纳入单位档案管理制度

PAGE纳入单位档案管理制度一、总则（一）目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在单位发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本单位档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案应如实反映单位各项工作活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、销毁档案。3.便于利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的查阅效率，满足单位各部门及员工对档案利用的需求。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁本单位的各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案管理工作网络，指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.负责编制档案检索工具，开发档案信息资源，为单位各项工作提供档案信息服务。5.按照规定向有关部门移交档案，并做好档案的借阅、查阅、利用登记等工作。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门人员做好档案的收集、整理和移交工作。2.各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的日常管理工作，确保档案的及时收集、分类整理和妥善保管。3.各部门兼职档案员应接受综合管理部门的业务指导和培训，严格按照档案管理规定开展工作。4.各部门在工作活动中形成的各类文件材料，应及时整理归档，不得积压或擅自销毁。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位有关的文件、指示、决定、通知等。2.本单位形成的各类文件材料，包括：行政管理类：如单位的工作计划、总结、报告、会议记录、规章制度、人事任免、合同协议等。业务工作类：如科研项目、生产经营、市场营销、质量管理等方面的文件材料。财务审计类：如财务报表、审计报告、会计凭证、账簿等。基本建设类：如工程项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。设备仪器类：如设备的购置合同、说明书、操作规程、维修记录等。声像电子类：如照片、录音、录像、光盘、电子文档等。3.下级单位报送的重要文件、报表、总结等。4.其他与本单位有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，符合档案管理要求。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类档案应按照其形成的领域和内容进行分类，一般可分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、产品研发、基本建设、设备仪器、会计档案、声像档案、电子档案等类别。2.编号对每一类档案应进行编号，编号应遵循唯一性和系统性原则，便于档案的管理和查找。3.装订对纸质文件材料应进行装订，去除金属物，保持文件的整齐、牢固。4.编目编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、密级等内容，以便于查阅和检索。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，并定期进行检查和维护。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应选择安全可靠的设备，并定期进行检查和更新。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等，确保档案的安全性。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案本单位制定的具有长远查考利用价值的规章制度、重要会议记录、人事任免等文件材料。本单位的历史沿革、大事记、组织史等。涉及本单位重大权益的合同、协议、诉讼案件等文件材料。上级机关颁发的具有长远指导意义的重要文件。2.长期保管的档案本单位在一定时期内具有查考利用价值的行政管理、业务工作文件材料。本单位的财务报表、审计报告等会计档案。本单位的基本建设、设备仪器等方面的重要文件材料。保管期限为10年至50年。3.短期保管的档案本单位在较短时间内具有查考利用价值的文件材料。保管期限为1年至10年。（四）档案的鉴定与销毁1.鉴定综合管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值，对失去保存价值的档案提出销毁意见。2.销毁经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，报单位领导审批后，由综合管理部门会同有关部门进行销毁，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。五、档案的利用（一）利用范围本单位员工因工作需要，可查阅、借阅本单位的档案。外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本单位员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、用途等内容，经部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅本单位档案，应出具单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围等内容，经本单位领导批准后，到综合管理部门办理查阅手续。查阅重要档案的，还应经档案形成部门同意。3.查阅、借阅档案应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印档案，应经综合管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）利用登记综合管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅时间、查阅人或借阅人姓名、部门、查阅或借阅档案名称、编号、用途、归还时间等内容。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，建立档案信息管理系统，提高档案管理的效率和水平，实现档案信息的快速检索和共享利用。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化处理，将档案内容转化为电子文件，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合本单位的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。2.定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和数据的准确性、完整性。3.加强对档案信息化系统用户的管理，设置不同的用户权限，防止用户非法访问和篡改档案信息。七、监督与检查（一）监督检查机构本单位设立档案管理监督检查小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门兼职档案员。监督检查小组负责对本单位档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作情况。3.档案信息化管