学生文件档案管理制度

PAGE学生文件档案管理制度一、总则（一）目的为了加强学生文件档案的管理，确保学生文件档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校学生文件档案的管理，包括学生入学档案、学籍档案、成绩档案、奖惩档案、毕业档案等各类与学生相关的文件资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：学生文件档案由学校指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映学生的学习、生活和成长情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及学生个人隐私的档案信息予以保密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，负责学生文件档案的日常管理工作。（二）职责1.制定和完善学生文件档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.负责学生文件档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.对学生文件档案进行分类、编号、编目等管理，建立健全档案检索体系。4.定期对学生文件档案进行清查、核对，确保档案的完整和准确。5.严格执行档案保密制度，防止档案信息泄露。6.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案安全。7.为学校各部门和师生提供档案查询、借阅等服务。8.配合上级主管部门和有关单位做好档案的检查、评估和移交工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.学生入学时提交的各类材料，如录取通知书、身份证复印件、户口本复印件、学籍档案等。2.学生在校期间形成的各类文件资料，包括成绩单、奖惩材料、社会实践报告、实习报告、毕业论文等。3.学生毕业时提交的毕业登记表、学位申请表、就业协议书等相关材料。4.其他与学生相关的重要文件资料。（二）收集要求1.各部门和教师应及时将学生的相关文件资料移交档案管理部门，确保档案收集的及时性和完整性。2.移交的档案材料应齐全、完整、真实，签字盖章手续完备。3.档案管理部门应对收集的档案材料进行认真审核，对不符合要求的材料及时退回相关部门或个人进行补充完善。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序或类别进行分类，如入学档案、学籍档案、成绩档案等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编制档案目录，目录应包括档案的编号、名称、日期、来源等信息，确保目录清晰准确。4.对档案材料进行装订、编页等整理工作，确保档案整齐规范。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应定期对整理好的档案进行归档，归档时间一般为每学期末或学年末。2.归档的档案应按照类别和编号顺序排列，装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别和编号。3.建立档案归档清单，详细记录档案的归档时间、类别、编号、数量等信息，便于查询和核对。（二）保管期限1.学生入学档案、学籍档案等永久性保存。2.成绩档案、奖惩档案等保存期限为学生毕业后[X]年。3.毕业档案等保存期限为学生毕业后[X]年。（三）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药品等，确保档案的安全保管。3.档案应存放在档案架或档案柜上，避免档案直接接触地面和墙壁。4.定期对档案库房进行检查和维护，确保库房环境符合要求。五、档案的利用（一）利用范围1.学校各部门因工作需要查阅学生档案。2.学生本人因升学、就业、出国等需要查阅本人档案。3.其他经学校批准的单位或个人因合法事由查阅学生档案。（二）利用手续1.学校各部门查阅学生档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。2.学生本人查阅本人档案，需持有效身份证件，填写档案查阅申请表，经档案管理部门审核同意后，方可查阅。3.其他单位或个人查阅学生档案，需持单位介绍信或相关证明材料，填写档案查阅申请表，经学校主管领导签字同意后，提交档案管理部门审批。4.档案管理部门对查阅申请进行审核，对符合条件的申请予以批准，并提供必要的协助。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门。2.如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复印。复印的档案材料应加盖档案管理部门公章，与原件具有同等效力。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的学生文件档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确定档案是否仍有保存价值。2.对已无保存价值的档案，填写档案销毁申请表，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，提交档案鉴定小组审核。3.档案鉴定小组对档案销毁申请表进行审核，对符合销毁条件的档案予以批准，并签署审核意见。（四）销毁程序1.档案管理部门根据档案鉴定小组的审核意见，对已批准销毁的档案进行登记造册。2.选择安全可靠的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁完毕后，将销毁清单归档保存，以备查考。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员应具备的条件1.政治素质高，责任心强，具有良好的职业道德。2.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。3.具备一定的计算机操作能力，能够熟练使用档案管理软件。（二）档案管理人员的职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和学校的档案管理制度，做好学生文件档案的管理工作。2.负责学生文件档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。3.对档案管理工作中发现的问题及时提出改进意见和建议，不断完善档案管理工作。4.加