公司设备档案管理制度

PAGE公司设备档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司设备档案管理，确保设备档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥设备档案在公司生产、经营、管理及设备维护、维修、改造等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有设备档案的管理，包括生产设备、办公设备、运输设备等各类固定资产设备的档案管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设备档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则设备档案应如实反映设备从购置、安装、调试、使用、维护、维修到报废等全过程的实际情况。3.及时性原则设备档案的形成、积累、整理和归档应与设备的管理工作同步进行，确保档案信息的时效性。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的设备档案，应严格保密，防止信息泄露。二、设备档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司设备档案管理制度，并监督执行。2.集中统一管理公司设备档案，建立设备档案目录数据库，实现档案信息的计算机检索和查询。3.指导和监督各部门设备档案的收集、整理、归档工作，对不符合要求的档案提出整改意见。4.负责设备档案的借阅、归还、查阅登记等工作，确保档案的安全和完整。5.定期对设备档案进行整理、鉴定和统计，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（二）设备管理部门职责1.负责本部门设备档案的收集、整理、归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门做好设备档案的借阅、查阅等工作，提供必要的技术支持和信息。3.在设备的选型、购置、安装、调试、验收、使用、维护、维修、改造、报废等过程中，及时形成相关文件资料，并确保其真实、准确、完整，按规定移交档案管理部门。（三）使用部门职责1.负责本部门设备档案的日常管理，指定专人负责设备档案的收集、整理和保管工作。2.按照档案管理部门的要求，及时将设备运行记录、维修记录、更换零部件记录等资料整理归档，并定期移交设备管理部门。3.在设备使用过程中，妥善保管设备档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案资料。（四）其他部门职责各部门应积极配合设备档案管理工作，在各自职责范围内，做好相关设备档案资料的形成、收集和移交工作。三、设备档案的分类与编号（一）分类原则设备档案按照设备的类别、型号、规格等进行分类，便于管理和查找。（二）分类方法1.生产设备类通用设备：如机床、电机、泵、风机等。专用设备：如化工生产设备、矿山设备、电力设备等。2.办公设备类计算机设备：如台式电脑、笔记本电脑、服务器等。办公自动化设备：如复印机、打印机、传真机等。其他办公设备：如办公家具、空调、饮水机等。3.运输设备类车辆：如轿车、货车、客车等。其他运输工具：如叉车、电瓶车等。（三）编号规则设备档案编号采用“部门代码+设备类别代码+设备型号+流水号”的方式，具体如下：1.部门代码：用两位大写字母表示设备所属部门，如“SC”表示生产部门，“BG”表示办公部门，“YS”表示运输部门等。2.设备类别代码：用两位大写字母表示设备类别，如“SJ”表示生产设备，“BG”表示办公设备，“YS”表示运输设备等。3.设备型号：用设备的具体型号表示，如“CA6140”表示普通车床。4.流水号：用四位数字表示设备在同类设备中的顺序号。例如，生产部门的一台普通车床，编号为“SCSJCA61400001”。四、设备档案的内容（一）设备前期文件1.设备选型报告包括设备选型的依据、目的、技术要求、经济分析等内容。2.设备购置合同包括设备名称、型号、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.设备开箱验收记录包括设备的外观、数量、随机附件、工具、资料等的验收情况。4.设备安装调试记录包括设备的安装位置、安装质量、调试过程、调试结果等内容。5.设备验收报告由设备管理部门、使用部门、质量部门等共同签署的设备验收意见。（二）设备运行与维护文件1.设备操作规程规定设备的操作方法、操作步骤、操作注意事项等内容。2.设备维护保养计划包括设备的维护保养周期、维护保养内容、维护保养责任人等。3.设备运行记录记录设备的运行时间、运行参数、运行状况等信息。4.设备维修记录包括设备故障发生时间、故障现象、维修过程、维修结果、更换零部件情况等。（三）设备技术改造与更新文件1.设备技术改造方案包括改造的目的、内容、技术措施、经济效益分析等。2.设备技术改造实施记录包括改造过程中的施工图纸、施工记录、调试记录等。3.设备更新申请与审批文件包括设备更新的原因、必要性、选型依据、资金预算等。（四）设备报废文件1.设备报废申请报告包括设备报废的原因、现状、报废时间等。2.设备报废鉴定报告由设备管理部门、技术部门、财务部门等共同签署的设备报废鉴定意见。3.设备报废处理记录包括设备报废后的处理方式、处理时间、处理收入等。（五）其他文件与设备相关的其他文件资料，如设备的技术资料、说明书、图纸、专利证书、获奖证书等。五、设备档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门设备在各个阶段形成的文件资料，并确保资料的真实、准确、完整。2.设备档案的收集应与设备的管理工作同步进行，不得遗漏重要文件资料。3.对于外来的设备档案资料，如设备供应商提供的技术资料、说明书等，应及时收集并归档。（二）整理要求1.设备档案资料应按照分类编号的要求进行整理，确保档案资料的系统性和逻辑性。2.每份档案资料应进行编号，并在右上角加盖档案章。3.档案资料应使用A4纸张打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐。4.档案资料应编制目录，目录应包括档案编号、档案名称、日期、页数等内容，目录应放在档案资料的首页。六、设备档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的设备档案资料移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门应按照档案分类编号的要求，对接收的设备档案进行统一归档，建立档案台账。3.设备档案应实行纸质档案与电子档案同时归档，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行妥善存储和备份。（二）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性和可读性。5.严格遵守档案保密制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅、复印设备档案资料。七、设备档案的借阅与查阅（一）借阅规定1.因工作需要借阅设备档案的，应填写《设备档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅时间、借阅人等信息，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后，向借阅人发放《设备档案借阅登记薄》，借阅人应在登记薄上签字确认。3.借阅人应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人不得擅自将档案转借他人，不得在档案上涂改、损坏、标记等。5.借阅人在借阅期间应妥善保管档案，如发生丢失、损坏等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。（二）查阅规定1.因工作需要查阅设备档案的，应填写《设备档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅人等信息，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，批准后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人只能查阅批准范围内的档案资料，不得擅自摘抄、复印、拍照等。4.查阅结束后，查阅人应将档案资料归还档案管理人员，并在查阅记录上签字确认。八、设备档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则设备档案的鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立设备档案鉴定小组，由档案管理部门、设备管理部门、技术部门等相关人员组成，负责对设备档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，是否有缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，与设备实际情况是否相符。3.档案的时效性：判断档案是否已失去保存价值，是否已被新的资料所替代。4.档案的保密性：审查档案中是否涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息，是否需要保密。（四）销毁程序1.鉴定小组对设备档案进行鉴定，提出鉴定意见，填写《设备档案鉴定表》。