食堂档案管理制度

PAGE食堂档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司食堂档案管理，确保食堂运营过程中各类文件资料的完整性、准确性和安全性，便于查询、利用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司食堂的所有档案管理工作，包括但不限于食堂建设、食材采购、人员管理、食品安全、财务管理等方面形成的各类文件、记录、报表等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：食堂档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映食堂运营的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格保护档案的安全，防止档案信息泄露，确保档案的保密性。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责食堂档案的统一管理工作。其职责包括：1.制定和完善食堂档案管理制度，并监督执行。2.负责食堂各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。4.对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作。（二）食堂负责人食堂负责人负责组织本部门人员做好档案的形成、积累和整理工作，并及时移交档案管理部门。其职责包括：1.指导和督促食堂工作人员按照档案管理要求，做好各类文件资料的收集和整理工作。2.审核食堂相关文件资料的真实性和准确性，确保档案质量。3.协调档案管理部门与本部门之间的工作关系，及时解决档案管理工作中出现的问题。（三）食堂工作人员食堂工作人员负责各自工作范围内文件资料的收集、整理和保管，并及时向档案管理部门移交。其职责包括：1.按照档案管理要求，认真做好日常工作中各类文件资料的收集和记录工作，如食材采购清单、人员考勤记录、食品安全检查报告等。2.将整理好的文件资料定期移交档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查询和利用工作。三、档案分类与编号（一）档案分类食堂档案分为以下几类：1.行政管理类：包括食堂管理规定文件、工作计划与总结、会议记录、通知与通报等。2.食材采购类：包括食材供应商资料、采购合同、采购订单、验收记录等。3.人员管理类：包括员工档案、考勤记录、培训记录、考核评价等。4.食品安全类：包括食品安全管理制度、卫生检查记录、食品检测报告、事故处理记录等。5.财务管理类：包括财务预算、收支报表、成本核算资料等。6.其他类：包括食堂建设资料、设备维护记录、投诉处理记录等。（二）编号规则为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号规则如下：1.采用字母与数字相结合的方式，共分为四段。2.第一段为档案类别代码，用大写字母表示，如“XZ”表示行政管理类，“SC”表示食材采购类等。3.第二段为年份代码，用四位数字表示，如“2023”表示2023年形成的档案。4.第三段为流水号，用三位数字表示，从001开始依次编号。5.第四段为版本号，用大写字母表示，如“A”表示第一版，“B”表示第二版等。例如：“SC2023056A”表示2023年形成的食材采购类第56份档案的第一版。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门和人员应按照档案管理规定，及时收集本部门工作中形成或者收到的各类文件资料，确保档案的完整性。2.收集的文件资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类整理。2.每份档案应编制目录，目录内容包括文件名称、编号、日期、来源等信息。3.对纸质档案应进行装订，保持整齐美观，并在每份档案首页加盖档案章。4.电子档案应按照分类目录进行存储，文件名应规范准确，便于查询。五、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应定期对整理好的档案进行归档，确保档案及时归入相应的类别和年度。2.归档的档案应填写归档清单，注明档案名称、编号、日期、份数等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.对于跨年度的档案，应按照文件形成的主要年份进行归档，并在备注中注明相关年份。（二）保管要求1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案应按照类别和年度顺序排列存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期更换，确保数据的安全性。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。六、档案借阅与利用（一）借阅范围公司内部人员因工作需要，可借阅食堂档案。涉及公司机密或重要信息的档案，需经相关领导批准后方可借阅。（二）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字。3.如需借阅机密或重要档案，还需提交公司相关领导审批。审批通过后，申请表交档案管理部门。4.档案管理部门根据申请表提供档案，并办理借阅登记手续，注明借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等信息。5.借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、转借他人。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行操作。3.利用档案完成工作后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司机密和敏感信息的档案进行严格保密。2.未经公司批准，不得擅自对外提供、泄露档案内容。3.在档案整理、借阅、利用等过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮等设施，并定期进行检查维护。2.对电子档案应采取加密存储和访问控制等安全措施，防止数据丢失和被非法获取。3.制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在突发情况下能够及时有效地保护档案安全。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、食堂负责人及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的完整性和准确性，是否反映食堂运营的实际情况。2.档案的保存价值，是否具有历史凭证、参考利用等价值。3.档案的时效性，是否已超过保存期限或失去保存意义。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负