医保财务档案管理制度

PAGE医保财务档案管理制度一、总则（一）目的为加强医保财务档案管理，确保医保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司医保财务档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等全过程管理。（三）管理原则医保财务档案管理遵循集中统一、分类管理、安全保密、便捷高效的原则。二、医保财务档案的定义与分类（一）定义医保财务档案是指公司在医保业务活动中形成的，具有保存价值的各种会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算资料，以及与医保财务相关的各类文件、合同、协议、报表等资料。（二）分类1.会计凭证类：包括医保缴费凭证、报销凭证、收款凭证、付款凭证等。2.会计账簿类：医保财务总账、明细账、日记账等。3.财务报告类：医保财务年度报表、中期报表、月度报表等。4.其他医保财务资料类：医保预算文件、医保基金收支分析报告、医保财务审计报告、医保财务制度文件、医保业务合同协议、医保费用结算清单、医保报销审批表等。三、医保财务档案管理职责（一）财务部职责1.负责医保财务档案的日常收集、整理、装订、保管等工作。2.按照规定的归档要求，定期将医保财务档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门做好医保财务档案的查阅、借阅等工作。4.对医保财务档案的完整性、准确性负责。（二）档案管理部门职责1.负责接收财务部移交的医保财务档案，并进行统一保管。2.建立医保财务档案管理制度，规范档案管理流程。3.提供医保财务档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。4.定期对医保财务档案进行检查、盘点，确保档案安全。5.按照规定的期限和程序，对医保财务档案进行鉴定和销毁。（三）其他部门职责1.各部门应及时将与医保财务相关的文件、资料等移交至财务部，确保医保财务档案的完整性。2.在涉及医保财务事项时，应积极配合财务部和档案管理部门做好档案管理工作。四、医保财务档案的收集与整理（一）收集要求1.财务部应按照医保财务业务流程，及时收集各类医保财务档案资料。2.医保财务档案资料应真实、完整、准确，不得遗漏、伪造或篡改。3.对于电子医保财务档案，应同时收集其对应的纸质档案或打印件，并确保两者内容一致。（二）整理要求1.医保财务档案应按照分类标准进行整理，同一类别的档案应按照时间顺序排列。2.会计凭证应按照编号顺序整理，附件齐全，并在凭证封面上注明年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码等信息。3.会计账簿应按照账页顺序整理，加具封面和封底，并在封面上注明账簿名称、年度、月份等信息。4.财务报告应按照报告种类和时间顺序整理，装订成册，并在封面上注明报告名称、年度、月份等信息。5.其他医保财务资料应按照类别和时间顺序整理，编制目录，以便查阅。五、医保财务档案的归档与保管（一）归档要求1.财务部应定期将整理好的医保财务档案移交至档案管理部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门应按照档案类别和保管期限，对医保财务档案进行分类存放，并建立档案索引。（二）保管要求1.医保财务档案应存放在安全、防潮、防火、防虫、防盗的专用档案库房内。2.档案库房应配备必要的消防、防潮、防虫、防盗等设施设备，并定期进行检查和维护。3.医保财务档案应按照保管期限进行分类保管，保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。4.对于电子医保财务档案，应采用安全可靠的存储介质进行备份，并定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。5.档案管理部门应建立医保财务档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。六、医保财务档案的查阅与借阅（一）查阅要求1.公司内部人员查阅医保财务档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可查阅。2.查阅医保财务档案时，档案管理部门应安排专人负责陪同，并提供必要的查阅场所和设备。3.查阅人员应遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。（二）借阅要求1.公司外部单位或个人因工作需要借阅医保财务档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅单位或个人名称、借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经公司分管领导签字同意后，方可借阅。2.借阅医保财务档案时，档案管理部门应与借阅单位或个人签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的医保财务档案，不得转借、转让、丢失或擅自销毁档案资料。5.借阅结束后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在档案借阅登记表上签字确认。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。七、医保财务档案的鉴定与销毁（一）鉴定要求1.档案管理部门应定期对医保财务档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍有保存价值。2.医保财务档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同财务部等相关部门组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，对医保财务档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。（二）销毁要求1.对于已过保管期限且无保存价值的医保财务档案，经鉴定小组鉴定同意后，方可进行销毁。2.医保财务档案销毁前，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、年度、月份、保管期限、销毁原因等信息，经公司分管领导签字同意后，方可实施销毁。3.医保财务档案销毁时，应指定专人负责监销，并确保销毁过程的真实性和完整性。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应包括档案名称、年度、月份、保管期限（起止日期）、销毁日期、销毁方式、监销人员等信息，一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交财务部归档。5.严禁将应销毁的医保财务档案出售或赠送他人。八、医保财务档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立医保财务档案信息化管理系统，实现医保财务档案的电子化存储、检索、查阅、借阅等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理要求1.财务部应按照档案管理部门的要求，及时将医保财务档案资料进行电子化处理，并上传至医保财务档案信息化管理系统。2.档案管理部门应负责医保财务档案信息化管理系统的日常维护和管理，确保系统的安全稳定运行。3.医保财务档案信息化管理系统应具备完善的用户权限管理功能，不同用户只能根据其权限查阅、借阅相应的医保财务档案资料。4.应建立医保财务档案电子备份制度，定期对电子档案进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的介质上，异地存放。5.加强医保财务档案信息化管理系统的安全防护，采取数据加密、身份认证、访问控制等技术手段，防止电子档案数据泄露、篡改或丢失。九、监督与检查（一）监督检查职责公司内部审计部门负责对医保财务档案管理工作进行定期监督检查，确保医保财务档案管理制度的有效执行。（二）监督检查内容1.医保财务档案的收集、整理、归档、保管等工作是否符合本制度要求。2.医保财务档案的查阅、借阅等手续是否齐全，是否存在违规操作行为。3.医保财务档案的鉴定、销毁等工作是否按照规定程序进行，是否存在擅自销毁档案等情况。4.医保财务档案信息化管理系统的运行情况是否正常，数据是否安全可靠。（三）监督检查结果处理1.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。