孔子学院档案管理制度

PAGE孔子学院档案管理制度一、总则（一）目的为了加强孔子学院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学院教学、科研、文化交流等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于孔子学院及下属各部门、教学点在教学、管理、文化活动等工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指孔子学院在各项工作中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学院档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映学院各项工作的实际情况，数据准确可靠。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护学院的安全和利益。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学院设立专门的档案管理部门，负责全院档案的集中管理和业务指导。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、完整和准确。2.各部门负责人应重视档案工作，对本部门档案工作进行监督和指导，保证档案工作与各项业务工作同步进行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、考试试卷、学生成绩等。2.管理档案：包括学院行政文件、会议记录、工作计划与总结、人员档案、财务档案等。3.文化活动档案：包括各类文化活动方案、活动照片、视频资料等。4.师资培训档案：包括培训计划、培训教材、培训记录、培训证书等。5.对外交流档案：包括与国外机构的合作协议、交流活动记录、来访人员资料等。6.其他具有保存价值的档案。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，定期将本部门形成的档案材料收集齐全，整理分类，移交档案管理部门。2.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，使用耐久性强的书写材料。3.对重要的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保电子文件的格式规范、内容完整。（三）整理方法1.档案管理部门按照档案的形成规律和特点，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.档案分类应遵循科学性、系统性和实用性原则，一般可分为综合管理类、教学类、文化活动类、师资培训类、对外交流类等。3.档案编号应保持唯一性和系统性，便于档案的检索和管理。4.档案编目应包括档案的题名、责任者、日期、保管期限、密级等内容，编制目录索引，方便查阅。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序排列，上架存放，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全。3.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。4.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量和质量准确无误。（三）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应填写销毁清册，经学院领导批准后，由专人负责监销。3.销毁档案的过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，监销人应在销毁清册上签字确认。五、档案的利用（一）利用范围1.学院内部人员因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外部单位因工作需要，经学院批准，可查阅、借阅有关档案。（二）利用手续1.学院内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，应提前向学院提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、内容和期限等，经学院领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并对查阅、借阅情况进行登记。（三）利用要求1.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.如需复印、拍照档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅、借阅档案人员应在规定期限内归还档案，如需延期使用，应办理续借手续。六、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并定期向上级主管部门报送档案统计报表。（二）移交工作1.孔子学院在机构变动或撤销时，应按照国家有关规定，将档案进行整理、编目，向有关部门或单位办理档案移交手续。2.档案移交时，应编制档案移交清单，双方签字确认，确保档案的完整和安全移交。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和业务流程。2.档案管理人员应认真履行职责，保守档案机密，确保档案的安全和完整。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等日常管理工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导各部门档案工作。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立档案检索体系。4.定期对档案进行清查核对，对破损、褪色等档案进行修复和复制。5.负责档案库房的管理，维护档案保管设备的正常运行。6.办理档案查阅、借阅手续，提供档案利用服务。7.对档案统计数据进行分析和总结，为学院决策提供参考依据。