乡卫院档案移交制度

PAGE乡卫院档案移交制度一、总则（一）目的为了加强乡卫院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，规范档案移交行为，根据国家有关法律法规和行业标准，结合乡卫院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡卫院各科室、部门在工作中形成的各类档案的移交管理。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：移交的档案应真实反映乡卫院各项工作的实际情况，保持档案的完整性和系统性。3.及时准确原则：档案形成部门应按照规定的时间和要求，及时、准确地向档案管理部门移交档案，确保档案信息的时效性。4.安全保密原则：在档案移交过程中，要严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，保障档案的安全。二、档案移交的范围（一）文书档案1.上级机关下发的各类文件、通知、指示等。2.乡卫院制定的规章制度、工作计划、工作总结、请示报告等。3.会议文件、会议记录、纪要等。4.各类统计报表、业务报表等。（二）医疗档案1.门诊病历、住院病历、检查检验报告等。2.医疗业务档案，如手术记录、护理记录、会诊记录等。3.医疗纠纷处理档案，包括投诉记录、调解协议、诉讼材料等。（三）财务档案1.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。2.财务预算、决算报告等。3.固定资产档案，如购置合同、验收报告、折旧记录等。（四）人事档案1.员工入职、离职、调动等手续文件。2.员工工资、福利、考核、奖惩等档案。3.专业技术人员资格证书、职称评审材料等。（五）设备档案1.设备购置合同、发票、验收报告等。2.设备安装调试记录、操作规程、维护保养记录等。3.设备报废申请、审批文件及相关记录。（六）基建档案1.医院建设项目的可行性研究报告、立项批复等。2.设计图纸、施工图纸、变更记录等。3.工程竣工验收报告、质量监督报告等。三、档案移交的职责分工（一）档案形成部门职责1.负责收集、整理本部门在工作中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理部门规定的格式和要求，对档案进行分类、编号、编目等整理工作。3.填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、形成时间等信息。4.在规定的时间内，将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。（二）档案管理部门职责1.制定档案移交制度和工作流程，明确档案移交的要求和标准。2.负责接收各部门移交的档案，对移交的档案进行审核、检查，确保档案质量符合要求。3.对接收的档案进行妥善保管，建立健全档案管理制度，确保档案的安全和有效利用。4.定期对档案移交工作进行总结和分析，针对存在的问题提出改进措施和建议。（三）监督部门职责1.对档案移交制度的执行情况进行监督检查，确保各部门严格按照制度要求进行档案移交工作。2.对档案移交过程中出现的违规行为进行调查处理，保障档案移交工作的规范有序进行。四、档案移交的程序（一）准备阶段1.档案形成部门在档案整理工作完成后，提前与档案管理部门沟通，确定移交时间和具体要求。2.档案形成部门按照档案管理部门提供的档案移交清单格式，填写档案移交清单一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交。（二）移交阶段1.档案形成部门在规定的移交时间内，将整理好的档案及档案移交清单一并送至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案时，应按照档案移交清单对档案的数量、名称、完整性等进行核对。如发现问题，应及时与档案形成部门沟通，要求其补充或更正。3.双方核对无误后，在档案移交清单上签字确认，完成档案移交手续。档案移交清单应一式两份，双方各执一份。（三）后续处理阶段1.档案管理部门对接收的档案进行进一步整理和分类，按照档案管理的要求进行编号、编目、上架等工作，确保档案能够方便快捷地查询和利用。2.档案形成部门应将档案移交情况及时告知本部门相关人员，确保工作的连续性和衔接性。同时，对已移交的档案，如需查阅或使用，应按照档案管理部门的规定办理借阅手续。五、档案移交的时间要求（一）定期移交1.文书档案应在次年上半年完成上一年度的移交工作。2.医疗档案应按照病历归档时间要求，及时整理并移交档案管理部门。一般情况下，住院病历应在患者出院后[X]个工作日内归档，门诊病历应定期整理移交。3.财务档案应在会计年度终了后[X]个月内完成移交。4.人事档案应根据员工人事变动情况，及时更新并移交相关材料。员工离职后，其人事档案应在离职手续办理完毕后[X]个工作日内移交。5.设备档案应在设备验收合格后[X]个工作日内移交。6.基建档案应在工程项目竣工验收合格后[X]个月内完成移交。（二）特殊情况移交1.因工作需要或其他特殊原因，档案形成部门未能按时移交档案的，应提前向档案管理部门说明情况，并在原因消除后[X]个工作日内完成档案移交工作。2.对于重大事件、突发事件等形成的档案，应在事件处理完毕后[X]个工作日内及时移交档案管理部门，确保档案的时效性和完整性。六、档案移交的质量要求（一）档案内容要求1.档案应真实反映乡卫院各项工作的实际情况，内容完整、准确，不得有虚假、遗漏或篡改。2.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，纸质档案应使用耐久性强的书写材料。3.电子档案应与纸质档案内容一致，格式规范，存储介质安全可靠，便于长期保存和查阅。（二）档案整理要求1.档案应按照分类标准进行科学分类，类目清晰，层次分明。2.档案编号应连续、唯一，编目应准确、规范，便于查找和管理。3.档案装订应整齐、牢固，采用线装或胶装方式，不得使用金属钉装订。（三）档案移交清单要求1.档案移交清单应详细记录档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息，确保清单内容与档案实际情况一致。2.清单应一式两份，双方签字确认后各执一份，作为档案移交的凭证。七、档案移交的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案移交工作进行检查，检查内容包括档案移交的及时性、完整性、质量标准等方面。2.监督部门不定期对档案移交制度的执行情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核评价1.将档案移交工作纳入各部门年度考核内容，对档案移交工作完成情况较好的部门给予表彰和奖励。2.对未按时、按要求完成档案移交工作或档案移交质量不符合要求的部门，进行通报批评，并责令限期整改。整改不力的，将按照相关规定追究部门负责人和相关人员的责任。八、档案移交过程中的保密与安全（一）保密措施1.档案形成部门和档案管理部门在档案移交过程中，应严格遵守保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息予以保密。2.参与档案移交工作及接触档案信息的人员，不得擅自泄露档案内容，不得将档案信息用于非工作目的。3.档案移交过程中，如需对档案进行复印、拍照等操作，应经档案管理部门负责人批准，并严格控制使用范围和数量以及流转过程中的保密措施。（二）安全保障1.档案移交过程中，要确保档案的安全，避免档案丢失、损坏、被盗等情况发生。2.档案形成部门和档案管理部门应采取必要的防护措施，如对档案进行包装、运输过程中注意避免颠簸