档案保密责任人制度

PAGE档案保密责任人制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露、篡改或丢失，特制定本档案保密责任人制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理工作的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.保密责任原则：明确档案保密责任人，落实保密责任，确保档案信息安全。3.预防为主原则：采取有效措施，预防档案信息泄露风险，做到防患于未然。4.全程管理原则：对档案的形成、收集、整理、保管、利用、销毁等全过程实施保密管理。二、档案保密责任人职责（一）公司/组织档案管理部门负责人职责1.全面负责公司/组织档案保密管理工作，制定和完善档案保密管理制度。2.组织开展档案保密宣传教育和培训工作，提高员工的保密意识。3.监督检查档案保密制度的执行情况，及时发现和纠正存在的问题。4.协调处理档案保密工作中的重大事项，向上级领导报告档案保密工作情况。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类归档、保管和利用等具体工作。2.严格遵守档案保密制度，确保档案信息不泄露。3.对档案存储环境进行定期检查，确保档案安全。4.按照规定的程序和要求，办理档案查阅、借阅、复制等手续。5.协助有关部门和人员做好档案保密工作，提供必要的支持和服务。（三）各部门档案保密责任人职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整性和准确性。2.对本部门员工进行档案保密教育，督促员工遵守档案保密制度。3.根据工作需要，合理控制本部门档案的查阅、借阅范围，履行审批手续。4.发现本部门档案存在安全隐患或泄密迹象时，及时报告并采取措施进行处理。（四）涉及档案工作的其他人员职责1.在档案形成过程中，严格遵守保密规定，妥善保管相关文件资料。2.按照档案管理部门的要求，及时将应归档的文件资料移交档案管理人员。3.在利用档案过程中，不得擅自复制、传播档案信息，不得违反规定使用档案。三、档案保密制度（一）档案收集与整理保密规定1.在档案收集过程中，相关人员应采取必要的保密措施，防止文件资料在传递过程中丢失或泄露。2.档案管理人员对收集到的文件资料进行整理时，应在符合保密要求的环境下进行，避免无关人员接触。3.对涉及公司/组织机密的文件资料，应单独标识，严格管理。（二）档案保管保密规定1.设立专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设备。2.档案库房应实行专人管理，无关人员未经许可不得进入。3.对档案进行分类存放，按照不同的密级和保管期限进行标识，便于查找和管理。4.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、质量完好。5.采用电子存储方式保存档案时，应采取加密、备份等措施，防止数据丢失或泄露。（三）档案利用保密规定1.严格限定档案查阅、借阅范围，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案资料。2.查阅、借阅档案应填写申请表，注明查阅、借阅目的、内容和期限，经审批后方可办理手续。3.在查阅、借阅档案过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅、借阅人员遵守保密规定。4.查阅、借阅人员不得擅自复制、拍照、录音、录像档案资料，如需复制，应按照规定办理审批手续。5.档案利用完毕后，应及时归还档案管理人员，由档案管理人员进行核对和清点。（四）档案销毁保密规定1.按照档案保管期限和鉴定结果，对已到保管期限或无需继续保存的档案进行销毁。2.档案销毁应制定详细的销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。3.销毁档案应在指定的场所进行，采用适当的销毁方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应有专人监督，销毁完毕后，监督人员应在销毁清单上签字确认。5.对涉及公司/组织机密的档案销毁，应采取更加严格的保密措施，确保信息安全。四、档案保密监督与检查（一）监督机制1.公司/组织建立档案保密监督机制，定期对档案保密工作进行检查和评估。2.档案管理部门负责对各部门档案保密工作进行日常监督，发现问题及时督促整改。3.内部审计部门定期对档案保密制度的执行情况进行审计，提出改进意见和建议。（二）检查内容1.档案保密制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、销毁等环节的操作是否符合规定。2.档案管理人员的保密意识和业务能力，是否熟悉档案保密工作流程和要求。3.档案存储环境的安全状况，是否存在安全隐患。4.档案查阅、借阅、复制等手续的办理情况，是否规范、齐全。（三）问题处理1.对检查中发现的档案保密问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.责任部门应按照整改通知书的要求，认真组织整改，及时报告整改情况。3.对违反档案保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任，情节严重的，移交司法机关处理。五、档案保密培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门制定年度档案保密培训计划，明确培训内容、对象、时间和方式等。2.培训计划应根据公司/组织实际情况和员工需求进行制定，确保培训的针对性和实效性。（二）培训内容1.国家有关档案保密的法律法规和政策文件。2.公司/组织档案保密制度和工作流程。3.档案保密意识和技能培训，如如何识别保密风险、如何采取保密措施等。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家或内部资深人员进行授课。2.开展专题讲座，针对特定的档案保密问题进行讲解。3.利用内部网络、宣传栏等渠道，发布档案保密知识和案例，进行宣传教育。4.组织案例分析和讨论，提高员工对档案保密工作的认识和应对能力。（四）培训效果评估1.建立档案保密培训效果评估机制，通过考试、撰写心得体会、实际操作等方式对培训效果进行评估。2.根据评估结果，总结经验教训，改进培训内容和方式，提高培训质量。六、档案保密应急处置（一）应急预案制定1.档案管理部门制定档案保密应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置程序和保障措施等。2.应急预案应定期进行修订和演练，确保其有效性和可操作性。（二）应急处置程序1.发现档案信息泄露或可能泄露的情况时，应立即启动应急预案，采取措施控制事态发展。2.及时报告公司/组织领导和相关部门，配合有关部门进行调查和处理。3.对泄露的档案信息进行评估，采取相应的补救措施，如追回已传播的信息、对受影响的业务进行调整等。4.总结应急处置经验教训，对应急预案进行完善和改进。（三）应急保障措施1.建立应急处置物资储备库，配备必要的防护设备、通讯工具、办公设备等。2.加强与外部