扶贫资助档案管理制度

PAGE扶贫资助档案管理制度一、总则（一）目的为加强扶贫资助档案管理，确保扶贫资助工作的规范、有序开展，保障资助信息的真实、完整和安全，提高扶贫资助工作的质量和效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织开展的各类扶贫资助项目档案的管理，包括但不限于资助对象的申请、审核、审批、资金发放、跟踪反馈等环节形成的各类文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映扶贫资助工作的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集、整理扶贫资助工作过程中产生的各类文件、资料，确保档案资料的完整性。3.规范性原则：档案管理工作应严格按照相关法律法规、行业标准和本制度规定的程序、方法进行，保证档案的规范性。4.保密性原则：对涉及资助对象个人隐私和敏感信息的档案资料，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善扶贫资助档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门做好扶贫资助档案的收集、整理、归档工作。3.集中保管扶贫资助项目的各类档案资料，建立档案目录和索引，方便查询和利用。4.定期对档案进行检查、鉴定和统计，确保档案的安全和完整。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务。（二）业务部门职责1.负责本部门扶贫资助工作相关档案资料的收集、整理和初步审核。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料及时、准确地移交档案管理部门。3.在档案管理部门的指导下，做好档案的日常维护和保管工作。（三）资助对象职责1.如实提供个人信息和相关证明材料，配合扶贫资助工作的开展。2.妥善保管与扶贫资助相关的各类文件、资料，如有遗失应及时告知相关部门。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.资助对象的申请表、承诺书、身份证明、家庭经济状况证明等相关材料。2.资助项目的申请报告、审批文件、资金预算及使用计划等。3.资助对象的审核评估记录，包括实地走访、调查核实等相关材料。4.资金发放凭证、银行对账单、收据等财务资料。5.资助对象的跟踪反馈记录，如学习情况、就业情况、家庭变化等。6.其他与扶贫资助工作相关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各业务部门应按照档案收集范围，及时、全面地收集本部门扶贫资助工作中产生的各类文件、资料，并进行分类整理。2.收集的档案资料应真实、完整、清晰，签字盖章齐全，符合档案管理的要求。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储，同时注明文件的形成时间、来源和保管期限。（三）整理方法1.按照扶贫资助项目的类别和时间顺序，对收集到的档案资料进行分类。2.每一类档案资料应按照文件形成的先后顺序进行排列，同一文件有多份的，应按照重要程度和时间顺序依次排列。3.对每份档案资料进行编号，并编制目录清单，注明文件名称、编号、日期、来源等信息。4.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，确保档案的可读性。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各业务部门应在每年[具体时间]前，将上一年度扶贫资助工作形成的档案资料整理完毕，并移交档案管理部门归档。2.档案管理部门应对移交的档案资料进行认真核对，确保档案资料的完整性和准确性。对于不符合要求的档案资料，应退回业务部门重新整理。3.归档的档案资料应编制档案盒封面，注明档案名称、年度、保管期限等信息，并在档案盒内放置档案目录清单。（二）保管期限扶贫资助档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案包括：资助对象的重要证明材料、资金发放的重要凭证、涉及重大事项的审批文件等。2.长期保管的档案包括：资助对象的申请表及相关审核材料、跟踪反馈记录等，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案包括：一般性的通知、报表等，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，不同保管期限的档案应分开存放，并建立档案索引，方便查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对于破损或变质的档案，应及时进行修复或复制。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅扶贫资助档案的，须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案资料，并安排专人负责查阅服务，确保查阅过程的规范有序。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅扶贫资助档案的，须填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门应根据借阅申请，对借阅人员的身份和借阅条件进行审核，确保借阅档案的安全性。3.借阅人员应出具本人有效身份证件，并按照规定的借阅期限及时归还档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅的档案资料妥善保管，不得转借他人或用于其他非工作目的。如发生档案遗失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的扶贫资助档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、重要程度、历史价值等因素，对档案进行综合评估，提出鉴定意见。3.鉴定意见应经公司/组织负责人审核批准，并形成鉴定报告。鉴定报告应包括档案的基本情况、鉴定依据、鉴定结果等内容。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.销毁档案时，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，并经公司/组织负责人批准。3.档案管理部门应指定专人负责销毁工作，销毁过程应进行现场监督，并确保销毁彻底。4.销毁完毕后，应在《档案销毁登记表》上记录销毁时间、地点、方式等信息，并由监销人员签字确认。5.销毁档案的相关记录应长期保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立扶贫资助档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.通过信息化手段，加强对扶贫资助档案的安全防护，确保档案信息的安全可靠。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责扶贫资助档案信息化管理系统的数据录入工作，确保录入数据的准确、完整。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时删除过期或无效的数据，保证系统数据的时效性和准确性。（三）信息安全管理1.加强对扶贫资助档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。2.采取数据备份、加密存储等措施，防止数据丢失或泄露。定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。3.对涉及扶贫资助对象个人隐私和敏感信息的数据，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织应定期对扶贫资助档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等环节的工作情况，以及档案信息化管理系统的运行情况。3.通过现场检查、查阅档案资料、系统数据比对等方式，对档案管理工作进行全面评估，发现问题及时督促整改。（二）考核评价1.建立扶贫资助档案管理工作考核评价机制，对各部门的档案管理工作进行量化考核。2.考核评价指标包括档案管理工作的规范性、完整性、