财务档案管理制度考核

PAGE财务档案管理制度考核一、总则（一）目的为加强公司财务档案管理，确保财务档案的完整性、准确性和安全性，提高财务档案的利用效率，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位的财务档案管理工作考核。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保财务档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：财务档案应真实反映公司财务活动情况，不得伪造、篡改，确保档案资料的完整性。3.安全保密原则：采取有效措施保障财务档案的安全，防止档案信息泄露，确保档案信息的保密性。4.便于利用原则：优化财务档案管理流程，提高档案整理、存储和检索效率，便于公司内部各部门及外部相关单位查阅利用。二、财务档案管理职责考核（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司财务档案管理制度，明确财务档案管理流程和标准。2.组织财务档案的收集、整理、归档、保管和销毁工作，确保档案资料的及时、准确和完整。3.建立财务档案目录索引和电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。4.定期对财务档案进行检查和盘点，确保档案的安全保管。5.配合公司内部审计、外部审计及其他相关部门的档案查阅工作。考核要点：是否按照制度要求及时制定和更新财务档案管理制度。档案收集、整理、归档工作是否及时、准确，有无积压、遗漏情况。档案目录索引和电子档案数据库是否完整、准确，检索功能是否正常。定期检查和盘点工作是否落实，有无档案丢失、损坏等情况。配合档案查阅工作是否及时、高效，有无推诿现象。（二）财务部门职责1.负责本部门财务档案的整理和初步审核，确保档案资料符合归档要求。2.按照规定的时间和要求向档案管理部门移交财务档案，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展财务档案的数字化工作，提供必要的财务数据和信息。4.对涉及财务档案的利用需求进行审核，确保档案利用符合公司规定。考核要点：财务档案整理工作是否规范，有无资料缺失、不完整等情况。是否按时、完整地向档案管理部门移交财务档案，交接手续是否齐全。协助数字化工作是否积极主动，提供的数据信息是否准确。对档案利用审核工作是否认真负责，有无违规审批情况。（三）其他部门职责1.各部门应妥善保管本部门产生的与财务相关的文件资料，并按照公司规定定期移交档案管理部门。2.在涉及财务档案查阅、借阅等工作时，应积极配合档案管理部门和财务部门的工作要求。考核要点：是否按时、准确地移交与财务相关的文件资料。配合档案查阅、借阅工作是否积极主动，有无故意拖延、拒绝配合等情况。三、财务档案收集与整理考核（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等各类账簿。3.财务报告：月度、季度、年度财务报表及附注等。4.税务资料：纳税申报表、税务审计报告等。5.合同协议：涉及财务收支的各类合同协议。6.银行对账单及余额调节表。7.财务审批文件：包括各类费用报销审批单、资金支付审批单等。8.其他与财务相关的文件资料。考核要点：是否涵盖所有应收集的财务档案范围，有无遗漏重要资料。对新产生的财务资料收集是否及时，有无滞后现象。（二）整理要求1.分类清晰：按照档案类别进行分类整理，如会计凭证类、账簿类、报告类等。2.编号规范：对每类档案进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.装订整齐：会计凭证应按照规定进行装订，装订牢固、整齐，封面填写清晰。4.资料完整：每份档案内的资料应齐全，无缺失页、损坏页等情况。5.标识明确：在档案封面和侧面标注档案名称、年度、月份、保管期限等信息。考核要点：档案分类是否准确，编号是否规范且连续。装订质量是否符合要求，有无装订不牢固、页面不整齐等问题。资料完整性检查是否认真，有无遗漏重要附件情况。标识信息是否清晰、准确，便于识别和查找。四、财务档案归档与保管考核（一）归档流程1.财务部门整理好的档案应定期移交档案管理部门，档案管理部门进行核对和签收。2.档案管理部门按照规定的分类和编号要求对接收的档案进行再次整理和归档，确保档案存放有序。考核要点：移交手续是否齐全，交接记录是否完整。档案归档工作是否及时、有序，有无积压未归档情况。（二）保管期限1.严格按照《会计档案管理办法》规定的保管期限对财务档案进行分类保管。2.定期对到期档案进行鉴定，根据鉴定结果确定是否销毁或继续保管。考核要点：是否准确区分各类档案的保管期限，有无错误分类情况。到期档案鉴定工作是否及时、准确，鉴定程序是否合规。（三）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合规定要求。2.配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备，确保档案安全。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和维护，防止数据丢失。考核要点：档案库房环境是否符合要求，有无温湿度异常、卫生状况差等情况。安全设施设备是否齐全、有效，是否定期进行检查和维护。电子档案备份工作是否落实，备份数据是否完整、可恢复。五、财务档案查阅与借阅考核（一）查阅流程1.内部查阅：公司内部各部门因工作需要查阅财务档案时，应填写《财务档案查阅申请表》，经本部门负责人审批后，提交档案管理部门。档案管理部门根据审批意见安排查阅，并做好查阅记录。2.外部查阅：外部单位查阅公司财务档案时，需持单位介绍信或相关证明文件，经公司分管领导审批后，档案管理部门方可提供查阅服务。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行详细记录。考核要点：查阅申请表填写是否完整、规范，审批流程是否合规。内部查阅安排是否及时、合理，查阅记录是否详细。外部查阅审批是否严格，陪同人员是否尽责，记录是否完整。（二）借阅流程1.内部借阅：公司内部人员因特殊原因需要借阅财务档案时，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经本部门负责人及财务部门负责人审批后，提交档案管理部门。档案管理部门审核无误后，办理借阅手续，并在借阅期限届满时及时收回档案。2.外部借阅：原则上不允许外部单位借阅公司财务档案。如因特殊情况确需借阅的，需经公司总经理审批，并按照规定签订保密协议。借阅期限不得超过规定时间，档案管理部门应跟踪借阅情况，确保按时收回档案。考核要点：借阅申请表内容是否详实，审批环节是否严格把关。内部借阅期限管理是否规范，有无逾期未还情况。外部借阅审批是否谨慎，保密协议签订及执行情况是否良好。（三）查阅借阅记录1.档案管理部门应建立完善的财务档案查阅借阅登记簿，详细记录查阅借阅时间、查阅借阅人、档案名称、查阅借阅用途、归还时间等信息。2.查阅借阅记录应妥善保管，保存期限与财务档案保管期限一致。考核要点：查阅借阅登记簿记录是否完整、准确，信息更新是否及时。查阅借阅记录保管是否妥善，有无丢失、损坏等情况。六、财务档案销毁考核（一）销毁条件1.已超过保管期限且确无保存价值的财务档案。2.经鉴定小组鉴定同意销毁的财务档案。（二）销毁程序1.档案管理部门提出销毁申请，填写《财务档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、年度、数量、保管期限等信息，并附上鉴定小组的鉴定意见。2.经财务部门负责人、档案管理部门负责人及公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程合规、彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应包括销毁档案的名称、年度、数量、销毁时间、销毁地点、监销人员等信息，销毁清册应永久保存。考核要点：销毁申请是否符合条件，鉴定意见是否明确。审批流程是否完整、合规，有无越权审批情况。销毁过程监销是否到位，销毁清册记录是否准确、完整。七、考核结果应用（一）与绩效挂钩1.将财务档案管理工作考核结果纳入相关部门和人员的绩效考核体系，作为绩效奖金发放、晋升评优等的重要依据。2.对于在财务档案管理工作中表现优秀的部门和个人，给予适当的奖励；对于考核结果不达标的部门和个人，进行相应的绩效扣分或其他处罚。（二）持续改进1.根据考核结果，及时总