学校收费档案管理制度

PAGE学校收费档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校收费管理，规范收费行为，确保收费工作的公开、透明、有序，维护学校和师生的合法权益，特制定本学校收费档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校各项收费工作，包括学费、住宿费、教材费、考试费、培训费等各类收费项目。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和教育收费政策，确保收费行为合法合规。2.公开透明原则：收费项目、标准、依据等信息应向师生和社会公开，接受监督。3.规范管理原则：建立健全收费档案管理流程，确保档案资料真实、完整、准确。4.责任追究原则：对违反收费规定的行为，依法依规追究相关责任人的责任。二、收费档案管理职责分工（一）财务部门1.负责收费档案的总体管理和监督，制定收费档案管理制度和流程。2.审核收费项目、标准、依据等文件，确保收费合法合规。3.负责收费票据的领购、保管、发放和核销工作。4.定期对收费档案进行整理、归档和保管，确保档案资料的安全。（二）各收费部门1.负责本部门收费项目的申报、审核和备案工作。2.按照规定的收费标准和流程进行收费操作，及时将收费信息反馈给财务部门。3.协助财务部门做好收费票据的使用和管理工作。4.负责本部门收费档案资料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交财务部门。（三）档案管理部门1.负责收费档案的集中保管，按照档案管理要求进行分类、编号、装订等工作。2.建立收费档案查阅、借阅制度，为相关部门和人员提供档案查阅服务。3.定期对收费档案进行检查和维护，确保档案资料的完整性和可读性。三、收费档案的建立（一）收费项目档案1.收费项目申报文件：包括上级主管部门批准的收费项目文件、学校收费管理办法等。2.收费标准文件：明确各项收费的具体标准，如学费标准、住宿费标准等，如有调整需附上相关调整文件。3.收费依据文件：说明收费项目的设立依据，如成本核算报告、物价部门批复等。（二）收费标准档案1.收费标准制定过程记录：包括调研数据、成本分析报告、专家论证意见等，用于证明收费标准的合理性。2.收费标准调整记录：详细记录收费标准调整的时间、原因、调整幅度等信息。（三）收费票据档案1.收费票据领购记录：记录收费票据的种类、数量、领购时间、领购人等信息。2.收费票据使用记录：包括票据号码、开具日期、收费项目、收费金额、交款人等详细信息。3.收费票据核销记录：记录票据的作废、退回、上缴等情况，确保票据使用的准确性和完整性。（四）收费收入档案1.收费收入台账：详细记录每个收费项目的收入情况，包括收费时间、收费金额、缴费人数等信息。2.收费收入报表：定期编制收费收入报表，反映学校收费收入的总体情况和结构分布。3.收费收入分析报告：对收费收入的变化趋势、影响因素等进行分析，为学校收费决策提供参考依据。（五）收费减免档案1.收费减免申请文件：学生或其他相关人员提交的收费减免申请材料，包括申请书、证明材料等。2.收费减免审批文件：学校对收费减免申请的审批意见和结果，明确减免的项目、金额和原因。3.收费减免统计报表：定期统计收费减免情况，包括减免人数、减免金额等信息。四、收费档案的整理与归档（一）整理要求1.及时性：各收费部门应在收费工作结束后及时将相关档案资料移交财务部门，财务部门应在收到资料后及时进行整理。2.完整性：确保档案资料齐全，包括收费项目申报文件、收费标准文件、收费票据存根、收费收入记录、收费减免申请及审批文件等。准确性：对档案资料中的各项信息进行认真核对，确保准确无误。规范性：按照档案管理的规范要求，对档案资料进行分类、编号、装订等处理。（二）归档流程1.分类：根据收费档案的类别，如收费项目档案、收费标准档案、收费票据档案等，进行分类整理。2.编号：为每一份档案资料编制唯一的编号，便于查询和管理。3.装订：将相关档案资料按照编号顺序进行装订，确保资料的整齐和牢固。4.装盒：将装订好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。5.上架：将档案盒存放在档案架上，按照类别和时间顺序进行排列，便于查找和使用。五、收费档案查阅与借阅（一）查阅权限1.学校内部人员：因工作需要，学校财务人员、收费部门工作人员、审计人员等可查阅收费档案。查阅时应填写《收费档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人：因审计、检查等工作需要，外部单位或个人查阅收费档案时，应出具单位介绍信或相关证明文件，并填写《收费档案查阅申请表》，经学校分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）借阅规定1.借阅范围：原则上不允许借阅收费档案，如有特殊情况需要借阅，应经学校主要领导批准。2.借阅期限：借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅手续：借阅人应填写《收费档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经批准后到档案管理部门办理借阅手续。借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、涂改、损坏或丢失。4.归还要求：借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料，归还时应确保档案资料的完整性和准确性。档案管理部门应对归还的档案资料进行检查，如发现问题应及时通知借阅人处理。六、收费档案的保管与保密（一）保管期限1.收费项目档案、收费标准档案、收费减免档案等永久性保存。2.收费票据档案、收费收入档案等保存期限为[X]年。（二）保管要求1.档案管理部门应配备专门的档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备等，确保档案资料的安全。2.定期对收费档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，确保档案资料的完整性和可读性。3.对超过保管期限的收费档案，应按照档案销毁程序进行销毁，严禁随意丢弃或泄露。（三）保密措施1.收费档案涉及学校和师生的敏感信息，档案管理部门应严格遵守保密制度，确保档案资料不被泄露。2.档案管理人员应严格履行保密职责，不得擅自将档案资料提供给无关人员查阅或使用。3.在档案查阅和借阅过程中，应采取必要的保密措施，如限制查阅范围、要求查阅人员签署保密协议等。七、收费档案的信息化管理（一）建立收费档案管理系统1.利用信息技术手段，建立收费档案管理系统，实现收费档案的电子化管理。2.收费档案管理系统应具备档案录入、查询、统计、报表生成、借阅管理等功能，提高档案管理的效率和准确性。（二）数据录入与维护1.财务部门和各收费部门应按照规定的格式和要求，及时将收费档案资料录入收费档案管理系统。2.定期对收费档案管理系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（三）数据安全与备份1.加强收费档案管理系统的数据安全防护，设置用户权限，防止数据被非法访问和篡改。2.定期对收费档案管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。八、收费档案的监督与检查（一）内部监督1.学校财务部门应定期对收费档案管理情况进行自查，检查档案资料的完整性、准确性和规范性，发现问题及时整改。2.学校审计部门应定期对收费档案进行审计，检查收费行为的合法性、合规性，以及收费档案管理的有效