档案管理制度移交流程

PAGE档案管理制度移交流程一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案管理移交流程，确保档案交接工作的顺利进行，保障档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部机构进行档案移交的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案移交工作必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.完整准确原则：移交的档案应保持其原始记录的完整性和准确性，不得擅自修改、删减或伪造档案内容。3.安全保密原则：在档案移交过程中，要采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。4.责任明确原则：明确档案移交过程中各方的责任，确保交接工作有序进行，出现问题能够及时追溯和处理。二、档案移交的范围（一）公司/组织形成的各类档案1.行政管理档案：包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，会议纪要、决议，规章制度，工作计划与总结，人事档案，财务档案等。2.业务经营档案：涵盖市场营销档案（如市场调研报告、客户资料、销售合同等），生产管理档案（如生产计划、工艺流程、质量检验记录等），研发档案（如科研项目立项文件、研究报告、技术资料等）。3.项目档案：针对公司/组织承担的各类项目，包括项目前期文件（如项目建议书、可行性研究报告等），项目实施过程中的文件（如项目进度报告、技术方案、招投标文件等），项目验收文件（如验收报告、成果鉴定文件等）。（二）外部机构提供的与公司/组织相关的档案1.合作单位提供的档案：如合作伙伴的营业执照、资质证书、合作协议、往来函件等。2.政府部门下发的与公司/组织业务相关的文件：包括政策法规文件、审批文件、监管文件等。三、档案移交的准备工作（一）移交方的准备工作1.档案整理对拟移交的档案进行全面梳理，按照档案类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案排列有序，编号清晰。核对档案的完整性，检查文件是否齐全，有无缺页、破损等情况，对存在问题的档案及时进行修复或补充。2.编制档案移交清单详细记录移交档案的名称、数量、保管期限、存放位置等信息，清单应一式多份，由移交方和接收方签字确认。清单内容应准确、清晰，便于双方核对和日后查询。3.档案数字化处理（如有需要）对于重要或常用的档案，根据实际情况进行数字化扫描，形成电子档案备份。确保电子档案与纸质档案内容一致，存储格式规范，便于长期保存和查阅利用。（二）接收方的准备工作1.明确接收人员：指定专人负责档案接收工作，接收人员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉档案移交流程。2.准备接收场地和设备：安排合适的接收场地，确保场地安全、整洁、通风良好。配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架等，以及用于档案整理和核对的办公设备。3.制定接收计划：根据移交方提供的档案移交清单，制定详细的接收计划，明确接收时间、步骤和人员分工，确保接收工作有序进行。四、档案移交的流程（一）移交申请与通知1.移交申请：档案需要移交时，移交部门应填写《档案移交申请表》，详细说明移交档案的名称、数量、原因、预计移交时间等信息，并提交给档案管理部门审核。2.审核批准：档案管理部门对移交申请进行审核，重点审查移交档案的必要性、完整性和合规性。审核通过后，报公司/组织相关领导批准。3.通知接收方：经批准后，档案管理部门及时通知接收方档案移交的相关信息，包括移交时间、地点、内容等，以便接收方做好准备工作。（二）现场移交1.移交会议：移交方和接收方共同参加档案移交会议，由移交方介绍档案移交的基本情况，包括档案整理情况、移交清单内容等。2.档案清点与核对：双方按照档案移交清单逐一核对档案的名称、数量、保管期限等信息，对实物档案进行现场清点，确保档案数量准确、实物与清单一致。3.问题记录与处理：在核对过程中，如发现档案存在问题，如编号错误、内容缺失、损坏等，双方应及时记录，并协商确定处理方式。对于能够当场解决的问题，应立即进行处理；对于需要进一步核实或处理的问题，应明确责任人和处理期限。4.签字确认：档案清点核对无误后，移交方和接收方在档案移交清单上签字确认，一式多份清单分别由移交方、接收方、档案管理部门留存。（三）档案入库与存储1.接收方入库：接收方将接收的档案按照预先制定的分类方案和存储方式，及时存入指定的档案存储场所。2.存储标识：对入库的档案进行明确标识，标注档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.建立电子档案索引（如有电子档案）：根据纸质档案的存储位置和内容，建立电子档案索引，确保电子档案与纸质档案的对应关系清晰，便于快速查询和利用。（四）交接手续办理1.办理交接凭证：档案移交完成后，双方应办理正式的交接凭证，交接凭证应详细记录档案移交的全过程，包括移交时间、地点、内容、双方签字等信息。2.交接凭证存档：交接凭证由档案管理部门统一存档，作为档案移交工作的重要依据，以备日后查阅和审计。五、档案移交过程中的监督与管理（一）内部监督1.档案管理部门监督：档案管理部门负责对档案移交过程进行全程监督，确保移交工作符合本制度的要求，档案交接手续齐全、规范。2.审计部门监督（如有需要）：审计部门可根据公司/组织的安排，对档案移交工作进行定期或不定期的审计监督，重点审查档案移交的真实性、完整性和合规性，防止出现违规操作和档案流失等问题。（二）外部监督（如涉及与外部机构交接档案）1.监管部门监督：对于涉及与政府监管部门或其他外部机构交接档案的情况，应主动接受相关部门的监督检查，确保档案移交工作符合外部监管要求。2.合规审查：在与外部机构交接档案前，应对外部机构的资质和信誉进行审查，确保交接过程合法合规，避免因外部机构原因导致档案管理风险。六、档案移交后的管理与利用（一）档案整理与维护1.接收方整理：接收方在档案移交后，应对接收的档案进行进一步整理和完善，确保档案分类准确、编号连续、存储有序。2.定期维护：定期对档案进行检查和维护，及时发现并处理档案存在的问题，如纸张老化、字迹褪色等，确保档案的完整性和可读性。（二）档案利用1.借阅管理：建立档案借阅管理制度，明确借阅范围、借阅流程、借阅期限等要求。借阅人员需填写《档案借阅申请表》，经批准后方可借阅档案。2.查阅利用：提供便捷的档案查阅利用服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案信息。对于重要档案的查阅利用，应进行登记备案，确保档案信息的安全。（三）档案鉴定与处置1.定期鉴定：定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际价值，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专业人员共同参与。2.处置流程：对于需要销毁的档案，应严格按照规定的程序进行审批和销毁，确保档案销毁过程的安全、保密。销毁档案时，应填写《档案销毁申请表》，经批准后在专人监督下进行销毁，并做好销毁记录。七、档案移交过程中的责任追究（一）责任界定1.移交方责任：移交方应对移交档案的真实性、完整性和准确性负责。如因移交方原因导致档案缺失、损坏、信息错误等问题，移交方应承担相应的责任。2.接收方责任：接收方应对接收档案的妥善保管和合理利用负责。如因接收方原因导致档案丢失、泄露、损坏等问题，接收方应承担相应的责任。3.其他责任：在档案移交过程中，如涉及其他部门或人员的协助工作，因协助不力导致档案移交出现问题的，相关部门或人员应承担相应的责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对于因工作失误导致档案移交出现轻微问题的责任人，给予批评教育，责令其限期整改。2.经济处罚：对因故意或重大过失导致档案移交出现严重问题，给公司/组织造成经济损失的责任人，给予相应的经济处罚。3.行政处分：对于违反法律法规或公司/组织规章制度，在档案移交过程中存在严重违规行为的责任人，给予警告、记过、降职、撤职等行政处分。4.法律责任：对于因档案移交问题导致