富士康职工档案管理制度

PAGE富士康职工档案管理制度一、总则（一）目的为加强富士康职工档案管理，维护职工档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥职工档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于富士康全体在职职工及离职职工档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：职工档案由公司人力资源部门集中管理，确保档案的完整性和规范性。2.真实性原则：档案内容应真实反映职工的工作经历、业绩、奖惩等情况。3.保密性原则：严格保护职工档案信息，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据职工的工作变动、奖惩情况等及时更新档案内容。二、职工档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。2.身份证号码、婚姻状况、联系方式。3.学历、学位证书复印件。4.就业报到证复印件。（二）入职材料1.入职申请表。2.劳动合同。3.员工履历表。（三）工作经历1.在富士康的工作岗位变动记录。2.工作业绩考核记录。3.参加公司内部培训、项目的记录。（四）奖惩情况1.获得的公司级、部门级奖励证书复印件。2.受到的违纪处分决定书。（五）薪资福利记录1.工资调整记录。2.奖金发放记录。3.社保、公积金缴纳记录。（六）培训与发展1.参加外部培训的证书、报告等。2.职业技能鉴定证书。3.个人发展规划及实施记录。（七）健康与安全1.入职体检报告。2.年度健康检查报告。3.工伤事故记录及处理情况。（八）其他重要材料1.员工离职证明。2.员工调动审批表。3.其他与职工相关的重要文件。三、档案的建立与收集（一）新职工档案建立1.职工入职时，人力资源部门负责指导职工填写入职申请表、员工履历表等相关表格。2.职工应按照要求提交个人基本信息、学历证书、身份证等相关材料的复印件，并确保材料真实有效。3.人力资源部门对职工提交的材料进行审核，审核通过后将材料整理归档，建立职工个人档案。（二）档案材料收集1.人力资源部门定期收集职工的工作业绩考核记录、奖惩情况、培训记录等档案材料。2.各部门应及时将涉及本部门职工的相关材料提交给人力资源部门，确保档案材料的及时更新。3.对于职工个人提交的与工作相关的重要材料，如职业技能鉴定证书、参加外部培训的证书等，应及时交至人力资源部门归档。四、档案的整理与分类（一）整理要求1.档案材料应使用A4纸张，左侧装订，确保整齐、牢固。2.对于破损、褪色的材料，应进行修复或复制。3.去除材料上的金属物，如订书钉、回形针等。（二）分类方法1.按照档案内容的性质，分为个人基本信息、入职材料、工作经历、奖惩情况、薪资福利记录、培训与发展、健康与安全、其他重要材料等类别。2.每类档案再根据具体内容进行细分，如工作经历可按照工作岗位变动时间顺序排列。（三）编号与标识1.为每一份职工档案建立唯一的编号，编号应便于查询和管理。2.在档案袋或档案盒上标注职工姓名、编号、档案类别等信息。五、档案的保管（一）保管部门职工档案由公司人力资源部门指定专人负责保管，确保档案的安全与完整。（二）保管环境1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、灭火器等。（三）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅时间等。2.经所在部门负责人和人力资源部门负责人批准后，方可借阅档案。3.借阅人应在规定时间内归还档案，不得擅自转借他人或涂改、损坏档案内容。4.人力资源部门应建立档案借阅登记台账，记录借阅人姓名、部门借阅时间、归还时间等信息。（四）档案查阅1.公司内部人员查阅档案应经所在部门负责人批准，并在人力资源部门指定地点查阅。2.查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记或抽取、撤换档案材料。3.非档案管理人员未经许可不得进入档案保管场所。（五）档案保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对于涉及职工个人隐私的信息，应严格保密，防止信息泄露给无关人员。3.在档案管理过程中，如发现档案信息存在安全隐患，应及时采取措施进行处理。六、档案的更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门每年定期对职工档案进行全面检查和更新，确保档案内容的时效性。2.根据职工的工作变动、奖惩情况、培训经历等及时更新档案中的相关信息。（二）动态维护1.职工工作岗位发生变动时，所在部门应及时将变动情况通知人力资源部门，人力资源部门据此更新档案中的工作经历信息。2.职工获得奖励或受到处分时，相关部门应及时将奖励证书或处分决定书提交给人力资源部门，更新档案中的奖惩情况记录。（三）档案信息变更1.职工个人基本信息发生变更时，应及时向人力资源部门提交相关证明材料，人力资源部门审核后进行档案信息变更。2.变更档案信息时，应在原信息上注明变更日期，并由变更人签字确认。七、档案的销毁（一）销毁条件1.职工离职后，其档案保存一定期限（根据国家法律法规和公司规定确定）后，经人力资源部门审核确认不再具有保存价值的，可以进行销毁。2.档案材料因损坏、变质等原因无法继续保存的，经鉴定后可以进行销毁。（二）销毁程序1.人力资源部门提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的职工姓名、档案编号、销毁原因等。2.经公司分管领导批准后，由人力资源部门会同相关部门共同对拟销毁的档案进行清点、核对。3.对确认需要销毁的档案，采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，由参与销毁的人员签字确认。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，由人力资源部门负责人、审计部门人员等组成，负责对职工档案管理工作进行监督检查。2.监督小组定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时提出整改意见。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的建立、收集、整理、保管、借阅、销毁等环节。2.档案内容的真实性、完整性和保密性。3.档案保管场所的安全状况。（三）违规处理1.对于违反档案管理制度的行为，如擅自涂改、销