水电站档案室上墙制度

PAGE水电站档案室上墙制度一、总则（一）目的为加强水电站档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在水电站生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水电站全体员工及与水电站相关的各类档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：水电站档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：归档的文件材料应真实反映水电站各项活动的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理与水电站相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本水电站档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用水电站各类档案。3.对各部门的档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训。4.积极推进档案信息化建设，提高档案管理水平和服务效率。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并定期移交档案室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案室做好档案整理、归档等工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全与完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.水电站规划、设计、建设等项目文件材料，包括可行性研究报告、初步设计文件、施工图、竣工图等。2.生产运行管理文件，如运行记录、设备维护档案、技术改造资料等。3.安全管理文件，包括安全规章制度、事故报告与处理记录等。4.经营管理文件，如合同协议、财务报表、招投标文件等。5.人力资源管理文件，如员工档案、培训记录、绩效考核资料等。6.行政管理文件，如会议纪要、工作计划与总结、公文等。7.其他与水电站相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在文件材料形成后及时收集，确保齐全完整。2.归档的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备。3.电子文件应符合相关格式要求，并进行备份存储。（三）整理方法1.按照档案的形成规律和特点，对收集的文件材料进行分类。一般可分为党群工作、行政管理、生产技术、经营管理、人事劳资等类别。2.每一类别下再根据具体内容进行细分，如生产技术类可分为工程建设、设备管理、运行维护等二级类目。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等，装订成册。4.编制档案索引，方便查询利用。四、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.档案室应设置专用的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持整齐有序。3.安装温湿度调节设备、消防设备、安全监控设备等，确保库房环境符合档案保管要求。（二）档案存放1.按照档案类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，永久档案应重点保管。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行异地备份。（三）库房管理1.档案室应建立库房管理制度，明确库房管理人员职责。2.严格控制库房的温湿度，定期进行检查和记录，温湿度应符合国家规定的标准范围。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒。4.加强对库房的安全管理，严禁无关人员进入，确保档案安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和水电站实际情况，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案专家组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，综合考虑其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.根据档案保管期限表，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经档案室负责人审核、水电站主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁彻底，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时在档案目录中注销，并做好记录。六、档案的利用（一）利用范围1.为水电站生产、经营、管理等工作提供参考依据。2.满足员工查阅与工作相关档案的需求。3.为上级主管部门、相关单位及社会提供档案信息服务。（二）利用方式1.查阅：员工因工作需要可到档案室查阅档案，填写查阅登记表，经档案室管理人员批准后进行查阅。2.借阅：特殊情况需借阅档案的，应办理借阅手续，注明借阅期限、归还日期等，并按时归还。3.复制：根据利用者需求，可提供档案复印件，但应经档案室负责人批准，并注明用途。（三）利用管理1.档案室应建立档案利用登记制度，详细记录利用时间、利用者姓名、利用目的、查阅或借阅档案内容等信息。2.对涉及机密的档案，应严格按照保密规定进行利用管理，确保档案信息安全。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求，为档案管理工作提供参考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的水电站档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化处理1.对库存档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整。2.建立电子档案数据库，对数字化档案进行分类存储、编目和索引，方便查询利用。（三）系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括文件编号、题名、日期、保管期限等。2.检索功能：提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期等进行检索，快速定位所需档案。3.借阅管理功能：记录档案借阅情况，设置借阅权限和期限，提醒归还日期。4.统计分析功能：对档案的利用情况、保管期限分布等进行统计分析，生成报表。5.安全管理功能：设置用户权限，保障电子档案数据的安全，防止数据丢失和泄露。（四）数据备份与维护1.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放。2.加强对档案信息化管理系统的维护，及时更新软件版本，修复系统故障，确保系统正常运行。八、档案管理人员职责（一）档案管理员职责1.负责档案室日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等。2.严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作规范有序。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高工作水平。4.做好档案库房的安全防范工作，定期检查档案保管情况，及时发现和处理问题。5.积极开展档案业务研究和创新，推动档案管理工作发展。（二）兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步归档工作。2.协助档案室做好档案的移交、借阅等工作。3.及时向档案室反馈本部门档案管理工作中的问题和建议。九、监督与检查（一）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作质量。3.档案信息化管理系统的运行情况。4.档案利用服务情况。（二）监督检查方式1.定期检查：档案室每年对各部门档案工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或重要工作开展专项检查。