市档案馆内部管理制度

PAGE市档案馆内部管理制度一、总则（一）目的为加强市档案馆的规范化管理，提高档案管理工作的质量和效率，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和档案行业标准，结合本馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市档案馆全体工作人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法开展档案管理工作。2.科学规范原则：运用科学的管理方法和技术手段，实现档案管理的规范化、标准化。3.安全保密原则：确保档案的安全，严格保密制度，防止档案信息泄露。4.服务利用原则：充分发挥档案的作用，为社会各界提供优质、高效的档案利用服务。二、档案收集制度（一）收集范围1.反映本市政治、经济、文化、社会等各方面活动的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.本市各机关、团体、企事业单位形成的各类档案。3.与本市有关的历史档案、名人档案、特色档案等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料整理归档，定期向档案馆移交。2.对重要活动、重大事件形成的档案，应实行同步收集，确保档案的完整性。3.收集的档案应齐全完整、真实准确，符合档案整理的规范要求。（三）收集程序1.制定收集计划，明确收集的范围、时间、方式等。2.开展档案收集工作，通过接收、征集、购买等方式获取档案。3.对收集到的档案进行初步整理和登记，建立档案收集台账。三、档案整理制度（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，一般分为文书档案、科技档案、专门档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，便于管理和查找。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理人员应熟悉档案整理的规范和方法，确保整理质量。2.整理过程中应认真核对档案材料，发现问题及时处理。3.整理后的档案应符合档案管理的要求，便于长期保存和利用。四、档案保管制度（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。（二）档案存放1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）保管期限根据档案的价值和历史意义，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期、短期三种。（四）定期检查1.定期对档案进行检查，查看档案的保管状况，发现问题及时处理。2.每年至少进行一次全面的档案清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。（五）安全管理1.加强档案库房的安全管理，严格控制库房人员出入，确保档案安全。2.制定安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。五、档案利用制度（一）利用范围1.为党政机关、企事业单位、社会组织等提供档案查阅服务。2.为社会公众提供档案信息咨询服务。3.开展档案展览、编研等活动，发挥档案的教育和宣传作用。（二）利用程序1.用户提出利用申请，填写利用登记表，注明利用目的、范围等。2.档案馆对利用申请进行审核，符合条件的予以批准。3.用户按照规定的时间和地点进行档案查阅，查阅过程中应遵守档案利用的相关规定。4.利用结束后，用户应及时归还档案，档案馆对档案进行检查验收。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，未经授权不得查阅和利用。2.重要档案的利用应按照规定的审批程序进行，严格控制利用范围。（四）服务质量1.档案馆工作人员应热情接待利用者，提供优质、高效的服务。2.及时解答利用者的咨询，帮助利用者查找所需档案。3.对利用者提出的意见和建议，应认真听取并及时改进。六、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由馆领导、业务骨干等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准根据档案的价值和保管期限，按照国家有关规定和档案行业标准进行鉴定。（三）鉴定程序1.定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案进行登记造册，报经主管领导批准后予以销毁。（四）销毁处理1.销毁档案应采用安全可靠的方式，确保档案信息彻底销毁。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称和数量等。3.销毁记录应长期保存，以备查考。七、档案统计制度（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案鉴定、销毁等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案数据进行记录和汇总。2.运用计算机软件等技术手段，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计报表1.按照规定的时间和格式，向上级主管部门报送档案统计报表。2.统计报表应数据准确、内容完整，如实反映档案管理工作的实际情况。八、档案信息化管理制度（一）信息化建设规划制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。（二）系统建设与管理1.建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理、在线查阅、远程利用等功能。2.加强系统的安全管理，采取防火墙、加密技术、数据备份等措施，确保系统安全稳定运行。3.定期对系统进行维护和升级，优化系统功能，提高系统的性能和效率。（三）数据管理与维护1.对档案数据进行分类、整理、录入，确保数据的准确性和完整性。2.建立数据备份制度，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。3.加强对数据的安全管理，严格控制数据的访问权限，防止数据泄露。（四）人员培训1.定期组织档案工作人员参加信息化培训，提高其信息化技能和业务水平。2.培训内容包括档案管理信息系统的操作使用、数据安全保密等方面。九、档案工作人员岗位职责（一）馆长岗位职责1.全面负责市档案馆的管理工作，制定工作计划和规章制度，组织实施并监督检查。2.负责档案业务建设，指导档案收集、整理、保管、利用等工作，提高档案管理水平。3.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化进程。4.负责与上级主管部门、其他单位的沟通协调，争取支持和合作。5.负责馆内人员的管理和考核，组织开展业务培训和学习交流活动。（二）档案业务人员岗位职责1.负责档案的收集、整理、鉴定、编目等工作，确保档案整理质量。2.做好档案的保管工作，维护档案的安全和完整，定期对档案进行检查和清点。3.负责档案的利用服务工作，热情接待利用者，提供准确、快捷的档案查阅服务。4.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。5.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为社会提供档案信息服务。（三）档案保管人员岗位职责1.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，确保档案安全。2.严格执行档案库房管理制度，控制库房人员出入，做好档案的存放和保管工作。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。4.负责档案库房设施设备的维护和管理，确保设施设备正常运行。（四）档案信息化技术人员岗位职责1.负责档案管理信息系统的建设、维护和升