档案室内部管理制度

PAGE档案室内部管理制度一、总则（一）目的为加强本公司档案室的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。3.对公司各部门的档案工作进行监督、指导和检查，确保档案工作的规范开展。4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。5.参与公司重大活动和项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的具体实施，并接受档案室的业务指导。3.在各项工作中，及时形成和积累档案资料，按照规定的时间和要求向档案室移交。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理的各项规定。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编目、上架、保管等，确保档案的有序存放和安全保管。3.做好档案的收集、接收和移交工作，对接收的档案进行认真核对和检查，保证档案的质量。4.积极开展档案利用工作，为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，及时登记和跟踪档案的利用情况。（四）严格执行档案保密制度，防止档案信息泄露。5.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的数量准确、质量完好。对发现的问题及时报告并采取相应措施进行处理。6.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理，保证档案信息系统的正常运行。7.协助开展档案鉴定、销毁等工作，按照规定的程序和方法进行操作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在行政管理、生产经营、技术研发、财务管理、人力资源管理等各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司对外签订的各类合同、协议、意向书、招投标文件等。3.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。4.公司获得的荣誉证书、资质证书、专利证书等。5.其他与公司相关的具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，及时收集本部门在工作中形成的档案材料，确保档案的齐全完整。2.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，使用耐久性强的书写材料。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息及相关软件，确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制档号，填写卷内目录、备考表，装订成卷。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类，建立项目档案卷册，编制档号，填写卷内目录、备考表。3.会计档案：按照会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类进行分类，编制档号，填写卷内目录、备考表。4.人事档案：按照干部档案和工人档案分别整理，建立个人档案卷册，编制档号，填写档案目录。5.电子档案：按照分类方案进行分类，建立电子档案数据库，进行元数据著录和数据挂接，确保电子档案的规范管理。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光（紫外线）、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具进行存放，确保档案的安全保管。2.档案装具应排列整齐，便于查找和利用。（三）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，同一类别的档案应集中存放。2.档案应按照编号顺序上架排列，便于管理和查找。3.对珍贵档案、易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为150年。4.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年。（五）档案清查与盘点1.档案室应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查和盘点内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对发现的问题及时进行记录和处理。3.清查和盘点结束后，应编制档案清查报告，上报公司领导。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司员工因个人需要查阅本人人事档案等相关档案。3.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务，查阅者应在档案室指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人签字、档案室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案室负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案室印章，注明用途。（三）利用登记1.档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等。2.利用登记应及时、准确、完整，以便对档案利用情况进行统计和分析。（四）利用监督1.档案室应加强对档案利用工作的监督，确保利用者遵守档案管理制度。2.对违反档案利用规定的行为，档案管理人员应及时制止，并报告公司领导进行处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从公司各项工作的实际需要出发，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考档案的保管期限表，结合实际情况进行调整和确定。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的准确性和公正性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，可以进行销毁。2.档案销毁前，应填写档案销毁申请表，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，经档案鉴定工作小组审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁。4.档案销毁过程中，应进行现场监督，确保销毁工作的安全、规范。5.档案销毁后，应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册永久保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为公司各项工作提供便捷的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等，建立档案数字化副本。2.档案信息管理系统建设：根据公司档案管理的实际需求，开发或选用适合的档案信息管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全管理：建立健全档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确