档案室使用规范制度

PAGE档案室使用规范制度一、总则（一）目的为加强公司档案室的管理，确保档案资料的安全、完整与有效利用，特制定本使用规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有部门及员工在档案室的档案查阅、借阅、归还等相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施保障档案资料的安全，防止档案信息泄露、损毁和丢失。3.高效利用原则：在确保安全保密的前提下，充分发挥档案资料的作用，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案室管理职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案室的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编号、上架、保管等。2.建立健全档案管理台账，详细记录档案的收进、移出、查阅、借阅等情况。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整与安全，发现问题及时报告并处理。4.为档案查阅、借阅人员提供必要的服务和指导，协助办理相关手续。5.按照规定对到期档案进行鉴定和销毁工作。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照公司档案管理要求，及时将本部门形成的档案移交档案室统一管理，并配合档案室做好档案的整理、分类等工作。3.负责本部门档案查阅、借阅的申请和归还工作，督促本部门员工遵守档案使用规范制度。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司各类文件、通知、报告、决议等正式文件材料。2.公司各类会议记录、纪要、简报等会议材料。3.公司各类业务合同、协议、订单等经济合同类材料。4.公司各类工作计划、总结、统计报表等工作资料。5.公司各类人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等人事管理材料。6.公司各类财务报表、账目、审计报告等财务管理材料。7.公司各类技术文件、图纸、研发资料等技术管理材料。8.公司各类对外宣传资料、广告策划、公关活动记录等宣传推广材料。9.其他与公司业务相关的具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的档案资料，确保档案的真实性、完整性和准确性。2.档案收集过程中，应注意保持文件材料的原始风貌，不得随意涂改、损坏或丢失。3.对于重要文件材料，应进行备份或复制，以防原件损坏或丢失。（三）档案整理规范1.档案室管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行整理。档案分类应科学合理，便于查找和利用。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.对每份档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。4.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序进行排列上架，确保排列有序，便于查找。四、档案的查阅（一）查阅权限1.公司员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案资料。2.部门负责人可查阅本部门及下属部门的档案资料。3.公司高层管理人员可查阅公司各类档案资料。4.外部单位因工作需要查阅公司档案资料的，须经公司相关领导批准，并按照规定办理查阅手续。（二）查阅申请1.公司员工查阅档案资料，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.部门负责人查阅档案资料，直接填写《档案查阅申请表》，无需部门负责人签字。3.公司高层管理人员查阅档案资料，可直接到档案室查阅。4.外部单位查阅档案资料，应提前向公司提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并经公司相关领导批准后，方可办理查阅手续。（三）查阅流程1.查阅申请人将填写好的《档案查阅申请表》提交至档案室。2.档案室管理人员对查阅申请进行审核，符合查阅权限和要求的，予以批准。3.档案室管理人员根据查阅申请，为查阅人员提供相应档案资料，并在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。4.查阅人员应在指定地点查阅档案资料，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定办理相关手续。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案室，档案室管理人员对归还的档案进行核对，确认无误后，在档案查阅登记簿上记录归还时间。五、档案的借阅（一）借阅权限1.公司员工因工作需要，可借阅与其工作相关的档案资料，但必须严格遵守借阅期限和归还要求。2.部门负责人可借阅本部门及下属部门的档案资料，借阅期限一般不超过[X]个工作日。3.公司高层管理人员可借阅公司各类档案资料，借阅期限一般不超过[X]个工作日。4.外部单位因工作需要借阅公司档案资料的，须经公司相关领导批准，并按照规定办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。（二）借阅申请1.公司员工借阅档案资料，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.部门负责人借阅档案资料，直接填写《档案借阅申请表》，无需部门负责人签字。3.公司高层管理人员借阅档案资料，可直接到档案室办理借阅手续。4.外部单位借阅档案资料，应提前向公司提交借阅申请函，说明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，并经公司相关领导批准后，方可办理借阅手续。（三）借阅流程1.借阅申请人将填写好的《档案借阅申请表》提交至档案室。2.档案室管理人员对借阅申请进行审核，符合借阅权限和要求的，予以批准。3.档案室管理人员根据借阅申请，为借阅人员提供相应档案资料，并在档案借阅登记簿上记录借阅时间、借阅人员、借阅内容、借阅期限等信息。4.借阅人员应在借阅期限内归还档案资料，如需延期归还，应提前向档案室管理人员提出申请，经批准后方可延期。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借、复印、摘录或泄露档案内容。如因保管不善造成档案资料损坏、丢失的，应承担相应责任。6.借阅结束后，借阅人员应及时将档案资料归还档案室，档案室管理人员对归还的档案进行核对，确认无误后，在档案借阅登记簿上记录归还时间。六、档案的归还与销毁（一）档案归还1.查阅或借阅结束后，查阅或借阅人员应及时将档案资料归还档案室。2.档案室管理人员应对归还的档案进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏、涂改等情况。如发现问题，应及时向查阅或借阅人员核实，并要求其作出说明或承担相应责任。3.经核对无误后，档案室管理人员应在档案查阅或借阅登记簿上记录归还时间，并将档案资料归还原位。（二）档案销毁1.档案保管期限届满或已失去保存价值的，由档案室管理人员提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并附销毁清单。2.《档案销毁申请表》经部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁过程中，应确保档案信息彻底销毁，无法恢复。4.档案销毁结束后，销毁人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录在档案销毁登记簿上。七、档案的安全与保密（一）安全管理1.档案室应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案资料的安全。2.档案室应保持整洁、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。3.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的完整与安全。（二）保密管理1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.查阅、借阅档案资料的人员应严格遵守保密规定，