房屋档案管理制度

PAGE房屋档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司房屋档案的管理，确保房屋档案的完整性、准确性和安全性，为公司的决策、运营和发展提供可靠的依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有房屋档案的管理，包括但不限于公司自有房产、租赁房产、代管房产等相关档案资料。（三）管理原则房屋档案管理遵循集中统一、分类管理、安全保密、方便利用的原则。确保档案资料的真实性、完整性和系统性，便于查询、检索和使用。二、房屋档案的分类与编号（一）分类标准1.产权档案：包括房屋所有权证、土地使用证、购房合同、产权变更记录等与房屋产权相关的文件资料。2.建设档案：涵盖房屋建设项目的立项批复、规划许可证、施工许可证、设计图纸、施工记录、竣工验收报告等工程建设过程中的各类文件。3.使用档案：涉及房屋的租赁合同、使用协议、租金支付记录、房屋维修记录、水电费缴纳记录等与房屋使用情况相关的资料。4.其他档案：如房屋的评估报告、保险记录、纠纷处理文件等不属于上述三类的其他相关档案。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的编号方式，确保编号的唯一性和系统性。2.编号结构为：类别代码（2位字母）+年份（4位数字）+流水号（4位数字）。3.类别代码：CQ：产权档案JS：建设档案SY：使用档案QT：其他档案4.例如，一份2023年的产权档案，流水号为0010，则编号为CQ20230010。三、房屋档案的收集与整理（一）收集渠道1.公司各部门在业务活动中形成的房屋相关文件资料，应及时移交至档案管理部门。2.外部单位提供的与公司房屋有关的文件，如政府部门的批复、合作方的资料等，由相关业务部门负责收集后移交档案管理部门。3.档案管理部门定期对房屋档案进行清查，主动收集可能遗漏的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.收集的档案资料应真实、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.按照分类标准对收集到的档案资料进行分类。2.对每份档案资料进行编号，并编制目录清单。3.对破损、褪色的档案资料进行修复或复制，确保档案的可读性。4.按照档案的形成时间顺序或重要程度进行排列，便于查找和管理。四、房屋档案的归档与存储（一）归档流程1.档案整理人员将整理好的档案资料移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和编号的规范性。3.审核通过后，将档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。4.将档案盒存放在档案库房的相应位置，并更新档案目录。（二）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。2.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。3.档案库房应按照档案类别、年份等进行分区存放，便于查找和管理。4.电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（三）存储期限1.房屋产权档案、建设档案等重要档案应长期保存。2.使用档案等一般档案根据实际需要确定保存期限，一般不少于[X]年。3.对于超过保存期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。五、房屋档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅房屋档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密或重要信息的房屋档案，查阅申请人需经公司分管领导审批。3.外部单位查阅公司房屋档案的，必须持有单位介绍信，并经公司相关部门负责人和分管领导批准。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经审批后，档案管理部门根据申请人的需求提供相应的档案资料。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。4.查阅过程中，档案管理部门应安排专人进行监督，确保档案资料的安全和完整。（三）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅房屋档案的，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得涂改、损坏、丢失。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.外部单位借阅公司房屋档案的，除按照上述程序办理审批手续外，还需与公司签订保密协议，明确双方的权利和义务。六、房屋档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，对涉及公司机密或敏感信息的房屋档案进行严格保密。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.查阅和借阅档案的人员应妥善保管档案资料，不得私自复制、传播或用于其他非工作目的。（二）安全管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护。2.档案管理人员应定期对档案进行清查，确保档案资料的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失或被盗等情况，应及时报告并采取相应的措施。3.加强对电子档案的安全管理，设置访问权限，防止数据泄露和非法篡改。定期对电子档案进行备份和维护，确保数据的可靠性。七、房屋档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和实际需要，定期对房屋档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、科学分析、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表和公司分管领导组成。2.鉴定小组负责对档案进行全面审查，确定档案的保存价值和销毁意见。（三）销毁程序1.经鉴定小组审核后，确定需要销毁的档案清单。2.填写《档案销毁申请表》，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案资料彻底销毁，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录在档案管理台账中。八、房屋档案的信息化管理（一）建立档案管理系统1.公司应建立房屋档案管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索和管理。2.档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，方便公司内部人员使用。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案资料录入档案管理系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。（三）信息安全保障1.加强对档案管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访