办园特色档案管理制度

PAGE办园特色档案管理制度一、总则（一）目的为了加强我园特色档案的管理，确保特色档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥特色档案在幼儿园教育教学、管理及发展中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我园在办园特色建设过程中形成的各类档案，包括但不限于特色课程资料、特色活动记录、幼儿特色发展成果、师资特色培训资料等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园办园特色的建设过程和实际情况。2.完整性原则：涵盖办园特色相关的各个方面，确保档案资料全面、系统。3.规范性原则：档案的形成、整理、保管和利用应遵循统一的规范和标准。4.保密性原则：对于涉及幼儿园机密或不宜公开的特色档案信息，应严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理领导小组成立以园长为组长，副园长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责全面领导和监督办园特色档案管理工作，制定档案管理工作方针和政策，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责收集、整理、分类、编目办园特色档案资料，确保档案资料的及时、完整。2.档案保管：妥善保管档案，做好档案的存储、安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。3.档案利用：按照规定为幼儿园各部门和相关人员提供档案查阅、借阅服务，做好利用登记工作。4.档案统计：定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，向上级主管部门报送档案统计报表。5.档案鉴定与销毁：按照规定对已到保管期限且无保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后实施销毁，并做好销毁记录。（三）各部门职责1.负责本部门特色档案资料的形成、积累和整理工作，定期向档案管理人员移交。2.配合档案管理人员做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案收集与整理（一）收集范围1.特色课程档案：包括课程方案、教案、教学资源、教学评价等。2.特色活动档案：活动策划方案、活动照片、视频、活动总结等。3.幼儿特色发展档案：幼儿个人成长记录、特色作品、发展评估报告等。4.师资特色培训档案：培训计划、培训教材、培训记录、教师培训成果等。5.与办园特色相关的其他档案：如特色教育研究成果、对外交流合作资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责本部门特色档案资料的收集工作，确保档案资料的及时形成和积累。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，具有保存价值。3.对于电子档案，应确保其格式规范、内容清晰，并做好备份工作。（三）整理方法1.分类：按照办园特色档案的类别进行分类，如特色课程类、特色活动类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查找。3.编目：对每一份档案进行编目，包括档案名称、编号、日期、来源等信息。4.装订：将纸质档案按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。四、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定不同档案的保管期限，分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。（三）保管要求1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性。3.做好档案库房的清洁卫生和安全防护工作，防止档案受到损坏或丢失。五、档案利用（一）利用范围1.幼儿园内部各部门为教育教学、管理等工作需要查阅档案。2.上级主管部门、教育科研机构等因工作需要查阅档案。3.其他相关单位或个人因合法事由查阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料供其查阅，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、相关部门负责人和专业人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经档案管理领导小组批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底，并在销毁清册上签字确认。4.销毁记录应长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立办园特色档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案资料录入信息化管理系统，确保数据的准确、完整。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对信息化管理系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。八、监督与考核（一）监督检查档案管理领导小组定期对办园特色档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。（二）考核评价将档案管理工作纳入各部门和档案管理人