妇女之家档案管理制度

PAGE妇女之家档案管理制度一、总则（一）目的为加强妇女之家档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在妇女之家各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于妇女之家开展的各类活动、工作记录、人员信息、权益维护资料等相关档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则妇女之家档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映妇女之家工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，对涉及妇女隐私等敏感信息严格保密。4.便于利用原则档案管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。6.向利用者提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记工作。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成档案的收集、整理，并定期移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的整理、归档和利用工作。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.妇女之家组织开展的各类培训、讲座、活动的方案、通知、签到表、照片、总结等资料。2.妇女权益维护工作中涉及的投诉记录、调解协议、法律咨询资料等。3.妇女之家工作人员信息、志愿者信息等。4.与上级妇联及其他相关部门的往来文件、工作汇报等。5.妇女之家开展工作的影像资料、音频资料等。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将相关档案资料收集齐全，并移交档案管理人员。2.档案资料应真实、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子档案的可读性和可用性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容等进行分类，如活动档案、权益维护档案、人员档案等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便快速检索。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，确保符合归档要求。2.将审核后的档案按照分类和编号顺序进行归档，存入档案柜或档案库房。（二）保管1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。五、档案的利用（一）查阅1.因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等。2.档案管理人员对申请表进行审核，经批准后方可查阅。3.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出。4.查阅人员应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取档案材料。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，说明借阅期限和用途。2.档案管理人员对申请表进行审核，经批准后方可借阅。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。（三）复制1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容和用途。2.档案管理人员对申请表进行审核，经批准后方可复制。3.复制档案应使用统一的复制设备，确保复制件与原件一致。4.复制件应加盖档案管理部门印章，并注明复制日期。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作由档案管理人员会同相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组根据档案的价值和历史意义，确定档案的保管期限，分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后进行销毁。2.销毁档案应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、日期等。3.档案销毁应采用适当的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，由监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立妇女之家档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息录入1.档案管理人员应及时将纸质档案信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确和完整。2.对电子档案应按照系统要求进行分类存储，建立电子档案数据库。（三）系统维护1.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。2.做好系统数据备份工作，防止数据丢失。3.加强系统安全管理，设置用户权限，防止信息泄露。八、监督与检查（一）内部监督1.定期对档案管理工作进行内部检查，检查档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，督促相关部门和人员进行