编办档案类别管理制度

PAGE编办档案类别管理制度一、总则（一）目的为加强编办档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于编办在工作中形成的各类档案，包括但不限于机构编制文件、人员编制资料、审批档案、业务往来文件等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：编办档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.分类管理原则：根据档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管。4.方便利用原则：以服务编办工作为宗旨，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为各项工作提供及时、有效的档案支持。二、档案类别划分（一）机构编制类档案1.机构设置与调整档案：包括机构设立、撤销、合并、更名等相关文件、批复、会议纪要等。2.编制核定与调整档案：涉及行政编制、事业编制等各类编制的核定依据、调整方案及相关审批文件。3.职能配置档案：记录各部门职能配置的文件、规定、调整记录等。（二）人员编制类档案1.人员编制审批档案：包含人员录用、调动、晋升等涉及编制使用的审批材料。2.人员信息档案：个人基本信息、编制情况、工作经历等相关资料。（三）业务审批类档案1.机构编制事项审批档案：各类机构编制事项的申请材料、审核意见、批准文件等。2.事业单位登记管理档案：事业单位设立、变更、注销登记的相关文件、证书等。（四）综合管理类档案1.工作计划与总结档案：年度工作计划、工作总结、专项工作汇报等。2.会议档案：编办组织召开的各类会议的通知、议程、纪要、决议等。3.公文档案：上级文件、编办发文、平行文等各类公文的收发、传阅、归档记录。4.统计报表档案：机构编制统计报表、相关数据统计分析报告等。（五）其他类档案1.声像档案：编办工作中形成的照片、录音、录像等资料。2.实物档案：具有保存价值的证书、奖牌、印章等实物。三、档案收集（一）收集范围各部门应按照本制度规定的档案类别，及时将工作中形成的具有保存价值的文件、资料、数据等收集齐全，移交档案管理部门。（二）收集要求1.各部门指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和可利用性。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案应及时收集，每月定期移交档案管理部门。2.重大活动、专项工作结束后，相关部门应在活动或工作结束后[X]个工作日内将档案收集整理完毕并移交。四、档案整理（一）整理原则遵循档案形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.机构编制类档案：按照机构设置、编制核定、职能配置等类别，以时间顺序进行排列，编制目录。2.人员编制类档案：以个人为单位，按照人员编制审批、个人信息等类别进行整理，建立个人档案卷宗。3.业务审批类档案：根据审批事项的类别，按照申请、审核、批准等流程进行整理，确保档案资料的连贯性。4.综合管理类档案：分别按照工作计划与总结、会议、公文、统计报表等类别进行整理，分类存放。5.其他类档案：声像档案应注明拍摄时间、地点、内容等信息；实物档案应进行详细登记，并妥善保管。（三）编号与编目1.对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.声像档案、实物档案应根据其特点进行妥善保管。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案：具有重要历史价值、法律依据和长期利用价值的档案。3.长期保管的档案：保管期限为[X]年的档案，主要是在一定时期内具有查考利用价值的档案。4.短期保管的档案：保管期限为[X]年的档案，主要是在较短时间内需要查考利用的档案。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。3.清查结果应形成报告，上报编办领导。六、档案鉴定（一）鉴定原则依据国家有关档案鉴定的规定，结合编办工作实际，对档案的保存价值进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，判断其保存价值。2.综合分析：考虑档案的形成背景、内容性质、利用频率等因素，综合确定保管期限。（四）鉴定程序1.档案管理部门提出初步鉴定意见，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对档案进行逐一鉴定，提出鉴定结论。3.对鉴定结果进行公示，征求各部门意见。4.根据公示结果，确定最终的保管期限和处置意见。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.档案利用情况统计：如查阅人次、查阅文件数量等。3.档案保管状况统计：如库房温湿度、设备运行情况等。（二）统计方法建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行收集、整理和分析。（三）统计报表每月、每季度、每年编制档案统计报表，向上级主管部门和编办领导报送。八、档案利用（一）利用范围1.编办内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级部门、其他相关单位因工作需要查阅编办档案。3.因法律法规规定或其他特殊情况需要查阅编办档案的单位或个人。（二）利用手续1.编办内部工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.上级部门、其他相关单位查阅档案，需出具单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经编办领导批准后，由档案管理部门提供查阅服务。3.因法律法规规定或其他特殊情况查阅档案的单位或个人，需提供相关证明材料，经编办领导批准后，按照规定程序查阅。（三）利用方式1.档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.档案管理人员应对档案利用情况进行登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。九、档案保密（一）保密制度1.建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员和利用人员的保密教育。2.对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。（二）保密措施1.档案库房应设置保密区域，对涉密档案进行单独存放。2.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。3.利用涉密档案时，应采取必要的保密措施，确保档案信息安全。十、档案移交与销毁（一）档案移交1.编办因机构改革、职能调整等原因，需要将档案移交给其他单位的，应按照规定办理档案移交手续。2.档案移交应编制档案移交清单，双方签字确认。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组鉴定后，按照