖单位公章。公司综合管理部门对申请表进行审核，审核通过后，报公司分管领导批准。经公司分管领导批准后，外部单位查阅、借阅人员应在公司档案管理人员的陪同下查阅、借阅档案。查阅、借阅人员应严格遵守公司保密规定，不得擅自将档案带出公司，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如需复制档案，应经公司档案管理人员同意，并按照规定办理复制手续。在查阅、借阅过程中，档案管理人员应对查阅、借阅情况进行详细记录，查阅、借阅完毕后，查阅、借阅人员应在《档案查阅、借阅登记簿》上签字确认。（四）利用记录与统计1.档案管理人员应建立档案利用记录台账，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用部门、利用人员、利用档案名称、利用目的、利用方式等信息。2.定期对档案利用记录进行统计分析，掌握档案利用的规律和趋势，为档案管理工作的改进和优化提供依据。统计分析内容包括档案利用频率、利用部门分布、利用类型等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值、保管状况等因素，确保鉴定结果客观、准确。2.定期鉴定原则：定期对档案进行鉴定，及时发现和剔除失去保存价值的档案，优化档案库存结构。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司综合管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员及相关业务专家为成员。档案鉴定小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其是否具有保存价值。2.价值评估法：根据档案的重要