招生考试档案管理制度

PAGE招生考试档案管理制度一、总则（一）目的为加强招生考试档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及教育行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在招生考试工作中形成的各类档案，包括报名资料、考试试卷、成绩记录、录取信息等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：招生考试档案由专门的档案管理部门或指定人员进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映招生考试工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格保护档案的安全，防止档案信息泄露，确保招生考试工作的公平公正。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善招生考试档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.集中管理招生考试档案，对档案进行分类、整理、编目、装订和存储。3.建立档案信息数据库，实现档案的信息化管理，提高档案查询和利用效率。4.定期对档案进行检查、核对和清理，确保档案的完整和安全。5.负责档案的借阅、归还和保密工作，按照规定办理档案借阅手续，严格控制档案的流向。（二）业务部门职责1.负责本部门招生考试档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的齐全、完整。2.配合档案管理部门做好档案的审核、编目和信息化录入工作。3.在业务工作中需要查阅档案时，按照规定办理借阅手续，并及时归还档案。4.对本部门形成的档案进行妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄露。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的法律法规和行业标准，具备良好的职业道德和责任心。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、装订、存储、查询、借阅等。3.严格遵守档案管理规定，确保档案的安全和保密，防止档案信息泄露。4.定期对档案进行盘点和清查，及时发现和处理档案管理中存在的问题。5.积极参加档案管理培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案收集与整理（一）档案收集1.各业务部门应按照档案管理要求，及时将招生考试工作中形成的各类档案资料收集齐全，包括但不限于：报名登记表、考生身份证复印件、学历证明等报名资料。考试试卷、答题卡、评分标准等考试资料。考生成绩记录、排名情况等成绩资料。录取通知书、录取名单、考生档案等录取资料。与招生考试相关的其他文件、资料和记录。2.档案收集应遵循及时、完整、准确的原则，确保档案资料的真实性和有效性。对于重要的档案资料，应采取专人负责、重点跟踪的方式进行收集。（二）档案整理1.档案管理部门收到业务部门移交的档案资料后，应按照档案分类标准进行整理。档案分类应科学合理，便于查找和管理，一般可分为报名档案、考试档案、成绩档案、录取档案等类别。2.对每一类档案，应按照时间顺序或其他逻辑顺序进行排列，确保档案资料的连贯性和系统性。3.对档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息，便于查询和检索。4.对破损、褪色或字迹模糊的档案资料，应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.对电子档案资料，应进行备份存储，并建立相应的电子档案管理制度，确保电子档案的安全和有效利用。四、档案保管与存储（一）档案保管1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全存放。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案进行定期检查和盘点，及时发现和处理档案保管中存在的问题，如档案损坏、丢失、霉变等。4.严格控制档案库房的出入，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员进入档案库房时，应做好登记和记录。（二）档案存储1.档案应按照分类和编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.纸质档案应存放在档案柜中，档案柜应标明档案类别和编号。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份存储。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。4.对重要的档案资料，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案信息的安全。五、档案利用与借阅（一）档案利用1.档案管理部门应建立档案利用制度，明确档案利用的范围、方式和程序。2.各部门因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。3.档案管理部门应根据档案查阅申请表，及时提供档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容、归还时间等信息。4.档案利用应遵循保密原则，查阅人员不得擅自复制、摘抄、传播档案内容，不得泄露档案信息。（二）档案借阅1.因特殊情况需要借阅档案时，借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限、借阅档案名称和数量等信息，经部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。2.档案管理部门应根据档案借阅申请表，对借阅人进行资格审查，符合借阅条件的，办理档案借阅手续。借阅手续应包括借阅人签字、借阅日期、归还日期等信息。3.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。5.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理部门应及时对归还的档案进行检查和核对，确保档案的完整和安全。六、档案保密与安全（一）档案保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.档案管理部门应与档案管理人员签订保密协议，明确保密责任和义务。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应采取特殊的保密措施，如加密存储、专人保管、限制查阅范围等。4.在档案利用过程中，查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自扩大查阅范围，不得泄露档案信息。（二）档案安全1.档案管理部门应建立档案安全管理制度，加强对档案库房、设备和人员的安全管理。2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫等安全设施，确保档案的安全存放。3.定期对档案管理设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高档案管理人员的安全意识和应急处理能力。5.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在发生突发事件时能够及时有效地保护档案安全。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的招生考试档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.利用信息化手段，对档案数据进行分析和挖掘，为招生考试工作提供决策支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的信息化设备，如计算机、服务器、存储设备、网络设备等，确保档案信息化管理系统的正常运行。2.建立档案信息数据库，将纸质档案资料进行数字化扫描录入，实现档案信息的电子化存储。3.开发档案信息化管理系统，实现档案的分类管理、编目查询、借阅审批、统计分析等功能。4.加强对档案信息化管理系统的安全防护，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。5.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的稳定性和兼容性。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对招生考试档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专家组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案是否具有历史价值、凭证价值和现实利用价值，确定档案的保存价值和保管期限。4.对鉴定结果应形成档案鉴定报告，注明档案名称、编号、鉴定日期、鉴定结论等信息，并由鉴定小组人员签字确认。（二）档案销毁1.对已过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁工作应由档案管理部门负责组织实施，严格按照档案销毁程序进行。3.档案销毁前，应编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量等信息，并报经公司