机关档案信息化制度

PAGE机关档案信息化制度一、总则（一）目的为适应机关档案管理工作的新形势，提高档案管理的效率和质量，充分发挥档案的作用，特制定本机关档案信息化制度。本制度旨在规范机关档案信息化建设的各项工作，确保档案信息的安全、完整、有效，实现档案资源的科学管理和便捷利用。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在档案形成、收集、整理、存储、检索、利用、安全保密等信息化管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案信息的真实性，如实反映机关各项工作活动的实际情况。2.完整性原则：保证档案信息的全面性，涵盖机关工作的各个方面，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。4.便捷性原则：优化档案信息化管理流程，提高档案检索和利用的效率，方便机关工作人员和社会公众查询使用。5.规范性原则：遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，规范档案信息化管理工作。二、档案信息化管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善机关档案信息化管理制度、流程和标准。2.统筹规划机关档案信息化建设工作，组织实施档案信息化系统的建设、升级和维护。3.负责档案数据的收集、整理、录入、存储和备份等工作，确保档案数据的质量和安全。4.建立健全档案信息检索体系，提供高效便捷的档案查询服务。5.对机关各部门的档案信息化工作进行指导、监督和检查，组织开展档案信息化业务培训。（二）机关各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.按照档案信息化管理要求，及时将本部门形成的档案信息录入档案管理系统，并保证录入信息的真实性和完整性。3.配合档案管理部门做好档案信息化建设相关工作，积极参与档案信息的检索、利用等工作。4.负责本部门档案信息的安全保密工作，落实档案信息安全管理措施。（三）信息技术部门职责1.为档案信息化建设提供技术支持和保障，确保档案信息化系统的稳定运行。2.协助档案管理部门进行档案信息化系统的开发、升级和维护，优化系统功能，提高系统性能。3.负责档案信息化系统的网络安全防护工作，制定并实施网络安全策略，防止网络攻击和数据泄露。4.配合档案管理部门做好档案数据的备份和恢复工作，确保数据的安全性和可恢复性。三、档案信息化建设（一）系统建设规划1.根据机关档案管理的实际需求和发展趋势，制定档案信息化系统建设规划。规划应明确系统建设的目标、任务、步骤、技术选型、资金预算等内容。2.系统建设规划要充分考虑与机关现有办公自动化系统、业务系统等的衔接和整合，实现信息资源的共享和业务流程的协同。3.在系统建设规划过程中，要广泛征求机关各部门的意见和建议，确保规划的科学性和可行性。（二）系统选型与采购1.按照档案信息化系统建设规划，组织开展系统选型工作。选型应综合考虑系统的功能、性能、安全性、稳定性、易用性、扩展性等因素。2.对拟采购的档案信息化系统进行详细的技术评估和商务谈判，选择具有良好信誉和技术实力的供应商提供的产品和服务。3.在签订采购合同前，要对合同条款进行严格审核，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。（三）系统实施与部署1.成立由档案管理部门、信息技术部门和相关业务部门组成的系统实施项目组，负责档案信息化系统的实施工作。2.制定系统实施计划，明确实施步骤、时间节点、责任人等内容。实施计划要充分考虑系统上线对机关正常工作的影响，合理安排实施进度。3.在系统实施过程中，要做好数据迁移、系统配置、用户培训、系统测试等工作，确保系统按时、顺利上线运行。4.系统上线后，要进行为期一段时间的试运行，及时发现和解决系统运行过程中出现的问题，确保系统稳定运行。四、档案数据管理（一）数据收集与整理1.机关各部门要按照档案管理的要求，及时将本部门形成的各类档案资料收集齐全，并进行初步整理。2.档案管理部门负责对收集到的档案资料进行进一步的整理和分类，确定档案的保管期限、密级等。3.在档案整理过程中，要遵循档案管理的基本原则和方法，确保档案的系统性和规范性。（二）数据录入与审核1.将整理好的档案资料按照档案信息化系统的要求进行数据录入。录入人员要认真核对档案信息，确保录入数据的准确性和完整性。2.档案管理部门要对录入的数据进行审核，审核内容包括数据的准确性、完整性、规范性等。审核通过的数据方可正式存储到档案信息化系统中。3.建立数据录入和审核的记录制度，对数据录入和审核的过程、结果等进行详细记录，以备查询和追溯。（三）数据存储与备份1.档案信息化系统应具备完善的数据存储功能，能够安全、可靠地存储档案数据。数据存储要采用多种存储介质和存储方式，确保数据的安全性和可恢复性。2.制定数据备份策略，定期对档案数据进行备份。备份数据要存储在与生产数据不同的物理位置，并进行异地存储。3.建立数据备份检查和恢复演练制度，定期检查备份数据的完整性和可用性，定期进行恢复演练，确保在数据出现问题时能够及时恢复。（四）数据安全管理1.建立健全档案数据安全管理制度，明确数据安全管理的责任和措施。2.对档案数据进行分级分类管理，根据数据的敏感程度和重要性，采取不同的安全防护措施。3.加强对档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止外部非法入侵和数据泄露。4.严格控制档案数据的访问权限，根据用户的工作职责和业务需求，授予相应的访问权限，确保数据的安全性。5.定期对档案数据进行安全检查和风险评估，及时发现和解决数据安全隐患。五、档案信息检索与利用（一）检索体系建设1.建立完善的档案信息检索体系，包括目录检索、全文检索、主题检索等多种检索方式。2.对档案信息进行分类标引和主题标引，提高检索的准确性和效率。3.定期更新档案信息检索数据库，确保检索数据的及时性和完整性。（二）利用服务1.为机关工作人员提供便捷的档案信息检索和利用服务，满足其工作中的档案查询需求。2.建立档案借阅制度，明确借阅流程、借阅期限、归还要求等内容。借阅档案要严格履行审批手续，确保档案的安全。3.根据机关工作和社会公众的需要，提供档案信息的公开和共享服务。公开和共享档案信息要严格按照国家有关法律法规和保密规定进行审核和处理。4.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为机关决策、工作参考、历史研究等提供支持。（三）利用效果反馈1.建立档案利用效果反馈机制，请利用档案的机关工作人员对档案利用的效果进行评价和反馈。2.根据利用效果反馈情况，及时调整档案信息化管理工作，优化档案信息检索和利用服务，提高档案的利用价值。六、档案信息化培训与考核（一）培训计划1.制定档案信息化培训计划，明确培训的目标、内容、对象时间、方式等。2.培训内容应包括档案信息化基础知识、档案管理系统操作技能、数据安全保密知识等。3.根据不同岗位和人员的需求，有针对性地开展培训，确保培训效果。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展档案信息化培训工作。培训方式可采用集中培训、在线培训、现场指导等多种形式。2.邀请档案信息化领域的专家和技术人员进行授课，提高培训的专业性和权威性。3.在培训过程中，要注重实践操作，让学员通过实际操作掌握档案信息化管理的技能和方法。（三）考核评估1.建立档案信息化培训考核评估制度，对参加培训的人员进行考核评估。考核方式可采用考试、实际操作、撰写心得体会等多种形式。2.考核评估结果要作为机关工作人员绩效考核、职称评定等的重要依据。3.对考核评估不合格的人员，要进行补考或再次培训，确保其掌握档案信息化管理的基本技能和知识。七、档案信息化监督与检查（一）监督检查机制1.建立档案信息化监督检查机制，定期对机关各部门的档案信息化工作进行监督检查。2.监督检查内容包括档案信息化制度执行情况工作流程、数据质量、系统安全等方面。3.制定监督检查标准和指标体系，确保监督检查工作的科学性和规范性。（二）问题整改1.对监督检查中发现的问题，要及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门要针对问题制定整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标。3.在整改期限内，档案管理部门要对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底整改。（三）结果应用1.将档案信息化监督检查结果纳入机关绩效考核体系，作为评价部门