系安全档案管理制度

PAGE系安全档案管理制度一、总则（一）目的为加强系安全管理工作，规范安全档案的建立、保管、使用和销毁等流程，确保安全管理工作有章可循、有据可查，有效预防和应对各类安全事故，保障师生员工的生命财产安全和学校的正常教学、科研及生活秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本系所属各部门、各班级以及所有涉及系安全管理工作的人员和活动。（三）基本原则1.真实性原则：安全档案应如实记录安全管理工作中的各项活动、事件及相关信息，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖安全管理工作的各个方面，包括但不限于安全制度、安全检查、安全教育、安全事故处理等，保证档案资料的全面性。3.规范性原则：严格按照规定的格式、内容和程序进行档案的整理、归档和保管，确保档案管理工作的标准化、规范化。4.保密性原则：对涉及个人隐私、学校机密等敏感信息的安全档案，应严格保密，防止信息泄露。二、安全档案管理职责（一）系安全管理工作领导小组1.负责制定和修订系安全档案管理制度，指导和监督全系安全档案管理工作。2.定期审查安全档案的内容，对档案管理工作中存在的问题提出整改意见和建议。（二）系办公室1.负责安全档案的集中统一管理，设立专门的档案柜和档案管理人员，确保档案存放安全、有序。2.按照档案管理的要求，对各类安全档案进行分类、编号、装订和归档，建立电子档案目录，方便查询和使用。3.负责安全档案的借阅、归还登记和日常维护工作，确保档案资料的完整性和保密性。（三）各部门、班级1.负责本部门、班级安全档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向系办公室移交。2.明确专人负责安全档案管理，按照系安全档案管理制度的要求，及时记录和更新本部门、班级的安全工作情况。（四）档案管理人员1.严格遵守档案管理的各项规定，认真履行档案管理职责，确保档案管理工作的质量和效率。2.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身的业务水平和综合素质。3.保守档案机密，不得擅自将档案资料提供给无关人员查阅或使用。三、安全档案的分类与内容（一）安全管理制度档案1.系安全管理工作领导小组职责、分工及议事规则。2.系安全工作年度计划、总结。3.各项安全管理制度，如消防安全管理制度、交通安全管理制度、食品安全管理制度、实验室安全管理制度等。4.安全工作责任书、承诺书等。（二）安全检查档案1.安全检查计划、方案。2.安全检查记录，包括检查时间、检查人员、检查部位、发现问题及整改情况等。3.安全隐患排查治理台账，详细记录隐患排查情况、整改措施、整改责任人、整改期限及整改结果等。4.重大安全隐患报告及处理情况记录。（三）安全教育档案1.安全教育计划、方案。2.安全教育活动记录，如安全讲座、主题班会、安全演练等的时间、地点、内容、参与人员等。3.师生员工安全培训记录，包括培训时间、培训内容、培训教师、培训对象及考核情况等。4.安全宣传资料，如安全手册、宣传海报、视频资料等。（四）安全事故档案1.安全事故报告，包括事故发生时间、地点、经过、原因、损失情况及初步处理意见等。2.安全事故调查记录，包括调查人员、调查过程、事故原因分析、责任认定等。3.安全事故处理记录，包括处理措施、处理结果、整改情况等。4.安全事故应急预案及演练记录。（五）安全设施设备档案1.安全设施设备台账，包括设施设备名称、型号、购置时间、安装位置及维护保养情况等。2.安全设施设备检查、维护、维修记录。3.安全设施设备更新、改造记录。（六）其他安全档案1.涉及安全管理工作的会议记录、文件、通知等。2.师生员工安全投诉、举报记录及处理情况。3.与安全管理工作相关的其他资料。四、安全档案的建立与归档（一）建立要求1.各部门、班级应指定专人负责安全档案的收集和整理工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.安全档案应使用统一的格式和纸张，书写工整、字迹清晰，内容详实、数据准确。3.电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储，确保数据安全。（二）归档流程1.各部门、班级每月末将当月的安全档案资料进行整理，按照分类要求进行初步分类和编号，并填写档案移交清单，移交至系办公室。2.系办公室档案管理人员收到移交的安全档案后，对档案资料进行进一步审核、整理和分类，按照档案管理的规范要求进行装订、编号，并录入电子档案目录。3.将整理好的安全档案存入专门的档案柜，建立档案索引，以便于查询和使用。五、安全档案的保管与借阅（一）保管要求1.安全档案应存放在干燥、通风、防火、防潮且安全保密的专用档案柜中，确保档案资料不受损坏。2.定期对安全档案进行检查和清理，发现问题及时处理，确保档案资料的完整性和可读性。3.对电子档案应定期进行备份，并存储在不同的介质上，防止数据丢失。4.安全档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般为长期保存。（二）借阅规定1.因工作需要借阅安全档案的，须填写《安全档案借阅申请表》，经部门负责人或系安全管理工作领导小组批准后，方可借阅。2.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏或丢失档案资料。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、安全档案的查阅与使用（一）查阅权限1.系安全管理工作领导小组成员、各部门负责人及安全管理人员因工作需要可查阅安全档案。2.其他人员如需查阅安全档案，须经系安全管理工作领导小组批准，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。（二）使用规定1.查阅安全档案应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅人员应遵守档案管理的相关规定，爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记或损坏。3.如需复印或摘录档案资料，须经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅安全档案的目的应仅限于安全管理工作的需要，不得用于其他任何非工作目的。七、安全档案的销毁（一）销毁条件1.已超过保管期限且无保存价值的安全档案。2.因自然灾害、意外事故等原因造成损坏且无法修复的安全档案。3.经系安全管理工作领导小组批准销毁的其他安全档案。（二）销毁程序1.提出申请：由档案管理人员填写《安全档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等，并提交系安全管理工作领导小组审核。2.审核批准：系安全管理工作领导小组对《安全档案销毁申请表》进行审核，签署审核意见，报学校档案管理部门备案。经批准后，方可进行档案销毁工作。3.销毁实施：档案销毁工作应在指定的地点进行，由档案管理人员和至少一名监销人员共同实施。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时