局行政档案管理制度

PAGE局行政档案管理制度一、总则（一）目的为加强本局行政档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为局各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门在行政管理活动中形成的各种文件、资料、图表、声像等不同载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本局行政档案由局办公室统一负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，各部门应积极配合，不得分散保存。2.真实性原则档案内容必须真实反映本局行政管理活动的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集本局行政管理活动中产生的各类档案，确保档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率和利用水平，方便本局工作人员查阅和使用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局领导为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组，负责统筹协调本局档案管理工作，研究解决档案管理中的重大问题，指导档案管理工作的开展。（二）局办公室作为本局档案管理的具体执行部门，负责档案管理工作的日常组织和实施，其主要职责包括：1.制定和完善本局档案管理制度，并组织实施。2.负责对局各部门形成的档案进行收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施和设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。6.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的计算机检索和利用。7.积极为本局各部门提供档案查阅服务，根据工作需要，及时准确地提供档案资料。（三）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向局办公室移交档案。同时，指定专人负责本部门档案管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管。其主要职责包括：1.负责收集本部门在行政管理活动中形成的各种文件、资料、图表、声像等档案材料，并按照档案管理要求进行整理和分类。2.对本部门形成的档案进行初步立卷，编制卷内目录，确保档案的完整性和系统性。3.定期将本部门整理好的档案移交局办公室，办理交接手续，并协助局办公室做好档案的整理和归档工作。4.根据工作需要，及时向局办公室查阅档案资料，并在使用完毕后及时归还。三、档案的收集与整理（一）收集范围本局行政档案的收集范围包括但不限于以下几类：1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、报告、请示、批复等文件材料。3.本局召开的各种会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本局与其他单位签订的合同、协议、意向书等文件材料。5.本局在行政管理活动中形成的各类统计报表、财务报表、审计报告等。6.本局工作人员在工作中形成的重要文件、手稿、书信、照片、录音、录像等资料。7.本局获得的荣誉证书、奖状、奖牌等实物档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时收集和完整。2.档案收集人员应熟悉档案收集范围和要求，对本部门形成的档案材料进行认真筛选和整理，确保收集的档案材料真实、准确、完整。3.对于重要的档案材料，应及时进行备份，防止档案丢失或损坏。4.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案材料整理好，并移交局办公室。（三）整理方法档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体整理方法如下：1.分类根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案（包括党群工作类、行政管理类、业务管理类等）、科技档案（包括基建档案、设备档案等）、会计档案、声像档案、实物档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩充性的原则。文书档案采用年度保管期限流水号的编号方法，科技档案采用项目代号分类号流水号的编号方法，会计档案采用年度类别文件序号的编号方法，声像档案采用年度内容流水号的编号方法，实物档案采用年度类别序号的编号方法。3.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字、不损坏文件，便于翻阅。4.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录等。案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目；卷内目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。四、档案的保管（一）保管场所本局设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。同时，应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复或复制。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.做好档案库房的清洁卫生工作，定期打扫库房，保持库房整洁。5.对档案库房的安全设施进行定期检查和维护，确保设施设备的正常运行。6.非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。（三）档案的数字化管理积极推进档案数字化建设，将重要档案进行数字化扫描，建立档案数据库，实现档案信息的计算机检索和利用。档案数字化应遵循以下要求：1.扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为JPEG或TIFF。2.对数字化档案进行分类、编号、著录等处理，确保数字化档案的准确性和完整性。3.建立档案数据库备份制度，定期对档案数据库进行备份，防止数据丢失。4.加强对档案数字化设备和软件的管理，确保设备和软件的正常运行。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员和相关业务部门人员组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容档案鉴定主要从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行审查，判断档案是否具有保存价值。具体内容包括：1.档案是否反映本局行政管理活动的主要方面，是否对本局工作具有查考利用价值。2.档案的形成者是否具有重要地位和作用，档案内容是否具有代表性。3.档案是否记录了本局工作中的重大事件、重要决策、重要成果等，是否具有历史价值。4.档案的形式是否完整，是否具有独特的保存意义。（四）鉴定方法档案鉴定可采用直接鉴定法，即逐件逐页地审查档案，对档案的价值进行直接判断。同时，可参考档案保管期限表，结合本局实际情况，确定档案的保管期限。（五）销毁程序1.对经过鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案的题名（或事由）、年度、保管期限、文号、责任者、销毁日期等内容，并由档案鉴定小组负责人签字确认。3.将《档案销毁清册》报局领导审批，经批准后，方可进行档案销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁方式和日期。5.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存，作为档案管理工作的重要依据。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、及时、有效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为局各项工作提供服务。（二）利用范围本局工作人员因工作需要，可查阅、借阅本局档案。查阅、借阅档案应遵守以下规定：1.查阅、借阅档案应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等，并经所在部门负责人签字同意。2.查阅、借阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需带出档案库房，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。3.查阅、借阅档案应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损、抽取、撤换等。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。4.查阅、借阅档案应按时归还，如需延期使用，应办理续借手续。5.非本局工作人员查阅、借阅本局档案，应经局领导批准，并按照本局相关规定办理查阅、借阅手续。（三）利用方式1.查阅本局工作人员可根据工作需要，到档案管理部门查阅档案。档案管理人员应根据查阅人员的申请，及时提供所需档案，并做好查阅登记工作。2.借阅对于确需借阅档案的，档案管理人员应按照规定办理借阅手续，并将档案交付借阅人员。借阅人员应在规定的期限内归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有